Все мы хотя бы раз в жизни задаем себе вопрос о том, почему одни люди более успешны, чем другие? Как этим успешным людям удается выстраивать эффективный диалог? Статья посвящена одному из инструментов успешного общения – письменным коммуникациям.
Деловое письмо – это «лицо» сотрудника и всей организации. По содержанию и оформлению послания адресат судит о компетентности отправителя. И если текст изобилует логическими, стилистическими или грамматическими ошибками, то написавший его человек вряд ли создаст впечатление высококлассного специалиста. Из статьи вы узнаете о том, как преодолеть основные сложности при написании деловых писем, а также как сделать эффективными «трудные» послания: претензии, извинения, требования, просьбы и отказы.
Особенности деловой переписки
На пути создания эффективного делового послания нас ожидает много трудностей. Мало изложить свои мысли четко и ясно, важно остаться при этом в рамках официально-делового стиля, а также поддерживать конструктивные отношения с адресатом – будь то клиент, партнер или коллега.
Далеко не всегда удается «с ходу» совместить эти аспекты деловой переписки. В итоге одни письма просты для понимания, но выдержаны в разговорном стиле. Другие выглядят солиднее, однако пестрят канцеляризмами и трудны для понимания. Поговорим о том, как отыскать золотую середину и сделать свое послание более эффективным.
Язык написания деловых документов (в том числе корреспонденции) весьма отличается от разговорного. В письме поставщику нельзя «брать» товар – его необходимо «заказывать» или «приобретать». И оплачивать его следует не «налом» или «наличкой», а «наличными деньгами».
Особенности официально-делового стиля:
- структурированность информации;
- логичность и доказательность;
- отсутствие двусмысленности;
- соблюдение субординации;
- отсутствие личных оценок.
Отдельного внимания заслуживает язык переписки с государственными учреждениями. В нем существуют определенные стандарты и используются типовые грамматические конструкции. Например, следует избегать использования глаголов в первом и втором лице единственного числа:
- вместо «мы осуществили» – «нами осуществлено»;
- вместо «министерство установило» – «министерством установлено».
Этот стиль отличается как от разговорного, так и от официально-делового, принятого в переписке коммерческих организаций.
Мнение эксперта
Антон Харитонов, руководитель компании «Компьютерный ночной дозор»
«К сожалению, многие авторы писем не чувствуют границы между «канцелярщиной» и официально-деловым стилем. В итоге чтобы понять, что же тебе хотели сказать, приходится переводить сообщение с языка штампов на русский язык. Поэтому мне кажется, что должны существовать три варианта изложения своих мыслей: для частной переписки, для деловой и для взаимодействия с госорганизациями».
Не стоит нарушать деловой этикет. В переписке он базируется на принципах учтивости и уместности. Так, использовать «вы» со...
