Top.Mail.Ru

Новые положения Гражданского кодекса об управлении документами

С 1 сентября вступает в силу новая партия изменений в Гражданский кодекс РФ, которая в т.ч. затрагивает работу с документами. Новость об этом мы опубликовали в июне, а сейчас вас ждут подробности: как узаконили понятие «юридически значимое сообщение»; что изменилось в требованиях к оформлению протоколов собраний; как поменяется работа с доверенностями (например, печать на них теперь можно не ставить, срок их действия законодатель больше не ограничивает 3 годами).

Гражданский кодекс РФ относится к числу фундаментальных правовых документов. Он, в частности, прямо или косвенно регламентирует многие ключевые вопросы управления документами, и вот сейчас занялись его серьезной переработкой.

В апреле 2012 года в Госдуму был внесен проект закона «О внесении изменений в части первую, вторую, третью и четвертую Гражданского кодекса Российской Федерации, а также в отдельные законодательные акты Российской Федерации» объемом в 275 страниц. Учитывая значимость этой работы, Госдума приняла решение рассматривать законопроект частями и принимать каждую из них отдельным законом.

7 мая 2013 года Президент подписал Федеральный закон № 100-ФЗ (с таким же названием, как у законопроекта). Изменения в Гражданском кодексе1, которые вступят в силу уже 1 сентября 2013 года2, затронули в т.ч. и вопросы управления документами и информацией. На них и предлагаем вам обратить внимание.

Понятие «юридически значимое сообщение»

В ГК РФ введено понятие «юридически значимое сообщение» благодаря новой статье 165-1.

Фрагмент документа

Гражданский кодекс РФ. Статья 165-1 «Юридически значимые сообщения»

1. Заявления, уведомления, извещения, требования или иные юридически значимые сообщения, с которыми закон или сделка связывает гражданско-правовые последствия для другого лица, влекут для этого лица такие последствия с момента доставки соответствующего сообщения ему или его представителю.

Сообщение считается доставленным и в тех случаях, если оно поступило лицу, которому оно направлено (адресату), но по обстоятельствам, зависящим от него, не было ему вручено или адресат не ознакомился с ним.

2. Правила пункта 1 настоящей статьи применяются, если иное не предусмотрено законом или условиями сделки либо не следует из обычая или из практики, установившейся во взаимоотношениях сторон.

Впервые в гражданском законодательстве введено понятие «юридически значимые сообщения». К ним относятся все документы, которые согласно либо законодательству, либо положениям договоров должны быть переданы от одного лица другому и с которыми связаны гражданско-правовые последствия. При этом, однако, не определено, с какого момента сообщение будет считаться полученным, что впоследствии может стать предметом споров в судах.

До сих пор в законодательстве понятие «юридически значимое сообщение» не использовалось, но оно уже встречалось в судебных решениях (как правило, в тех случаях, когда затрагивался вопрос о надлежащем извещении участников судебного разбирательства).

Пример из судебной практики

Федеральный арбитражный суд Западно-Сибирского округа в марте 2013 года в рамках дела № А70-11023/2011 рассматривал претензии о неизвещении судом ответчика по делу и отметил, что «юридическое лицо несет риск последствий неполучения юридически значимых сообщений, поступивших по его адресу, указанному в ЕГРЮЛ, а также риск отсутствия в указанном месте своего представителя, при этом такое юридическое лицо не вправе в отношениях с лицами, добросовестно полагавшимися на данные ЕГРЮЛ в части адреса юридического лица, ссылаться на данные, не внесенные в указанный реестр, а также на недостоверность данных, содержащихся в нем, за исключением случаев, когда соответствующие данные внесены в реестр в результате неправомерных действий третьих лиц или иным путем помимо воли юридического лица (пункт 3 статьи 52 и пункт 3 статьи 54 ГК РФ)».

Извещения о дате, месте и времени судебного разбирательства направлялись судом ответчику именно по адресу, указанному в ЕГРЮЛ. Они были возвращены в суд отделением почты с отметкой «организация не значится», «истек срок хранения», что, по мнению суда, свидетельствовало о неявке заявителя жалобы за получением извещения.

Суд также сослался на пункт 2 части 2 статьи 123 АПК РФ, согласно которому лица, участвующие в деле, считаются извещенными надлежащим образом арбитражным судом, если, несмотря на почтовое извещение, адресат не явился за получением копии судебного акта, направленной арбитражным судом в установленном порядке, о чем орган связи проинформировал арбитражный суд.

Требования к порядку оформления протоколов собраний

Федеральный закон от 07.05.2013 № 100-ФЗ внес в Гражданский кодекс целую главу 9-1 «Решения собраний», состоящую из пяти статей. Они распространяются на любые собрания (исключения составляют только те виды собраний, порядок проведения которых установлен отдельным законодательством – примеры такой специфики мы приведем позже).

Статья 181-2 содержит требования, которые необходимо соблюсти для того, чтобы принятое решение было признано правомочным. В ней есть требования к составу сведений и реквизитам протокола собрания. Абсолютно новыми их не назовешь, просто теперь они закреплены на уровне Кодекса РФ и их отсутствие в протоколе автоматически лишает его юридической силы.

