Top.Mail.Ru

Создание и использование «библиотеки знаний» в компании

Статья о том, как создать в компании «библиотеку (базу) знаний», которая не потребует вложений: работники компании поделятся своим опытом и навыками, которые смогут использовать другие сотрудники. Даем рекомендации о том, чем наполнить такую «библиотеку знаний», чтобы она сослужила хорошую службу: стандартами, регламентами, кодексами, инструкциями, бланками и шаблонами документов и презентаций, заготовками для организации командировок, обучающими видеороликами, чек-листами и памятками.

Каждый сотрудник является носителем уникальных знаний и навыков. Основой эффективной работы являются знания и умения. Но поскольку любая компания не обходится без ротации кадров, уходов в декретный отпуск, непредвиденного длительного отсутствия, то зачастую ценные кадры так и уходят со своими знаниями, ни с кем ими не поделившись. Это ведет к тому, что нового сотрудника / замещающего приходится учить с нуля или сразу погружать в реалии компании, взвалив на него всю ответственность за неверные действия, которые он может совершить.

Задача HR-ов и непосредственных руководителей – распознать таланты и интеллектуальный капитал в своих сотрудниках, а также организовать процесс по перенесению этих, иногда интуитивных, знаний в осязаемую форму: регламенты, скрипты, стандарты, «лучший опыт», памятки и др. Место, где будет храниться накопленный интеллектуальный капитал, принято называть «библиотека знаний» или «база знаний».

Задача любой организации – ​по возможности формализовать все потенциально явные и неявные знания, которыми обладают сотрудники и которые могут пригодиться для эффективной работы другим сотрудникам.

Под «библиотекой знаний» можно понимать единую систему хранения полезной информации для работы сотрудников и их самообучения. Синоним «библиотеки знаний» – ​система или база знаний.

«Библиотека знаний» выглядит как правило:

  • как электронная папка с упорядоченными файлами либо
  • страница на внутреннем портале (интранете);
  • тем организациям, в которых разрешена работа с облачными хранилищами, можно организовать базу знаний на Яндекс.Диск, Google Disc или Dropbox. Это позволит изучать материал и повышать свою квалификацию неограниченно по времени, в выходные и по вечерам;
  • компании могут использовать специальные ресурсы, например, Confluence или Mirapolis.

Какие задачи может решить «библиотека знаний»?

1. Расширение штата или замена сотрудников. Если ваша организация хочет расширить какое-то подразделение или направление деятельности (например, нанять новых помощников тем, у кого их ранее не было, или назначить в подразделениях ответственных за делопроизводство), то сформированная и упорядоченная система знаний быстро познакомит новичков с принятыми порядками в вашей организации, ценностями, регламентами, процессами. Изучение такой базы знаний можно даже отнести к процессу адаптации сотрудника на новом рабочем месте, к новой деятельности.

Также не стоит забывать, что сотрудники иногда болеют, уходят в отпуск или учатся. Но работа при таких обстоятельствах не стоит на месте – ​их же кто-то замещает. Чтобы «воспитать» себе качественную замену на время длительного отпуска, также будет полезна систематизированная база знаний. Особенно это необходимо в случае, если замещающий вас никогда ранее не осуществлял подобные функции. Собрав все полезные памятки, регламенты, инструкции и скрипты, вы поможете избежать стресса не только замещающему вас, вашему руководителю, но и себе (т.к. уменьшите вероятность того, что в отпуске вам будут звонить с вопросами).

2. Выполнение важных задач: как частых, так и нет.

3. Стандарты и регламенты есть, но понимаются по-разному. В таких случаях лучше хранить все принятые политики компании в одном, известном сотрудникам месте. А также поработать над тем, чтобы стандарты были конкретными и понятными.

4. Повышение уровня знаний сотрудников и передача знаний от одного другим. Вполне очевидно, что в организации есть сотрудники, которые выполняют свою работу лучше других.

Поэтому важно вовремя оценивать таланты сотрудников и направлять их в нужное русло: делать памятки, инструкции, «лучшие практики», шпаргалки для коллег и др. Отдельным вопросом здесь будет мотивация сотрудников по наполнению базы знаний.

При формировании «библиотеки знаний» организации следует опираться на свои потребности, цели и бизнес-процессы. Главное, чтобы база корпоративных знаний постоянно обновлялась и использовалась сотрудниками. Рассмотрим, что можно включить в корпоративную базу знаний.

Стандарты, кодексы

Одна из основ функционирования организации – ​это принятые в компании корпоративные стандарты 1, т.е. утвержденные порядки и правила, – ​это могут быть:

  • стандарты телефонного общения, особенно если в организации это один из основных каналов коммуникации;
  • сюда также могут войти рекомендации по работе с голосом, интонацией и эмоциональной подготовкой к телефонной беседе;
  • стандарты внешнего вида или дресс-кода;
  • стандарты деловой переписки...

