Как правильно формировать документы по личному составу?

Вопрос
Как правильно формировать документы по личному составу, указанные в ст. 434 Перечня 2019 г. – ​приказы, распоряжения по личному составу; документы (докладные записки, справки, заявления) к ним. Должны ли быть заявления приложены к приказам или могут формироваться в самостоятельное дело и храниться 50 лет согласно ст. 434. Личные дела у нас не ведутся. В связи с вахтовым режимом работы к оригиналу заявления дополнительно приложены визовые экземпляры заявлений, т. е. на одного работника может быть 2–3 экземпляра заявлений.
Отвечает

Наверное, все-таки не 2–3 экземпляра заявлений, а 2 или 3 копии заявлений работников с подлинными визами руководителей структурных подразделений и других уполномоченных лиц. Формировать копии в отдельные дела и присваивать им 50-летний срок хранения не следует.

Вы правильно руководствуетесь Перечнем 2019 года1, из статьи 434 которого следует, что в кадровом делопроизводстве приказы оформляются, регистрируются в рамках отдельных документопотоков и потом формируются в дела в соответствии с вопросом (предметом регулирования) и сроками хранения. Причем документы, которые являются основаниями для издания приказов по личному составу, хранятся в течение тех же сроков, что и сами приказы.

Такой принцип формирования и единство применяемых сроков хранения обусловлены тем, что в трудовых отношениях действуют 2 стороны (работодатель и работник), многие действия с работником можно совершать только с его согласия. А свое согласие (и даже несогласие) работник часто официально оформляет в заявлении. Поэтому хранить заявления как доказательство согласия работника и приказы по личному составу необходимо вместе в одном деле в последовательности: приказ + заявление (подлинный экземпляр, подписанный работником собственноручно). Такой порядок оптимален в вашей ситуации, когда личные дела работников не ведутся.

Фрагмент документа

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)

№ статьи Вид документа Срок хранения документа Примечания
434 Приказы, распоряжения по личному составу; документы (докладные записки, справки, заявления) к ним:
а) о приеме, переводе, перемещении, ротации, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, присвоении классных чинов, разрядов, званий, поощрении, награждении, об изменении анкетно-биографических данных, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы; <…>
50/75 лет ЭПК2 (1) Об отпусках, командировках работников с вредными и (или) опасными условиями труда – ​50/75 лет

Но если организация труда работников вахтовым методом является для вас основной, то рекомендуем подумать о выделении нового документопотока. Обычно приказы по личному составу, которыми регулируются трудовые отношения с работниками, регистрируются в валовом порядке в пределах календарного года, если в них идет речь о приеме, переводе, увольнении и т. п. (см. ст. 434 а) Перечня 2019 года). Но приказы о работе вахтовым методом и документы-основания к ним возможно регистрировать, формировать в дела и хранить в течение 50 лет в рамках отдельного, самостоятельного документопотока. Это будет удобно в настоящее время, когда документы по данному вопросу будут идентифицированы как отдельный комплекс, а также в будущем, когда потребуется поиск уже архивных документов, подтверждающих стаж и условия работы граждан в вашей организации.

Подумайте также, как без ведения личных дел работников обеспечить сохранность всего комплекса документов – ​доказательств заключения срочных (или на неопределенный срок) трудовых договоров при вахтовом режиме работы. Возможно, при формировании каждой «вахты» будет целесообразно в 1 комплекс (дело) включить приказы и заявления работников. Условный заголовок дела может быть следующим: «Приказы по личному составу работников с установленным вахтовым режимом работы».

Но в следующее дело необходимо сформировать и трудовые договоры, а при наличии и договоры о материальной ответственности, ученические договоры, медицинские документы и документы о медицинском и социальном страховании, рабочие инструкции с отметкой работников об ознакомлении (экземпляры работодателя), возможные дополнительные соглашения и др. Подобные дела могут формироваться по всем работникам конкретного объекта за конкретный период или на каждого работника, на каждый объект работы и т. п. Примерный заголовок дела может быть следующим: «Трудовые договоры работников с установленным вахтовым режимом работы и документы к ним».

Это поможет обеспечить комплекс доказательств трудовых отношений с конкретным работником для обеспечения его будущих социальных прав при вахтовом методе работы при отсутствии личного дела.

