Статья подготовлена в ответ на многочисленные пожелания еще раз рассказать о системе показателей оценки деятельности службы делопроизводства, а также привести примеры показателей (их конкретные формулировки). С их помощью вы сможете сделать эту оценку объективной и справедливой, перенеся центр тяжести из области эмоций и личных отношений в сферу технологии управления.
Статья адресована руководителям служб делопроизводства и подготовлена в ответ на многочисленные пожелания еще раз рассказать о системе показателей оценки деятельности службы делопроизводства, а также привести примеры показателей (их конкретные формулировки).
Делопроизводство – деятельность, охватывающая процессы документирования и организации работы с документами. Любой вид деятельности должен быть технологически организован, может подлежать нормированию, стандартизации, модернизации и развитию и, конечно же, должен оцениваться с точки зрения экономической эффективности, качества, результативности и в других аспектах.
Вопрос об оценке деятельности службы делопроизводства (и о том, как преодолеть недооценку) и эффективности процессов ДОУ рассматривался и на страницах нашего журнала, и на пленарных заседаниях двух профессиональных конгрессов ИНФОДОКУМ, проведенных Гильдией управляющих документацией в 2010 году. Он привлек большое внимание руководителей служб делопроизводства.
Действительно, в настоящее время не для всех организаций актуальной является задача построения системы показателей оценки деятельности в строгой зависимости от стратегии развития. А в организациях, имеющих стратегию, очень редко аспект использования документированной информации рассматривается в качестве значимой инфраструктурной «ключевой области» развития. Задачу сформулировать миссию службы делопроизводства перед ее руководителем практически никто не ставит.
В то же время деятельность службы делопроизводства постоянно оценивается всеми – сотрудниками организации, руководителями равностоящих структурных подразделений, непосредственным и вышестоящим руководством, а также внешними взаимодействующими организациями, клиентами и гражданами. Такая оценка «на 360 градусов» имеет реальную основу, поскольку служба делопроизводства является центром документированного взаимодействия и основной точкой маршрутизации документооборота. Главная задача – сделать эту оценку системной, объективной и справедливой, перенеся центр тяжести из области эмоций и личных отношений на уровень технологии и организации взаимодействия в системе управления организацией.
Традиционным главным критерием оценки деятельности службы делопроизводства (а также универсальной формулировкой показателя) является следующий: «полнота реализации функций, закрепленных положением о подразделении». В структуру текста положения о любом подразделении всегда рекомендовалось включать специальный раздел – «Показатели оценки деятельности», содержащий, как минимум, подобный универсальный показатель. В раздел включались и другие, которые могли быть качественными и количественными показателями, но должны были применяться и действовать постоянно или достаточно длительно, по крайней мере, в течение срока действия утвержденного положения о подразделении.
Лучшие практики организаций показывают, что методика оценки деятельности по выполняемым подразделениями «текущим» задачам и функциям является приоритетной и достаточно успешной. Система показателей оценки деятельности (система KPI 1) может быть не только средством операционализации стратегии, но и инструментом правильного позиционирования любого подразделения в системе управления. Его нужно только «настроить» на гибкость и безусловное соответствие задачам деятельности.
В этой связи главными задачами для руководителя службы делопроизводства мы считаем следующие:
- четко определить роль и место службы ДОУ в системе управления организацией (понимать самому, постоянно работать над созданием и продвижением репутации подразделения);
- осовременить, сформулировать заново цель, задачи и функции, которые выполняет служба делопроизводства на основе требований действующих нормативных правовых актов в сфере ДОУ и с обязательным учетом положений стандартов по управлению документами;
- согласовать цель и задачи деятельности с непосредственным руководителем и руководством организации, все усилия направлять на успешную реализацию задач, в режиме текущего информирования представлять руководству аналитические сведения о внутренних процессах организации, которым возможно дать оценку на основании документов;
- вписать систему KPI в сфере ДОУ в общую систему показателей оценки деятельности...
