Нужно ли согласие работников на передачу на аутсорсинг кадрового, бухгалтерского, налогового учета?

Вопрос
Наша компания планирует передать по аутсорсингу услуги по организации и ведению бухгалтерского, налогового и кадрового учета специализированной организации. Нужно ли брать с работников согласие на такую передачу, если при приеме на работу мы даем им на подпись типовое согласие на обработку и хранение персональных данных? Если нужно, то приведите его форму, пожалуйста. Можем ли мы обязать работника подписать такое соглашение, если он против? А передать на хранение трудовые книжки сотрудников этой компании?
Отвечает

1. Да, работодателю придется получить с работников отдельное согласие. По общему правилу, работодатель вправе передавать данные о работнике без его согласия третьим лицам, в том числе органам власти, только если это прямо указано в законе. В иных случаях передача персональных данных третьим лицам возможна лишь с согласия работника.

В ч. 3 ст. 6 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее – Закон о персональных данных) указано, что при привлечении сторонних организаций (на основании заключенных с ними договоров) для выполнения каких-либо работ или услуг, которые будут затрагивать обработку (в том числе для передачи – распространения, предоставления, доступа) персональных данных работников, работодатель предварительно должен получить согласие последних на передачу их персональных данных. Работы и услуги тут могут быть самыми разнообразными – начиная от охранных и заканчивая бухгалтерскими. Роскомнадзор подтверждает указанную позицию на официальном сайте1.

Обратите внимание: нельзя в согласии разово написать, что работник не против передачи своих персональных данных на обработку любым третьим лицам, с которыми у работодателя может быть заключен договор. На каждую такую передачу необходимо составлять отдельное согласие, поскольку его содержание должно быть конкретным и информированным. В согласие следует включить информацию, которая позволяет однозначно сделать вывод об объеме обрабатываемых персональных данных, целях, способах обработки и действий, совершаемых с ними. Кроме того, там должны быть указаны все исходные данные сторонней организации, которой планируется передать персональные данные работника. Эти данные должны позволить легко идентифицировать организацию – полное наименование, адрес, ИНН, КПП, ОГРН.

Покажем, как составить текст согласия о передаче данных третьему лицу в Примере (интересующий фрагмент помечен знаком «!»).

Пример

2. Имейте в виду, что работник вправе не давать согласие на передачу его персональных данных третьим лицам. Заставить его работодатель так же не имеет права.

Согласие работника может быть оформлено как в виде отдельного документа (согласие на обработку персональных данных), так и закреплено в тексте трудового договора. Но в любом случае оно должно отвечать требованиям о содержании (установленным ч. 4 ст. 9 Закона о персональных данных). Однако второй вариант (закрепление в тексте трудового договора) менее предпочтителен. Дело в том, что работник, давший согласие на обработку своих персональных данных, в любой момент может его отозвать (ч. 2 ст. 9 Закона о персональных данных). Во втором случае у работодателя увеличится документооборот, поскольку придется либо заключать дополнительное соглашение к трудовому договору об исключении этого согласия, либо подписывать трудовой договор в новой редакции.

Передача персональных данных работника третьим лицам на основании локального нормативного акта (даже если с ним был ознакомлен работник под подпись перед приемом на работу) без имеющегося согласия на такую передачу не будет законной.

3. По мнению Роструда, передача трудовых книжек третьим лицам не допускается2. В соответствии с п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 № 225 (далее – Правила), ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет работодатель. Как правило, специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя, – сотрудник отдела кадров работодателя. Основываясь на данном пункте, чиновники делают вывод, что ответственным за ведение и хранение трудовых книжек может быть только работник компании, который состоит в трудовых отношениях с работодателем. Поэтому передать кадровый учет по аутсорсингу сторонней компании вы можете (предварительно получив письменное согласие сотрудников), а вот передавать трудовые книжки для хранения в стороннюю компанию нельзя, за их хранение отвечает работодатель и ответственное лицо работодателя лично.

