Работодатель обрабатывает большой массив персональных данных работников. К ним можно отнести фамилию, имя и отчество работника, дату и место его рождения, адрес проживания, номер телефона, семейное положение, образование, профессию, реквизиты паспорта и других документов и т. д. В ряде случаев для обработки этих данных требуется согласие работника. А его отсутствие или неправильное оформление может привести к серьезным штрафам. Чтобы такого не допустить, нужно четко понимать, когда необходимо получать от работников согласия на обработку персональных данных, как все правильно оформлять, какие сложности могут возникать в процессе работы с этими документами и как их разрешать. Ответим на восемь наиболее спорных вопросов работодателей, опираясь на нормы действующего законодательства, разъяснения Роскомнадзора и судебную практику.
1. Всегда ли необходимо согласие работника на обработку персональных данных?
Обработка персональных данных допускается в случаях, которые перечислены в ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее – Закон № 152-ФЗ), в частности, если их обработка:
- осуществляется с согласия субъекта персданных;
- для исполнения требований законодательства;
- необходима для исполнения договора, стороной которого является субъект персданных, и в ряде других случаев.
Таким образом, далеко не всегда для обработки персональных данных работника требуется получать у него соответствующее согласие. Обработка на основании согласия является лишь одним из возможных способов законной обработки персданных работника. И большая часть обработки работодателем в рамках трудовых отношений персональных данных может осуществляться без согласия работника. Например, оно не требуется при обработке его работодателем в целях:
1) ведения кадрового и воинского учета, при заполнении личной карточки работника (по форме № Т-2 или разработанной в организации);
2) исчисления и уплаты обязательных налогов, взносов, отчислений;
3) обязательного социального и пенсионного страхования работника, в частности, при передаче данных работника в ПФР и ФСС России.
Законодательство не требует вклеивать в личную карточку фотографию работника. Более того, форма Т-2 не предусматривает для этого соответствующей графы (раздела, столбца и т.п.). Если в личной карточке заполняются только те сведения, которые требуются законом, то получать в этих целях согласие работника не требуется. Но если работодатель при оформлении личной карточки выходит за рамки минимально необходимого для исполнения законодательства и по своей инициативе дополнительно вклеивает в нее фотографию работника, то в таком случае возникает вопрос о получении согласия работника.
По мнению представителей Роструда, высказанному на сайте онлайнинспекция.рф, вклеивать фотографию в личную карточку можно только с согласия работника.
Вместе с тем фотография в личном деле работника не является биометрическими персональными данными. Об этом прямо сказано в Разъяснениях Роскомнадзора «О вопросах отнесения фото- и видеоизображения, дактилоскопических данных и иной информации к биометрическим персональным данным и особенности их обработки».
Помимо этого, в разъяснениях Роскомнадзора «Вопросы, касающиеся обработки персональных данных работников,...
