После вступления в силу Федерального закона от 27.07.2006 № 152‑ФЗ «О персональных данных» в кадровых службах стала постоянной практика формирования личных дел по принципу: одна персоналия (один субъект персональных данных) = одно личное дело (один комплекс документов).
В соответствии с Законом № 152‑ФЗ любая организация является оператором персональных данных и обязана применять организационные и технические меры по обеспечению безопасности персональных данных в процессе их обработки. Соблюдение конфиденциальности персональных данных, содержащихся в документах личного дела каждого работника, для кадровой службы является приоритетом.
Разработка Правил формирования личных дел (локальный нормативный акт, в котором регламентируется состав документов по категориям работающих), обязательность ведения внутренней описи для учета каждого документа в составе личного дела, нумерация листов представляют собой такие аспекты работы, которые одинаково необходимы и в обработке персональных данных, и в архивно-технической обработке личных дел в процессе их подготовки к передаче на архивное хранение. И если в кадровом делопроизводстве личное дело формировалось правильно, то после увольнения работника к личному делу остается оформить только лист-заверитель, крайние даты на обложке, и дело будет практически готовым к передаче в архив.
Такой опыт лучших практик нашел прямое отражение в новых Методических рекомендациях по работе с документами по личному составу в государственных и муниципальных архивах, архивах организаций (опубликованы на сайте Росархива 21.03.2019 ). Обратите внимание на подраздел 2.1 Методических рекомендаций Росархива, в котором содержится конкретный ответ на заданный вопрос: «…Недопустимо создание так называемых “нарядов” личных дел, когда несколько личных дел сшиваются в одно дело, т. к. нарушаются общие признаки формирования дел и порядок работы с документами ограниченного доступа».
Если в составе личного дела всего 20 листов, то вызывает вопрос правильность его формирования. Рекомендуем сначала проверить:
- в какие дела сформированы документы, отражающие трудовую деятельность и полномочия руководителей;
- почему они не попали в состав их личных дел.
Вас должны интересовать следующие документы:
- копии протоколов заседания органа управления (или решения единственного участника) о назначении (избрании) руководителя, его заместителя и других лиц, в отношении которых учредительными документами предусмотрена подобная процедура;
- документы об обработке персональных данных;
- трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним (как правило, многостраничные);
- должностные инструкции;
- копии приказов о приеме на работу (приступлении к исполнению обязанностей директора);
- копии приказов о распределении зон ответственности, установлении лимитов совершения сделок, о премировании и других поощрениях, о назначении в качестве ответственных или возложении функций и обязанностей, включая временные;
- документы об аттестации, повышении квалификации и др.
Необходимо также проверить сроки хранения данных документов в составе других дел. Склоняемся к тому, что частичное переформирование дел в вашей ситуации все-таки потребуется.
Все заверенные копии протоколов, приказов и решений, трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним, документы об обработке персональных данных и другие, прежде всего отражающие полномочия руководителей, должны быть включены в состав их личных дел. Личные дела руководителей имеют срок хранения 50/75 лет (по ст. 445 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)). Заметьте, кстати, что на документы по личному составу постоянного срока хранения могут быть составлены отдельные описи (см. п. 4.1.1 Методических рекомендаций).
