Как правильно оформить отпуск за свой счет

Оформлению отпуска без сохранения заработной платы не всегда уделяется должное внимание. Тем не менее «дотошный» работник может воспользоваться обнаруженными нарушениями и затребовать оплату времени отдыха как вынужденного простоя. Автор раскрывает все нюансы оформления отпуска за свой счет, приводит примеры заполнения соответствующих документов.

Некорректное оформление документов о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы может иметь для работодателя серьезные последствия. В частности, сотрудник может оспорить то, что он отдыхал по собственному желанию. Тогда вам придется выплатить ему компенсацию исходя из среднего заработка как за время вынужденного прогула (либо оплаты простоя) и компенсацию морального вреда.

Независимо от того, является ли предоставление отпуска без сохранения заработной платы обязательным для работодателя либо предприниматель дает согласие на отпуск сотрудника при наличии у него семейных и иных уважительных причин, основанием для всех последующих действий всегда будет личное заявление работника.

Заявление работника

Унифицированная форма данного документа отсутствует. Поэтому заявление составляется в произвольной форме. Способы его оформления могут быть различными:

  • в одних случаях практикуют заполнение работником специально разработанного для таких случаев бланка (в том числе утвержденного в составе локального нормативного акта – Правил внутреннего трудового распорядка, Положения о персонале и т.п.);
  • в других заявление пишется от руки (в том числе с использованием образца для правильного написания текста).

С точки зрения защиты от рисков оспаривания работником в суде добровольности подачи такого заявления, целесообразно использовать второй из перечисленных способов, так как он с большей достоверностью подтверждает волю работника отдохнуть за свой счет. Очевидно, что заставить работника просто подписать заранее распечатанный бланк (либо подделать на нем подпись работника) несравненно легче, чем вынуждать его написать весь текст собственноручно да еще и без ошибок.

Далее остановимся на ключевых моментах содержания заявления. В зависимости от ситуации в нем рекомендуется указывать:

  • либо семейные и другие уважительные причины, которые побудили сотрудника обратиться с просьбой об отпуске (см. Пример 1);
  • либо ссылку на обстоятельства, которые в соответствии с ТК РФ, иными федеральными законами и/или коллективным договором обязывают работодателя предоставить отпуск (см. Пример 2).
Пример 1. Заявление на отпуск за свой счет по семейным обстоятельствам, написанное от руки работником и согласованное у непосредственного руководителя, с положительной резолюцией
Пример 2. Заявление на отпуск за свой счет со ссылкой на нормативный правовой акт, который обязывает работодателя предоставить такой отпуск (с положительной резолюцией руководителя)

При наличии документов, подтверждающих соответствующие основания предоставления отпуска, будет лучше приложить их копии к заявлению. При оформлении документов в последующем в заявлении можно написать, что их копии будут предоставлены заявителем после получения подлинников.

К сведению

Информация о работнике, ставшая известной работодателю из заявления работника об отпуске, относится к конфиденциальной, – это персональные данные работника, порядок хранения, обработки и использования которых осуществляется в соответствии с требованиями главы 14 ТК РФ, Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».

Кроме того, целесообразно указывать в заявлении продолжительность отпуска (с какой даты сотрудник просит его предоставить и сколько он составит). Продолжительность определяется с учетом рамок, которые установлены ТК РФ, иными федеральными законами и/или коллективным договором. Отсутствие сведений о периоде отпуска может в дальнейшем вызвать споры между работником и предпринимателем.

На практике нередко возникает вопрос, можно ли предоставить отпуск без сохранения заработной платы не в календарных днях, а скажем, в часах? В некоторых публикациях вы встретите точку зрения авторов, которые ссылаются на то, что это законодательством не запрещено. Однако мы не рекомендуем оформлять работникам отпуск за свой счет продолжительностью в несколько часов. Во-первых, для трудового законодательства, в отличие от гражданского, характерен принцип «запрещено все, что не разрешено». Во-вторых, в судебной практике есть примеры, когда суды расценивают предоставление отпуска в часах как незаконное.

Пример 3

03.11.2010 работник обратился к работодателю с заявлением о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы на один день 08.11.2010 в связи с необходимостью его явки в суд в качестве истца. Однако отпуск был предоставлен не в виде одного календарного дня, а в часах. Работник отсутствовал на работе 08.11.2010 весь день, за что был уволен как за совершение дисциплинарного проступка в виде самовольного ухода в отпуск «за свой счет». При этом основанием расторжения трудового договора был выбран п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ (за неоднократное неисполнение без уважительных причин трудовых обязанностей).

