Правила оформления справок

Разъяснено, когда нужно оформлять справку, а когда – письмо; какие реквизиты и где следует указывать на справке, когда адресат известен и когда нет. Даны рекомендации по составлению текста справки, отметке об исполнителе, подписи, печати и пр. Автор наглядно показывает примеры оформления различных справок, из которых вы сможете позаимствовать формулировки и способы указания реквизитов.

В статье рассказано о правилах оформления организационно-распорядительных документов применительно к справкам. С ее помощью любой поймет, в каких ситуациях уместно оформление этого вида документа, как не спутать его с письмом. Даны примеры оформления отдельных реквизитов и целых документов (справок о совместительстве, о занятости с указанием среднего заработка и др.). Статью можно использовать как готовый методический материал для себя, коллег и подчиненных.

Когда нужно оформить именно справку?

Справка относится к информационно-справочным документам, так же как, например, докладная и объяснительная записки или служебное письмо. Назначение справки – описать, подтвердить какие-то факты, сведения, события «из жизни» организации либо ее сотрудника. Она может быть информационной, аналитической или отчетной, а в зависимости от адресата:

внутренней или
внешней.

В первом случае справка оформляется подобно докладной записке, но, в отличие от нее, не побуждает к каким-либо действиям, а просто «предоставляет» информацию для размышления руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа.

Во втором случае она оформляется на общем бланке организации (фирменном бланке), на котором должны быть справочные сведения о ней (ИНН, адрес, телефон и т.п.). Именно поэтому многие путают ее с письмом (сравните Примеры 6 и 7). Отличие справки заключается прежде всего в том, что при ее оформлении указывают вид документа «СПРАВКА», кроме того, на ней может отсутствовать адресат (в письме же не указывают вид документа, а его адресата прописывают если не конкретно, например, Генеральному директору ЗАО «Каравелла» И.И. Иванову, то хотя бы в общем, например, Директорам филиалов ЗАО «Каравелла»). Далее в оформлении справки и письма действительно много общего:

структура текста и стиль изложения;
подпись руководителя организации (или лица, его замещающего), а при предоставлении сведений финансового характера – главного бухгалтера;
обязательная регистрация.

Правильно оформляем реквизиты

Справка может направляться конкретной организации, но часто она выдается своему работнику для предоставления им этого документа в какую-то организацию. В обоих приведенных случаях адресатом является конечный получатель документа, а не ваш сотрудник.

Когда адресат справки известен точно, его указывают в положенном месте (правый верхний угол). Правила его оформления идентичны для всех организационно-распорядительных документов (см. пункт 3.15 ГОСТа Р 6.30-2003). Напомним, что в адресате инициалы в имени должностного лица указываются перед его фамилией, а у физического лица – после.

Пример 1. Адресатом является конкретное должностное лицо