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 700 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Не женское дело, или Как женщины выбирают мужские профессии

Разбираем стереотипы о чисто мужских и чисто женских профессиях. Какие профессии предпочитает сильный и слабый пол? Приводим примеры вдохновляющих историй женщин (и некоторых мужчин), которые не действовали по шаблону и выбрали карьеру в совершенно неожиданных, не свойственных их полу направлениях – капитаны морских судов и пилоты самолетов, проектировщики, таксисты, спасатели и пр. Объясняем, почему женщины выбирают нехарактерные, порой сложные физически, профессии, а также что делать, если на собеседовании или позже в ходе работы столкнетесь с сексизмом, мизандрией или мизогинией. Моделируем ситуации, которые могут насторожить женщину – соискательницу вакансии на «мужское» место или даже сотрудницу со стажем, и даем советы, как с ними бороться.

Имидж, бренд и репутация

Сложно представить человека, который не слышал бы об имидже, бренде и репутации. Рассказываем, что они означают, чем отличаются друг от друга, чем могут быть полезны и почему стоит их формировать и беречь. Говорим не только о личном имидже и репутации, но также об их значении для бизнеса, а также почему важно следить, чтобы пропагандируемые ценности и имидж коррелировали с поведением сотрудников на местах. Даем советы по построению и управлению имиджем, формированию репутации. Будете в курсе, почему важно привести в соответствие внутренний и внешний имидж, что представляет собой неосязаемый имидж и на что он влияет, когда можно говорить про множественные репутации, а также можно ли сформировать имидж и репутацию с помощью агрессивной рекламы.

Экономия на сотрудниках: взгляд психолога

Пандемия новой коронавирусной инфекции, а затем и сложная геополитическая обстановка спровоцировали очередной, и уже достаточно затяжной, экономический кризис. Естественно, что работодатели задались вопросом: на чем можно сэкономить, чтобы компания не пошла ко дну? Стоит ли действовать по старинке, начав с сокращения затрат на персонал? Какие есть современные работающие механизмы, чтобы и по миру не пойти, и костяк эффективного персонала сохранить.

Знаки препинания при вводных словах: инструкция для кадровика

Кадровым специалистам приходится много и регулярно писать – проекты кадровых приказов и ЛНА, отчеты, служебные (докладные) записки и пр. А делать это надо грамотно, в том числе и по части пунктуации. Правила пунктуации в русском языке направлены на максимальную ясность и точность письменной речи. Правил этих не так уж много, и запомнить их совсем не трудно. Хотя некоторых знаний и навыков правильная постановка знаков препинания потребует. Предлагаем разобраться с запятыми при вводных словах и выражениях.

Что делать, если систематически нарушается трудовая дисциплина?

В чем причина саботажа работы? Почему сотрудники опаздывают или занимаются посторонним на работе? Нарушает ли трудовую дисциплину служебный роман? Даем советы, что делать, чтобы не допустить таких ситуаций, на что работодателю нужно сразу обращать внимание и что изменить в стиле управления. Статья пригодится и работникам, которые смогут опознать себя в нарушителях и сделать правильные выводы.

Знаки препинания при вводных словах: инструкция для кадровика

Кадровым специалистам приходится много и регулярно писать – проекты кадровых приказов и ЛНА, отчеты, служебные (докладные) записки и пр. А делать это надо грамотно, в том числе и по части пунктуации. Правила пунктуации в русском языке направлены на максимальную ясность и точность письменной речи. Правил этих не так уж много, и запомнить их совсем не трудно. Хотя некоторых знаний и навыков правильная постановка знаков препинания потребует. Предлагаем разобраться с запятыми при вводных словах и выражениях.

Не женское дело, или Как женщины выбирают мужские профессии

Разбираем стереотипы о чисто мужских и чисто женских профессиях. Какие профессии предпочитает сильный и слабый пол? Приводим примеры вдохновляющих историй женщин (и некоторых мужчин), которые не действовали по шаблону и выбрали карьеру в совершенно неожиданных, не свойственных их полу направлениях – капитаны морских судов и пилоты самолетов, проектировщики, таксисты, спасатели и пр. Объясняем, почему женщины выбирают нехарактерные, порой сложные физически, профессии, а также что делать, если на собеседовании или позже в ходе работы столкнетесь с сексизмом, мизандрией или мизогинией. Моделируем ситуации, которые могут насторожить женщину – соискательницу вакансии на «мужское» место или даже сотрудницу со стажем, и даем советы, как с ними бороться.

Как когнитивные искажения влияют на восприятие информации

Разбираем самые частотные и именно сейчас ярко проявляющиеся искажения восприятия действительности. В частности, такие ментальные ошибки, как ложный консенсус, наивный реализм и наивный цинизм, склонность к подтверждению своей точки зрения, эффект третьего лица, бумеранга и пр. Зная их «в лицо», сможете сами не попасть в ловушку когнитивных искажений, а также распознаете в окружающих, если кто-то окажется им подвержен. В итоге это поможет адекватно воспринимать информацию извне и не расстраиваться из-за того, что на самом деле является следствием таких искажений.