Работник обратился в суд и выиграл дело: было принято решение признать его увольнение по п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ незаконным, восстановить его на работе, взыскать с работодателя средний заработок за время вынужденного прогула в размере 45 977,52 руб., компенсацию морального вреда в размере 3000 руб. (остальные требования суд оставил без удовлетворения).

В кассационной жалобе работодатель просил отменить решение суда первой инстанции, считая, что оно основывалось на неправильном толковании статьи 128 ТК РФ, определяющей правовое регулирование отпусков без сохранения заработной платы. Но при рассмотрении этого дела во второй раз было отмечено: во-первых, работник отсутствовал на работе 08.11.2010 по уважительной причине, заблаговременно предупредив об этом работодателя заявлением; во-вторых, уважительность причины была работодателем признана; в-третьих, по общему правилу отпуск предоставляется в календарных днях (предоставление отпуска в часах трудовым законодательством не предусмотрено) и, обращаясь к работодателю, работник просил о дне отпуска, а не о часах. Таким образом, увольнение работника было опять признано необоснованным (кассационное определение Пермского краевого суда от 16.05.2011 по делу № 33-4431).

Наконец, в заявлении в обязательном порядке указывается дата его составления, заявление должно быть подписано работником лично (поручить подписать данный документ представителю по доверенности нельзя).

Приказ, личная карточка и табель

На основании заявления сотрудника в случае согласования отпуска либо в ситуации, когда предоставление отпуска работнику по его заявлению является обязательным, предприниматель издает приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику по унифицированной форме № Т-61, с которым сотрудника знакомят под личную подпись. Образец оформления приказа приведен в Примере 4. Если же в отпуск уходят сразу несколько человек, то на всех них можно издать общий приказ по форме № Т-6а.

Как и любой другой, данный отпуск следует отразить в личной карточке работника, которая ведется по унифицированной форме № Т-2 (или № Т-2ГС(МС)), утвержденной Постановлением Госкомстата (см. заполненный фрагмент этого документа в Примере 6).

Отметим значение отражения сведений о предоставленном отпуске в табеле учета рабочего времени (должен вестись в каждой организации по унифицированной форме № Т-12 (или № Т-13), утвержденной Постановлением Госкомстата): в случае судебного разбирательства по спору с работником факт отражения отпуска в табеле будет одним из доказательств согласия работника на его предоставление и отсутствия со стороны сотрудника прогула. Образец правильного отражения сведений об отпуске без сохранения заработка вы найдете в Примере 5.

Пример 4. Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику по форме № Т-6
Пример 5. Табель учета рабочего времени по форме № Т-13
Пример 6. Фрагмент личной карточки работника по форме № Т-2

Отсутствие оформления любого из перечисленных документов само по себе может повлечь привлечение работодателя к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ. Наличие же правильно составленных документов поможет отстоять свою правоту в суде в споре с недобросовестным сотрудником.

Учет отпуска

Продолжительность времени неоплачиваемого отпуска важна не только для фиксирования явки на работу в табеле. От нее зависит стаж, исчисляемый в целях предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков. В соответствии с ч. 1 ст. 121 ТК РФ в такой стаж включается только время предоставления по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы, не превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года. Рассмотрим порядок учета отпуска за свой счет на конкретном примере.

Пример 7

Фокина Т.В. принята на работу продавцом к ИП Симонову В.Ю. 26.11.2010. Ее первый рабочий год длился с 26.11.2010 по 25.11.2011. В течение этого периода работница два раза была в отпуске без сохранения заработной платы: в июне 2011 г. (11 календарных дней) и в сентябре 2011 г. – 12 календарных дней. Общая продолжительность отпусков за свой счет у Фокиной Т.В. составила 23 календарных дня. Поэтому продолжительность рабочего года должна быть увеличена на число календарных дней, превышающих 14 (в нашем случае – на 9 (23 – 14)). В результате следующий период для предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска начинается 05.12.2011 и закончится 04.12.2012.

Отметим, что дни неоплачиваемого отпуска исключаются из расчетного периода при исчислении среднего заработка вне зависимости от его продолжительности (подп. «е» п. 5 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922). Кроме того, период пребывания в таком отпуске не включается в страховой стаж, учитываемый при назначении пенсии. Это следует из ч. 1 ст. 10 Федерального закона от 17.12.2001 № 173-ФЗ.

