Данная статья завершает цикл материалов, посвященный разработке внутренних нормативных документов организации. На сей раз мы собрали мнения нескольких экспертов относительно содержания должностной инструкции и опубликовали образец такого документа.
Выбор подхода
Этой статьей мы завершаем цикл публикаций, посвященный органи- зации системы регулярного менеджмента в компании. Рассмотрение этой объемной темы мы начали с общих правил разработки и оформления внутренних нормативных документов организации, потом перешли к специфике работы над отдельными видами таких документов: мы уже «поработали» с положениями о структурных подразделениях, с регламентами процессов, а теперь предлагаем заняться должностными инструкциями.
Такой порядок (сверху вниз – см. Рисунок 1) выбран не случайно. При данном подходе к моменту разработки должностных инструкций большая часть информации, регулирующей действия подразделения, уже известна, структурирована и задокументирована. Это первый, рекомендуемый нами вариант действия.
Но зачастую руководство организации исповедует иную идеологию – отказывается от документов «более высокого уровня» (о подразделениях и процессах) и внедряет только комплект должностных инструкций. Это второй вариант действия. Объясняется такая позиция очень просто. Дело в том, что должностные обязанности и права каждого сотрудника организация должна документально закрепить. Сделать это можно либо в трудовом договоре (что менее удобно и обычно более поверхностно), либо в должностной инструкции. Большинство работодателей предпочитает это делать при помощи инструкции. А до положений о подразделениях и регламентов бизнес-процессов как обычно руки не доходят.
Мнение эксперта
НК Кисельцев, аудитор ОАО «Сигма-плюс»
и обязанности В настоящее время порядок составления инструкции законодательством не урегулирован. Поэтому работодатель самостоятельно решает, как ее оформлять и в дальнейшем корректировать (письмо Роструда от 31.10.2007 г. № 4412-6). Кстати, Роструд считает, что должностные инструкции следует разрабатывать по каждой должности (в том числе и вакантной), имеющейся в штатном расписании (письмо Роструда от 09.08.2007 г. № 3042-6-0). При этом основой для разработки инструкций служат квалификационные характеристики, содержащиеся в Едином квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и служащих.
Обычно в должностной инструкции прописывают следующие данные: задачи, квалификационные требования, функции, права, обязанности и ответственность работника. Наиболее оптимальным будет совместная разработка инструкции специалистом отдела кадров с руководителем подразделения, где работает сотрудник. С одной стороны, непосредственный руководитель не пропустит никаких важных положений, которые должны быть зафиксированы в должностной инструкции своего подчиненного, а с другой, специалист отдела кадров поможет остаться в законных рамках, особенно относительно обязанностей и ответственности работника.
Часто возникает вопрос о составлении должностной инструкции на генерального директора организации. Так вот, на него должностная инструкция не разрабатывается. Дело в том, что все его права и обязанности уже прописаны в законодательстве и в учредительных документах общества. А вот должностная инструкция на руководителя обособленного подразделения (филиала, представительства) необходима.
Общие положения
Раздел «Общие положения» должностной инструкции призван, в первую очередь, определить применимость документа и разобраться с используемой терминологией. Структурно этот раздел можно представить следующим образом:
В Примере 4 показан образец должностной инструкции начальника общего отдела Управления делами. Обратите внимание на ее первый раздел.
Требования к работнику
В этом разделе должностной инструкции необходимо рассмотреть разнообразные требования, предъявляемые к работнику и необходимые для качественного исполнения им своих профессиональных обязанностей (функций).
Условно требования к работнику можно распределить по следующим группам:
- требования к образованию;
- требования к квалификации;
- требования к знаниям;
- личностные качества.
В любом случае, какие бы требования ни предъявляла организация к своим работникам, они не должны противоречить действующему законодательству, как российскому (например, Конституции РФ), так и международному (например, Конвенции по правам человека). Поэтому, прежде чем предъявлять к работникам личностные требования, последние необходимо согласовать со специалистом юридической или кадровой службы. Иначе есть угроза включения в инструкцию таких требований, которые в дальнейшем могут быть квалифицированы как дискриминация (например, нельзя включать требования об определенном вероисповедании, национальности или половой принадлежности к человеку, занимающему описываемую в инструкции должность).
Вариант составления этого раздела должностной инструкции вы также можете увидеть в Примере 4.
Основные задачи и цели
Общий характер используемых в этом разделе формулировок может сподвигнуть вас изъять его из итогового документа. Но поддаваться этому соблазну не стоит. Нужно постараться написать его как можно более конкретным языком.
Здесь нужно отразить цели и задачи организации, редуцированные до уровня отдельного исполнителя. Они могут быть разделены на стратегические и тактические, однако в более простом понимании они всегда отвечают на один вопрос, за что именно работнику выплачивается заработная плата.
Обязанности и права работника
В разделе «Обязанности и функции» необходимо рассмотреть детально весь функционал, выполняемый работником как в...