Фрагмент документа

Гражданский кодекс РФ. Глава 9-1 «Решения собраний».
Статья 181-2 «Принятие решения собрания»

Гражданский кодекс РФ. Глава 9-1 «Решения собраний».
Статья 181-2 «Принятие решения собрания»

1. Решение собрания считается принятым, если за него проголосовало большинство участников собрания и при этом в собрании участвовало не менее пятидесяти процентов от общего числа участников соответствующего гражданско-правового сообщества.

Решение собрания может приниматься посредством заочного голосования.

2. При наличии в повестке дня собрания нескольких вопросов по каждому из них принимается самостоятельное решение, если иное не установлено единогласно участниками собрания.

3. О принятии собранием решения составляется протокол в письменной форме. Протокол подписывается председательствующим на собрании и секретарем собрания.

4. В протоколе о результатах очного голосования должны быть указаны:

1) дата, время и место проведения собрания;

2) сведения о лицах, принявших участие в собрании3;

3) результаты голосования по каждому вопросу повестки дня;

4) сведения о лицах, проводивших подсчет голосов;

5) сведения о лицах, голосовавших против принятия решения собрания и потребовавших внести запись об этом в протокол.

5. В протоколе о результатах заочного голосования должны быть указаны:

1) дата, до которой принимались документы, содержащие сведения о голосовании членов гражданско-правового сообщества;

2) сведения о лицах, принявших участие в голосовании 3;

3) результаты голосования по каждому вопросу повестки дня;

4) сведения о лицах, проводивших подсчет голосов;

5) сведения о лицах, подписавших протокол.

И до внесения обсуждаемых нами изменений в ГК РФ нарушение порядка созыва / проведения собрания, документирования принятых на нем решений давало возможность оспорить их в суде. Просто не для всех видов собраний раньше были законодательно прописаны правила: одно дело, например, общее собрание акционеров в АО, к которому законодатель относится очень внимательно и многое прописал, и совсем иное дело – любые собрания, которые порождают гражданско-правовые последствия (ст. 181-1 ГК РФ), для них-то новая глава ГК РФ с 1 сентября 2013 года и вводит этот минимально необходимый состав требований.

Еще обратите внимание на то, что по ряду критериев решение изначально может быть признано ничтожным (т.е. для этого даже не нужно оспаривать его в суде) – см. ст. 181-5 ГК РФ. Это происходит, например, с решениями, принятыми по вопросам, не включенным в повестку дня.

Фрагмент документа

Гражданский кодекс РФ. Глава 9-1 «Решения собраний». Статья 181-4 «Оспоримость решения собрания»

1. Решение собрания может быть признано судом недействительным при нарушении требований закона, в том числе в случае, если:

1) допущено существенное нарушение порядка созыва, подготовки и проведения собрания, влияющее на волеизъявление участников собрания;

2) у лица, выступавшего от имени участника собрания, отсутствовали полномочия;

3) допущено нарушение равенства прав участников собрания при его проведении;

4) допущено существенное нарушение правил составления протокола, в том числе правила о письменной форме протокола (пункт 3 статьи 181-2).

2. Решение собрания не может быть признано судом недействительным по основаниям, связанным с нарушением порядка принятия решения, если оно подтверждено решением последующего собрания, принятым в установленном порядке до вынесения решения суда.

3. Решение собрания вправе оспорить в суде участник соответствующего гражданско-правового сообщества, не принимавший участия в собрании или голосовавший против принятия оспариваемого решения.

Участник собрания, голосовавший за принятие решения или воздержавшийся от голосования, вправе оспорить в суде решение собрания в случаях, если его волеизъявление при голосовании было нарушено.

4. Решение собрания не может быть признано судом недействительным, если голосование лица, права которого затрагиваются оспариваемым решением, не могло повлиять на его принятие и решение собрания не влечет существенные неблагоприятные последствия для этого лица.

5. Решение собрания может быть оспорено в суде в течение шести месяцев со дня, когда лицо, права которого нарушены принятием решения, узнало или должно было узнать об этом, но не позднее чем в течение двух лет со дня, когда сведения о принятом решении стали общедоступными для участников соответствующего гражданско-правового сообщества.

6. Лицо, оспаривающее решение собрания, должно уведомить в письменной форме заблаговременно участников соответствующего гражданско-правового сообщества о намерении обратиться с таким иском в суд и предоставить им иную информацию, имеющую отношение к делу. Участники соответствующего гражданско-правового сообщества, не присоединившиеся в порядке, установленном процессуальным законодательством, к такому иску, в том числе имеющие иные основания для оспаривания данного решения, в последующем не вправе обращаться в суд с требованиями об оспаривании данного решения, если только суд не признает причины этого обращения уважительными.

7. Оспоримое решение собрания, признанное судом недействительным, недействительно с момента его принятия.