Сноски 2

  1. Имеется в виду Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Росархива от 20.12.2019 №  236, зарегистрирован в Минюсте России 06.02.2020 №  57449), который начал действовать 18.02.2020. Вернуться назад
  2. Срок хранения 50/75 лет означает, что указанные документы, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет; законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет. Указанные документы, образовавшиеся в процессе деятельности источников комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, подлежат экспертизе ценности по истечении установленных сроков хранения. Документы по личному составу, образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой, хранятся в государственных органах, в которых граждане проходили государственную службу, не являющуюся государственной гражданской службой, в течение 75 лет после прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения (ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 №  125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»). Вернуться назад
Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Сшивать несколько личных дел в одно недопустимо! Или можно?

На основании пункта 2.1 Методических рекомендаций по работе с документами по личному составу в государственных и муниципальных архивах, архивах организаций / Росархив, ВНИИДАД. М., 2018 – ​«недопустимо сшивать несколько личных дел в одно». На мой взгляд, для ООО это очень неудобное правило и по сути ничем не обоснованное. Насколько я понимаю, это связано с тем, что при выдаче такого «сшитого» дела данные одного работника могут попасть в доступ к другому. Но эта проблема не возникает: — если внутренними ЛНА установлено, что выдача оригиналов документов не производится (только копии), т. е. из такого «сшитого» дела копируются только конкретные документы, либо — если происходит выемка документов (оригиналов), то дело расшивается и изымаются опять же конкретные документы по конкретному работнику. Не происходит выдача дела полностью. При этом очень неудобно, трудозатратно подшивать каждое личное дело на 4 прокола в твердую обложку. На это уходит много времени, сил и денег. Приемлемо ли сшивать несколько личных дел в одно, при условии регламентации выдачи таких дел?

Когда начинать вести личные дела работников

На нашем предприятии как таковые личные дела пока не ведутся. Хотела бы уточнить, можно ли их начать вести сейчас, если номенклатура дел уже создана? И второй вопрос: если я сформирую личные дела без копий приказов (проблематично доставать и копировать оригиналы), то какие ставить крайние даты у личных дел?

Как сшивать личные дела уволенных руководителей?

Можно ли сшивать вместе личные дела уволенных руководителей, если в них количество листов меньше 20?

В какой описи указывать документы по личному составу временного срока хранения при сдаче их в архив организации

Подскажите, пожалуйста, в случае приема архивом организации документов по личному составу временного (до 10 лет включительно) срока хранения, правильно ли такие дела указывать в описи дел временного срока хранения? Или все же нужно их помещать в описи дел по личному составу?

Когда начинать вести личные дела работников

На нашем предприятии как таковые личные дела пока не ведутся. Хотела бы уточнить, можно ли их начать вести сейчас, если номенклатура дел уже создана? И второй вопрос: если я сформирую личные дела без копий приказов (проблематично доставать и копировать оригиналы), то какие ставить крайние даты у личных дел?

В какой описи указывать документы по личному составу временного срока хранения при сдаче их в архив организации

Подскажите, пожалуйста, в случае приема архивом организации документов по личному составу временного (до 10 лет включительно) срока хранения, правильно ли такие дела указывать в описи дел временного срока хранения? Или все же нужно их помещать в описи дел по личному составу?

Сшивать несколько личных дел в одно недопустимо! Или можно?

На основании пункта 2.1 Методических рекомендаций по работе с документами по личному составу в государственных и муниципальных архивах, архивах организаций / Росархив, ВНИИДАД. М., 2018 – ​«недопустимо сшивать несколько личных дел в одно». На мой взгляд, для ООО это очень неудобное правило и по сути ничем не обоснованное. Насколько я понимаю, это связано с тем, что при выдаче такого «сшитого» дела данные одного работника могут попасть в доступ к другому. Но эта проблема не возникает: — если внутренними ЛНА установлено, что выдача оригиналов документов не производится (только копии), т. е. из такого «сшитого» дела копируются только конкретные документы, либо — если происходит выемка документов (оригиналов), то дело расшивается и изымаются опять же конкретные документы по конкретному работнику. Не происходит выдача дела полностью. При этом очень неудобно, трудозатратно подшивать каждое личное дело на 4 прокола в твердую обложку. На это уходит много времени, сил и денег. Приемлемо ли сшивать несколько личных дел в одно, при условии регламентации выдачи таких дел?

Как сшивать личные дела уволенных руководителей?

Можно ли сшивать вместе личные дела уволенных руководителей, если в них количество листов меньше 20?