Особенности работы с приказами по административно-хозяйственным вопросам

Какую ошибку делали в сроке хранения

Давайте разберемся с полузабытой многими категорией приказов по административно-хозяйственным вопросам (АХВ) – ​будем далее называть их так. Есть организации, предпочитающие вообще не замечать их, они оперируют только 2 группами приказов:

• по основной деятельности и
• по личному составу.

Объясним логику их поведения и распространенную ошибку.

Для этого надо обратиться к ныне утратившему силу Перечню типовых управленческих документов с указанием сроков хранения 2010 года ¹. Согласно ему приказы по основной деятельности хранились постоянно до ликвидации организации. А после нее они могли быть выборочно взяты на хранение в государственный или муниципальный архив. Если кадровые документы туда передавались практически всегда, то приказы по основной деятельности если и брали, то некоторые – ​обычно это:

• об утверждении структуры и штатной численности;
• о назначении руководителя организации и его замов, главбуха;
• могли взять и другие приказы у градообразующего предприятия, основного налогоплательщика региона.

Об этом говорит сноска <**> в Перечне 2010 г., которую мы видим в статье 19 а), посвященной приказам по основной деятельности.

Но некоторые компании допускали ошибку в понимании сроков – ​ориентировались на сноску <*>, которая касалась срока хранения «Пост.»: «срок хранения “постоянно” (далее – ​Пост.) документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, не может быть менее десяти лет». Обратите внимание:

• как это правильно понимать: если в Перечне 2010 г. категории документов был назначен срок хранения «Пост.», то неисточники комплектования могли через 10 лет выделять такие документы к уничтожению;
• какую допускали ошибку: у приказов по основной деятельности срок хранения был «Пост.<**>», а значит, хранить надо было до ликвидации организации, но их уничтожали через 10 лет хранения, глядя на общую для Перечня сноску <*> и игнорируя сноску <**> в конкретной ст. 19 а).
  В результате многие не выделяли в отдельное производство приказы по АХВ, хранить которые предписывалось 5 лет. Они:
  • считали все приказы, не относящиеся к категории «по личному составу», приказами по основной деятельности;
  • а через 10 лет и АХВ, и «основную деятельность» уничтожали.

Эту ошибку, которую допускали, глядя на постоянные сроки хранения в Перечне 2010 г., допускают и глядя на заменивший его Перечень 2019 г. ², только в новом Перечне это будут уже другие сноски:

• <1> – ​относится ко всему Перечню 2019 г., и
• (2) – ​относится к конкретной ст. 19...