Сноски 1

  1. Эта форма утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее – Постановление Госкомстата). Вернуться назад
Оценить статью
s
В избранное

Выбери свой вариант доступа

Получать бесплатные
статьи на e-mail
Подписаться на
журнал на почте
Подписаться на
журнал сейчас

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
20% скидки на 2 полугодие 2021 г. на электронную версию журнала + специальный промокод от 10% на любой тип подписки (бумажная, электронная, комплект с доступом к базе знаний) = скидка от 30%

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 2

аноним
01.04.2012, 13:39

Добрый день. А подскажите, смещение периода предоставления ежегодного отпуска на количество дней за свой счет, отличных от 14 дней, сохраняется только в текущем году или в последующих годах, оно будет все смещаться и смещаться в зависимости от отп.без сох. з\пл.?

Анонимный гость
02.04.2012, 18:57 аноним

Если взять за основу рассмотренный в статье Пример 7, то период, за который полагается следующий основной оплачиваемый отпуск, будет длится с 05.12.2011 по 04.12.2012, потом - с 05.12.2012 по 04.12.2013 и т.д. Однако если, например, работник опять возьмет отпуск за свой счет, скажем, 16 календарных дней с 02.04.2012 по 17.04.2012, то период сместится еще на 2 календарных дня и будет уже не с 05.12.2011 по 04.12.2012, а с 05.12.2011 по 06.12.2012; следующий период вследствие этого составит с 07.12.2012 по 06.12.2013 и т.д., если в течение каждого периода снова не будет отпуска за свой счет свыше 14 календарных дней, иначе опять смещение.

Рекомендовано для вас

Если сотрудник заболел…

Сотрудник принес после болезни коммерсанту больничный листок. На его основании нужно рассчитать сумму пособия за все дни болезни. Что делать, если в расчетном периоде сотрудник менял работу? Как возместить пособие за счет средств фонда и не ошибиться при заполнении раздела больничного листа? Каков порядок уплаты налогов?

Частые вопросы об оплате неиспользованных отпусков

Практика показывает, что спорных ситуаций, с которыми сталкивается предприниматель, при выплате компенсации за неиспользованный отпуск очень много. Рассмотрим наиболее интересные из них и расскажем, когда платить компенсацию надо, а когда делать этого не нужно.

Как вывести вруна на чистую воду?

Страдать от чужого вранья очень неприятно. Но всем нам регулярно приходится примерять на себя роль обманутого, ведь, по данным научных исследований, врут все. Разница лишь в том, что некоторые делают это постоянно, а другие – время от времени. Поэтому отличать ложь от правды – одно из главных умений, которым должен овладеть каждый. Поговорим о том, с помощью каких признаков можно распознать вруна.

Работник отгулял отпуск «авансом», а затем уволился

Разберемся, что делать коммерсанту, если работник увольняется, так и не отработав использованные им дни отдыха. В частности, можно ли удержать эту сумму из окончательного расчета? Как быть, если 20% суммы расчета не хватило, чтобы погасить весь долг? Как рассчитывается излишек отпускных? Какие налоги нужно корректировать, а какие нет?

Работник отгулял отпуск «авансом», а затем уволился

Разберемся, что делать коммерсанту, если работник увольняется, так и не отработав использованные им дни отдыха. В частности, можно ли удержать эту сумму из окончательного расчета? Как быть, если 20% суммы расчета не хватило, чтобы погасить весь долг? Как рассчитывается излишек отпускных? Какие налоги нужно корректировать, а какие нет?

Составляем письмо-отказ соискателю

Поговорим о том, как научиться грамотно отказывать кандидату, не подошедшему на определенную должность. Дадим рекомендации по составлению письма-отказа на стадии получения резюме, а также после собеседования, причем не одного, а нескольких.

Договор с работником: трудовой или гражданско-правовой?

Очень часто работодатели в целях экономии заключают с работником гражданско-правовой договор. Ведь на исполнителя по такому договору не распространяются права и гарантии, предусмотренные трудовым законодательством. Однако подобный подход в определенных обстоятельствах может повлечь для работодателя неприятности.

Отстранение от работы

Суть отстранения от работы заключается в том, что работодатель, в силу определенных причин, не допускает работника к исполнению его трудовых обязанностей или препятствует продолжению их исполнения, если работник уже приступил к ним. Трудовым кодексом РФ предусмотрен ряд оснований, обязывающих работодателя отстранить сотрудника от работы независимо от производственной необходимости, личных взаимоотношений или смягчающих обстоятельств. В то же время нередки случаи, когда работодатели злоупотребляют своим правом отстранения сотрудника от работы, используя его как меру для «подталкивания» работника к увольнению или изменению условий трудового договора. В данной статье мы начнем разговор о тонкостях проведения и оформления столь конфликтной кадровой процедуры, подробно остановившись на каждом из оснований для отстранения от работы, предусмотренных действующим законодательством.