Статья 181-5 «Ничтожность решения собрания»

Если иное не предусмотрено законом, решение собрания ничтожно в случаях, если оно:

1) принято по вопросу, не включенному в повестку дня, за исключением случая, если в собрании приняли участие все участники соответствующего гражданско-правового сообщества;

2) принято при отсутствии необходимого кворума;

3) принято по вопросу, не относящемуся к компетенции собрания;

4) противоречит основам правопорядка или нравственности.

Давайте вспомним, где и как еще регламентируется содержание и состав реквизитов протоколов собраний.

Общие требования к оформлению...

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 700 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Обновление штрафов за нарушения в работе с персональными данными

С 30 мая 2025 г. вступили в силу самые крупные многомиллионные штрафы (в т.ч. % с годовой выручки) за нарушения в работе с персональными данными. В табличной форме показываем все виды нарушений в этой сфере и наказаний за них, которые действуют на данный момент в административном и уголовном кодексах. Комментируем самые примечательные моменты. Например, за что и в каких организациях оштрафуют только должностное лицо, а в каких только само юрлицо, каким организациям штраф уменьшат в 2 раза или взыщут как с ИП.

Организация приема и учет посетителей секретарем

Как организовать запись посетителей на прием к руководителю и аккумулировать информацию о проведенных встречах. Какие требования защиты персональных данных надо соблюсти. Какие виды пропусков бывают. Как встречать посетителей. Что стоит фиксировать в журнале учета посетителей и журнале приема граждан по личным вопросам. Как представлять «гостей» руководителю, готовить для него документы и необходимую справочную информацию. Как регистрировать и передавать на исполнение документы посетителей и решения руководителя по итогам встреч.

Как разделить на части ежегодный оплачиваемый отпуск

Какой продолжительности может быть ежегодный оплачиваемый отпуск. На какие части его можно разбивать – насколько мелко дробить, в какие дни предоставлять (как «тянуть одеяло на себя» пытаются некоторые работники и работодатели). Как документально оформить инициирование разбиения отпуска на части и согласие с этим другой стороны. Показываем образцы: предложения работодателя о планировании отпуска в графике на следующий год частями; заявления работника о том же; предложения работодателя разбить на части отпуск текущего года из-за возникшей производственной необходимости; нескольких заявлений работников о разбиении и переносе части или всех частей отпуска на другие периоды в рамках текущего года или даже на следующий год; согласия работника; отрицательных и положительных резолюций руководителя.

Технические ошибки (описки) в оформлении договоров и их последствия

Технические ошибки (описки) в договорах в дате, месте заключения договора, наименовании сторон и их реквизитах, в наименовании товара, единиц его измерения и количества, учета НДС могут привести к проблемам. Объясняем, к каким именно (на основе анализа судебной практики). Даем советы, каким образом их можно избежать, предлагаем полезные формулировки для договоров.

Обучение работников: документирование и спорные вопросы

Объясняем, кому лучше заключить договор с обучающей организацией, в каком случае ей потребуется лицензия. Показываем, что нужно включить в соглашение об образовании (ученический договор) между работодателем и работником по требованию ст. 199 ТК РФ и что в него стоит добавить дополнительно, чтобы в дальнейшем избежать недоразумений и неоправданных трат. Даем образец приказа о направлении на повышение квалификации. Объясняем, как заполнять табель учета рабочего времени при различных формах обучения (причинах отсутствия человека на рабочем месте), – ​от этого зависит размер оплаты данных дней. Кроме того, отвечаем на самые наболевшие вопросы: обязана ли организация платить за обучение работников для соответствия требованиям профстандартов? из-за несоответствия образования работника профстандарту его могут уволить?

Размышления на тему оригинала, подлинника и копии

Как понятия «оригинал» и «подлинник» определяются в отечественных стандартах? Как они используются в законодательстве и судами? Есть ли между ними разница? Конкретное судебное дело отвечает на вопрос о том, как надо заверять бумажную копию электронного платежного документа. Даны рекомендации для ситуации приема архивом электронных оригиналов постоянного срока хранения, подписанных усиленными электронными подписями (приказов по основной деятельности госоргана).

Деловые переговоры: как организовать и документировать договоренности до оформления договора

Как организовать деловые переговоры на высшем уровне: соблюсти протокол, что согласовать с приглашенной стороной, что надо организовать принимающей стороне. Как оформить программу пребывания иностранной делегации и программу переговоров. Кто и где должен встречать гостей, в каком порядке представляться, правила рассадки в автомобиле и за столом переговоров. Как при этом можно обезопасить участников от COVID-19. Как принято общаться, в т.ч. в нестандартных ситуациях (например, при опоздании одного из участников и др.). Как документально зафиксировать те договоренности, которые удалось достичь, если до заключения договора дело не дошло: см. образцы оформления протокола записи деловой беседы, протокола о намерениях, соглашения о сотрудничестве и организации взаимоотношений.

Штатная численность службы документационного обеспечения

В условиях финансового кризиса многие предприятия пытаются снизить свои затраты любыми возможными способами, в том числе сокращая штат. В статье предлагается несколько методик расчета необходимой численности делопроизводственного персонала. Язык цифр, во-первых, поможет вам доказать руководству перегруженность своих людей и защитить их от сокращения, а во-вторых, обосновать наем новых.