Заявленный семинар был подготовлен прежде всего для руководителей служб делопроизводства, решающих управленческие задачи. На нем были рассмотрены функции службы делопроизводства, которые необходимо выделить, формализовать и представить руководству организации в связи с новыми и четкими формулировками целей и задач, установленными Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. В ходе семинара давались не просто ответы на вопросы участников, а обсуждались конкретные управленческие ситуации. Некоторые из них мы предлагаем вашему вниманию на страницах журнала.
Семинар по теме «Функции службы делопроизводства и показатели оценки ее деятельности: новый взгляд» был подготовлен прежде всего для руководителей служб делопроизводства, решающих управленческие задачи организации службы, повышения эффективности ее деятельности, обеспечения достойной мотивации и справедливой оценки работы сотрудников. И действительно, именно такой состав слушателей, нацеленных на профессиональное развитие, внедрение инноваций и использование лучших практик своих коллег, собрался на семинар-встречу, которая состоялась 18 марта 2011 г. На семинаре рассматривались функции службы делопроизводства, которые необходимо выделить, формализовать и представить руководству организации в связи с новыми и четкими формулировками целей и задач, установленными Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477; далее – Правила делопроизводства). Изучались опыт перехода от традиционной деятельности и традиционной формулировки цели службы делопроизводства, которая звучит как «организация работы с документами», к внедрению методологии ИСО 15489, предусматривающей, что политика управления документами создается и реализуется в рамках деятельности в области управления и отношений между участниками системы управления.
В ходе семинара давались не просто ответы на вопросы участников, а обсуждались конкретные управленческие ситуации. Некоторые из них мы предлагаем вашему вниманию.
Вопрос 1
Руковожу департаментом административно-организационного обеспечения, служба делопроизводства входит в состав департамента. В нашей организации при участии внешних консультантов внедряются стратегия и система сбалансированных показателей (с целью операционализации стратегии). По стратегической перспективе «Инфраструктура. Персонал» для департамента сформулирована «ключевая область» «административные/офисные помещения», и разрабатываются соответствующие показатели только по ней. Задачи по предметной области «документационное обеспечение управления» вообще не учитываются. Внешними консультантами не учитывается и то, что одновременно перед департаментом поставлена задача обеспечивать качественный электронный документооборот, и в организации внедряется соответствующая информационная система.
Как по данной стратегической перспективе сформулировать показатели оценки и возможно ли определить еще одну «ключевую область», отражающую электронный документооборот?
Ответ: В рамках «ключевой области» «административные/офисные помещения» для департамента административно-организационного обеспечения может быть сформулировано много различных показателей оценки, которые должны быть связаны и с другими стратегическими...