Сноски 2

  1. См. разъяснения Роскомнадзора «Вопросы, касающиеся обработки персональных данных работников, соискателей на замещение вакантных должностей, а также лиц, находящихся в кадровом резерве» (https://rkn.gov.ru/news/rsoc/news17877.htm). Вернуться назад
  2. См. ответы Роструда (https://онлайнинспекция.рф/questions/view/90108, https://онлайнинспекция.рф/questions/view/86831, https://онлайнинспекция.рф/questions/view/90183). Вернуться назад
Оценить вопрос
s
В избранное
Внимание!
20% скидки на 2 полугодие 2021 г. на электронную версию журнала только в мае + 10% по промокоду на любой тип подписки (бумажная, электронная, комплект с доступом к базе знаний) = скидка от 30%

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Как оформить работу части сотрудников в дни, объявленные нерабочими?

В связи с объявленными Указом Президента РФ с 4 по 7 мая 2021 г. нерабочими днями часть персонала у нас работала, часть – ​отдыхала. Подскажите, нужно ли было брать с работников письменные согласия на работу в эти дни, или достаточно просто издать приказ по компании, объявив их рабочими? Дайте, пожалуйста, образец приказа.

Необходимо ли ежегодно переиздавать приказы о назначении ответственных?

Необходимо ли ежегодно переиздавать приказы о назначении ответственных? И уточнение: как сформулировать приказ о первичном назначении ответственных так, чтобы этим ежегодно не заниматься? Либо в ежегодном переиздании таких приказов все-таки есть свои плюсы?

Как правильно в номенклатуре дел отразить дело с электронными трудовыми книжками?

Как правильно в номенклатуре дел организации отразить дело с электронными трудовыми книжками? Понятие электронная трудовая книжка существует, но по факту такого документа нет.

Об изменении лица, контролирующего исполнение приказа

Приказом мы утверждаем и вводим в действие внутренний нормативный документ и в последнем пункте приказа указываем должностное лицо, которое контролирует исполнение приказа. После его увольнения должны ли мы переподписывать приказ на новое должностное лицо, чтобы оно контролировало исполнение?

Необходимо ли ежегодно переиздавать приказы о назначении ответственных?

Необходимо ли ежегодно переиздавать приказы о назначении ответственных? И уточнение: как сформулировать приказ о первичном назначении ответственных так, чтобы этим ежегодно не заниматься? Либо в ежегодном переиздании таких приказов все-таки есть свои плюсы?

Как правильно исчислять дни, предусмотренные ч. 1 ст. 193 ТК РФ для предоставления работником письменного объяснения до применения к нему дисциплинарного взыскания?

В соответствии с ч. 1 ст. 193 ТК РФ до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении двух рабочих дней указанное объяснение работником не представлено, то составляется соответствующий акт. Какие дни следует понимать под двумя «рабочими днями» (рабочие дни по графику работы конкретного работника («сутки через трое») либо рабочие дни по графику работы при пятидневной рабочей неделе с двумя выходными)? С какого дня начинает течь срок представления письменных объяснений? В какой день можно составить акт об отказе от дачи объяснительной, если работник отказался дать объяснение либо его не представил, – в день, следующий за вторым рабочим днем работника, при этом не важно, является ли для работника этот день рабочим или выходным, или в третий рабочий день работника по его рабочему графику?

Как правильно в номенклатуре дел отразить дело с электронными трудовыми книжками?

Как правильно в номенклатуре дел организации отразить дело с электронными трудовыми книжками? Понятие электронная трудовая книжка существует, но по факту такого документа нет.

Как оформить работу части сотрудников в дни, объявленные нерабочими?

В связи с объявленными Указом Президента РФ с 4 по 7 мая 2021 г. нерабочими днями часть персонала у нас работала, часть – ​отдыхала. Подскажите, нужно ли было брать с работников письменные согласия на работу в эти дни, или достаточно просто издать приказ по компании, объявив их рабочими? Дайте, пожалуйста, образец приказа.