Корпоративные стандарты: разработка должностной инструкции

Данная статья завершает цикл материалов, посвященный разработке ­внутренних нормативных документов организации. На сей раз мы собрали мнения нескольких экспертов относительно содержания должностной инструкции и опубликовали образец такого документа.

Выбор подхода

Этой статьей мы завершаем цикл публикаций, посвященный органи- зации системы регулярного менеджмента в компании. Рассмотрение этой объемной темы мы начали с общих правил разработки и оформления внутренних нормативных документов организации, потом перешли к специфике работы над отдельными видами таких документов: мы уже «поработали» с положениями о структурных подразделениях, с регламентами процессов, а теперь предлагаем заняться должностными инструкциями.

Такой порядок (сверху вниз – см. Рисунок 1) выбран не случайно. При данном подходе к моменту разработки должностных инструкций большая часть информации, регулирующей действия подразделения, уже известна, структурирована и задокументирована. Это первый, рекомендуемый нами вариант действия.

Но зачастую руководство организации исповедует иную идеологию – отказывается от документов «более высокого уровня» (о подразделениях и процессах) и внедряет только комплект должностных инструкций. Это второй вариант действия. Объясняется такая позиция очень просто. Дело в том, что должностные обязанности и права каждого сотрудника организация должна документально закрепить. Сделать это можно либо в трудовом договоре (что менее удобно и обычно более поверхностно), либо в должностной инструкции. Большинство работодателей предпочитает это делать при помощи инструкции. А до положений о подразделениях и регламентов бизнес-процессов как обычно руки не доходят.

Рисунок 1

Мнение эксперта

и обязанности В настоящее время порядок составления инструкции законодательством не урегулирован. Поэтому работодатель самостоятельно решает, как ее оформлять и в дальнейшем корректировать (письмо Роструда от 31.10.2007 г. № 4412-6). Кстати, Роструд считает, что должностные инструкции следует разрабатывать по каждой должности (в том числе и вакантной), имеющейся в штатном расписании (письмо Роструда от 09.08.2007 г. № 3042-6-0). При этом основой для разработки инструкций служат квалификационные характеристики, содержащиеся в Едином квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и служащих.

Обычно в должностной инструкции прописывают следующие данные: задачи, квалификационные требования, функции, права, обязанности и ответственность работника. Наиболее оптимальным будет совместная разработка инструкции специалистом отдела кадров с руководителем подразделения, где работает сотрудник. С одной стороны, непосредственный руководитель не пропустит никаких важных положений, которые должны быть зафиксированы в должностной инструкции своего подчиненного, а с другой, специалист отдела кадров поможет остаться в законных рамках, особенно относительно обязанностей и ответственности работника.

Часто возникает вопрос о составлении должностной инструкции на генерального директора организации. Так вот, на него должностная инструкция не разрабатывается. Дело в том, что все его права и обязанности уже прописаны в законодательстве и в учредительных документах общества. А вот должностная инструкция на руководителя обособленного подразделения (филиала, представительства) необходима.

Общие положения

Раздел «Общие положения» должностной инструкции призван, в первую очередь, определить применимость документа и разобраться с используемой терминологией. Структурно этот раздел можно представить следующим образом:

В Примере 4 показан образец должностной инструкции начальника общего отдела Управления делами. Обратите внимание на ее первый раздел.

Требования к работнику

В этом разделе должностной инструкции необходимо рассмотреть разнообразные требования, предъявляемые к работнику и необходимые для качественного исполнения им своих профессиональных обязанностей (функций).

Условно требования к работнику можно распределить по следующим группам:

  • требования к образованию;
  • требования к квалификации;
  • требования к знаниям;
  • личностные качества.

В любом случае, какие бы требования ни предъявляла организация к своим работникам, они не должны противоречить действующему законодательству, как российскому (например, Конституции РФ), так и международному (например, Конвенции по правам человека). Поэтому, прежде чем предъявлять к работникам личностные требования, последние необходимо согласовать со специалистом юридической или кадровой службы. Иначе есть угроза включения в инструкцию таких требований, которые в дальнейшем могут быть квалифицированы как дискриминация (например, нельзя включать требования об определенном вероисповедании, национальности или половой принадлежности к человеку, занимающему описываемую в инструкции должность).

Вариант составления этого раздела должностной инструкции вы также можете увидеть в Примере 4.

Основные задачи и цели

Общий характер используемых в этом разделе формулировок может сподвигнуть вас изъять его из итогового документа. Но поддаваться этому соблазну не стоит. Нужно постараться написать его как можно более конкретным языком.

Здесь нужно отразить цели и задачи организации, редуцированные до уровня отдельного исполнителя. Они могут быть разделены на стратегические и тактические, однако в более простом понимании они всегда отвечают на один вопрос, за что именно работнику выплачивается заработная плата.

Обязанности и права работника

В разделе «Обязанности и функции» необходимо рассмотреть детально весь функционал, выполняемый работником как в...

