Вопрос
На нашем предприятии как таковые личные дела пока не ведутся. Хотела бы уточнить, можно ли их начать вести сейчас, если номенклатура дел уже создана? И второй вопрос: если я сформирую личные дела без копий приказов (проблематично доставать и копировать оригиналы), то какие ставить крайние даты у личных дел?
Отвечает

Начать формирование личных дел работников можно в любое время, если ранее эта работа не была организована. Но рекомендуем действовать по плану, который необходимо согласовать с руководителем организации.

Рекомендуем начать с формирования личных дел руководителя, главного бухгалтера и топ-менеджмента организации. Для этого придется из дел с приказами по личному составу «доставать» приказы о назначении / избрании на должность, приеме на работу, заверять их копии, собирать все заявления, анкеты, трудовые договоры, дополнительные соглашения и другие документы о трудовых отношениях с руководством. Ведь где-то сейчас они хранятся вне личных дел.

Далее составьте и утвердите приказом руководителя Правила формирования личных дел в вашей организации (локальный нормативный акт), в котором определите категории работников, личные дела которых вы будете формировать (возможно, что это целесообразно делать не для всех должностей и профессий).

И, наконец, начните формировать по правилам личные дела вновь принимаемых на работу работников.

Этого может быть достаточно для «переходного» периода.

Для формирования личных дел сразу всех работающих в организации нужно много времени, ресурсов. Возможно, что в необходимом объеме у вас их сейчас нет. На будущее можно будет воспользоваться услугами аутсорсинга или, что лучше, организовать работу по формированию личных дел как проект с соответствующими KPI. И постепенно (например, в течение года) из хранящихся в каких-то других делах документов формировать личные дела топ-менеджеров компании, потом руководителей подразделений, потом всех сотрудников по степени значимости структурных подразделений и т. п.

Имейте в виду, если предприятие когда-то в будущем будет реорганизовываться или ликвидироваться, то за счет средств, выделенных на ликвидацию, придется очень внимательно обрабатывать дела по личному составу и формировать соответствующую опись.

Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526) установлено, что крайними датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено (п. 4.28). Это правило вы будете учитывать при ведении личных дел вновь принятых на работу.

А для личных дел давно работающих первой датой личного дела будет дата подписания (составления) первого документа в сформированном личном деле. Во внутренней описи документов личного дела необходимо будет зафиксировать особенности его формирования по всей длине строки, не соблюдая деление на графы (см. «!» в Примере). Когда личное дело с подобным неполным составом документов будет готовиться к передаче в архив, в его листе-заверителе сделайте такую же запись в поле «Особенности физического состояния и формирования дела».

Пример. Внутренняя опись личного дела работника, которое было заведено гораздо позже его принятия на работу

Пример. Внутренняя опись личного дела работника, которое было заведено гораздо позже его принятия на работу

Пример. Внутренняя опись личного дела работника, которое было заведено гораздо позже его принятия на работу

Оценить вопрос
s
В избранное
Внимание!
20% скидки на 2 полугодие 2021 г. на электронную версию журнала только в мае + 10% по промокоду на любой тип подписки (бумажная, электронная, комплект с доступом к базе знаний) = скидка от 30%

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

О классификации должностных инструкций на типовые и индивидуальные

Что считать типовыми и индивидуальными должностными инструкциями. Как будет зависеть срок хранения от квалификации инструкции, т. е. от попадания в одну из этих групп?

Если кадровые документы в архиве не обнаружены...

Практически у каждой организации есть документы, которые по учетным данным архива числятся, а фактически отсутствуют. Причем это могут быть довольно ценные документы по личному составу. Чтобы снять их с учета, необходимо провести полную процедуру розыска и задокументировать отрицательный результат. Дадим образцы документов, которые нужно оформить организациям, являющимся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, а также будут полезны всем остальным.

В какой описи указывать документы по личному составу временного срока хранения при сдаче их в архив организации

Подскажите, пожалуйста, в случае приема архивом организации документов по личному составу временного (до 10 лет включительно) срока хранения, правильно ли такие дела указывать в описи дел временного срока хранения? Или все же нужно их помещать в описи дел по личному составу?

Как передать кадровые документы в архив при ликвидации организации

Объясняем, какие кадровые документы надо передать на государственное хранение в случае ликвидации организации, а также как найти архив, который их примет. Уделим внимание работам по подготовке документов для передачи в архив: формирование дел, изготовление обложек, листов-заверителей, внутренних описей документов дел, описей передаваемых дел, исторической справки, отражение изменения наименования организации (если таковое было).

Актуализируем номенклатуру дел по причине новых сроков хранения документов

В конце февраля вступил в силу новый Перечень сроков хранения типовых управленческих документов. В связи с этим возник вопрос, как внести изменения в номенклатуру дел, ведь сроки хранения многих документов, в том числе и кадровых, были изменены. А значит, отделу кадров, как и другим подразделениям компании, необходимо актуализировать свои части номенклатуры. Покажем два варианта действий с примерами документов: как составить изменения к номенклатуре дел (на 2020 год, которую утвердили в конце 2019 года) и как оформить новую номенклатуру на этот год.

Как передать кадровые документы в архив при ликвидации организации

Объясняем, какие кадровые документы надо передать на государственное хранение в случае ликвидации организации, а также как найти архив, который их примет. Уделим внимание работам по подготовке документов для передачи в архив: формирование дел, изготовление обложек, листов-заверителей, внутренних описей документов дел, описей передаваемых дел, исторической справки, отражение изменения наименования организации (если таковое было).

О классификации должностных инструкций на типовые и индивидуальные

Что считать типовыми и индивидуальными должностными инструкциями. Как будет зависеть срок хранения от квалификации инструкции, т. е. от попадания в одну из этих групп?

Если кадровые документы в архиве не обнаружены...

Практически у каждой организации есть документы, которые по учетным данным архива числятся, а фактически отсутствуют. Причем это могут быть довольно ценные документы по личному составу. Чтобы снять их с учета, необходимо провести полную процедуру розыска и задокументировать отрицательный результат. Дадим образцы документов, которые нужно оформить организациям, являющимся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, а также будут полезны всем остальным.