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 700 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Расширение зоны запретов на использование иностранных мессенджеров

Объясняем, какие мессенджеры каким организациям и для чего запретили использовать. С 1 июня 2025 года широкому кругу организаций в принципе запретили общение с гражданами России (в т.ч. с собственными клиентами) через иностранные мессенджеры. Ранее 1 марта 2023 года были введены более фрагментарные запреты, которые тоже продолжают действовать.А штраф для непослушных организаций может доходить до 700 000 рублей. Рассказываем и о конкретном судебном деле, возникшем из-за того, что сотрудник банка послал клиенту информацию о взыскании просроченной задолженности, а банк потом за это оштрафовали на 200 000 рублей.

Как разделить на части ежегодный оплачиваемый отпуск

Какой продолжительности может быть ежегодный оплачиваемый отпуск. На какие части его можно разбивать – насколько мелко дробить, в какие дни предоставлять (как «тянуть одеяло на себя» пытаются некоторые работники и работодатели). Как документально оформить инициирование разбиения отпуска на части и согласие с этим другой стороны. Показываем образцы: предложения работодателя о планировании отпуска в графике на следующий год частями; заявления работника о том же; предложения работодателя разбить на части отпуск текущего года из-за возникшей производственной необходимости; нескольких заявлений работников о разбиении и переносе части или всех частей отпуска на другие периоды в рамках текущего года или даже на следующий год; согласия работника; отрицательных и положительных резолюций руководителя.

Обновление штрафов за нарушения в работе с персональными данными

С 30 мая 2025 г. вступили в силу самые крупные многомиллионные штрафы (в т.ч. % с годовой выручки) за нарушения в работе с персональными данными. В табличной форме показываем все виды нарушений в этой сфере и наказаний за них, которые действуют на данный момент в административном и уголовном кодексах. Комментируем самые примечательные моменты. Например, за что и в каких организациях оштрафуют только должностное лицо, а в каких только само юрлицо, каким организациям штраф уменьшат в 2 раза или взыщут как с ИП.

Организация приема и учет посетителей секретарем

Как организовать запись посетителей на прием к руководителю и аккумулировать информацию о проведенных встречах. Какие требования защиты персональных данных надо соблюсти. Какие виды пропусков бывают. Как встречать посетителей. Что стоит фиксировать в журнале учета посетителей и журнале приема граждан по личным вопросам. Как представлять «гостей» руководителю, готовить для него документы и необходимую справочную информацию. Как регистрировать и передавать на исполнение документы посетителей и решения руководителя по итогам встреч.

Обучение работников: документирование и спорные вопросы

Объясняем, кому лучше заключить договор с обучающей организацией, в каком случае ей потребуется лицензия. Показываем, что нужно включить в соглашение об образовании (ученический договор) между работодателем и работником по требованию ст. 199 ТК РФ и что в него стоит добавить дополнительно, чтобы в дальнейшем избежать недоразумений и неоправданных трат. Даем образец приказа о направлении на повышение квалификации. Объясняем, как заполнять табель учета рабочего времени при различных формах обучения (причинах отсутствия человека на рабочем месте), – ​от этого зависит размер оплаты данных дней. Кроме того, отвечаем на самые наболевшие вопросы: обязана ли организация платить за обучение работников для соответствия требованиям профстандартов? из-за несоответствия образования работника профстандарту его могут уволить?

Размышления на тему оригинала, подлинника и копии

Как понятия «оригинал» и «подлинник» определяются в отечественных стандартах? Как они используются в законодательстве и судами? Есть ли между ними разница? Конкретное судебное дело отвечает на вопрос о том, как надо заверять бумажную копию электронного платежного документа. Даны рекомендации для ситуации приема архивом электронных оригиналов постоянного срока хранения, подписанных усиленными электронными подписями (приказов по основной деятельности госоргана).

Деловые переговоры: как организовать и документировать договоренности до оформления договора

Как организовать деловые переговоры на высшем уровне: соблюсти протокол, что согласовать с приглашенной стороной, что надо организовать принимающей стороне. Как оформить программу пребывания иностранной делегации и программу переговоров. Кто и где должен встречать гостей, в каком порядке представляться, правила рассадки в автомобиле и за столом переговоров. Как при этом можно обезопасить участников от COVID-19. Как принято общаться, в т.ч. в нестандартных ситуациях (например, при опоздании одного из участников и др.). Как документально зафиксировать те договоренности, которые удалось достичь, если до заключения договора дело не дошло: см. образцы оформления протокола записи деловой беседы, протокола о намерениях, соглашения о сотрудничестве и организации взаимоотношений.

Штатная численность службы документационного обеспечения

В условиях финансового кризиса многие предприятия пытаются снизить свои затраты любыми возможными способами, в том числе сокращая штат. В статье предлагается несколько методик расчета необходимой численности делопроизводственного персонала. Язык цифр, во-первых, поможет вам доказать руководству перегруженность своих людей и защитить их от сокращения, а во-вторых, обосновать наем новых.