Top.Mail.Ru
Автор делится опытом ведения базы подарков, куда вносятся все лица, которым вручаются подарки от организации, а также их предпочтения и презенты, которые были вручены ранее. Рассказывает, когда лучше закупать подарки и в каком количестве, как доставлять подарки, контролировать этот процесс, дарить онлайн-сертификаты.

Ведите базу подарков

Новый год, 8 Марта, 23 Февраля, день рождения – вот неполный перечень праздников, с которыми у нас принято поздравлять друзей, родственни-ков, коллег и клиентов. Посылая букеты с поздравительными открытками, важно не забыть, что Мария Ивановна – наш «главный» клиент – любит красные розы, а мама жены шефа на дух не переносит лилии. Что, например, Геннадий Юрьевич – потенциальный инвестор – увлекается нумизматикой, но в прошлом году выпущенную всего в 30 экземплярах монету с пандами уже дарили. А дочь главного партнера по спецпроектам, как нам недавно шепнули, мечтает станцевать на сцене Мариинки на свой день рождения, правда ей всего 3 года, но ведь детские мечты должны сбываться.

Как не запутаться в бесконечном потоке людей, которым необходимо доставить подарки, и не повторяться из года в год? Одним из решений может стать база подарков – простой инструмент, помогающий секрета-рям, помощникам, PR-службам не запутаться и преподносить уникальные презенты. База подарков – это массив данных в Excel, в котором собрана информация о поздравляемых: Ф.И.О., должность, компания, контакты прямые, контакты приемной / помощника, дата рождения, дата рождения близких людей (при необходимости), предпочитаемые цветы, увлечения, подарки-табу, адрес доставки подарка1.

Создание такой базы требует времени. Ведь для получения действитель-но работающего инструмента нужно собрать данные по всем поздравляе-мым клиентам, подрядчикам, инвесторам, партнерам и т.д. Процесс сбора информации стоит начать с создания таблицы, в которую будут заноситься данные (ее возможная структура и заполнение показаны на Рисунке 1).

Рисунок 1. Возможная структура базы одариваемых лиц

После того как вы определитесь с составом граф таблицы, сделайте ее рассылку среди руководителей подразделений компании, отвечающих за клиентскую коммуникацию, а также сотрудников PR-отдела и некото-рых других, запросив информацию о тех, кого планируют поздравлять в ближайшие праздники. На заполнение базы каждым сотрудником можно выделить 2-3 рабочих дня. Отправлять рассылку должен ответственный за задачу, он же аккумулирует все данные и сводит их в единую базу. У шефа запросите эту информацию и запишите лично. После получения ответственным лицом мини-таблички от остальных «источников» необ-ходимо проверить полученное:

  • посмотреть, заполнены ли все строки и столбцы;
  • если отражена не вся информация и предоставить необходимые данные руководитель отдела / сотрудник не может, делегируйте задачу поиска сведений через открытые источники секретарю. Например, часто может отсутствовать адрес или дата рождения, бывает сложно найти информацию про любимые цветы или увлечения. Ответы на эти вопросы можно найти на страницах в социальных сетях, в приемной или у помощников. Установите срок, в течение которого секретарь должен вернуть заполненную таблицу;
  • проверить выборочно данные в таблице, позвонив в приемную или поискав в социальных сетях. Это важно, потому как вопрос подарков очень тонкий и ошибиться в нем нельзя.

Сведя воедино данные, вы получите исходный массив, с которым дальше предстоит работать. Полученный инструмент легок в работе. На 1-й вкладке располагается собранная база с информацией о клиентах / контрагентах / партнерах. За неделю до наступающего праздника стоит проверить, все ли контакты актуальны. Это может сделать секретарь путем обзвона. В случае появления новых данных она внесет их в таблицу и выделит цветом, чтобы обратить внимание ответственного лица, которое работает уже со следующей вкладкой этого файла.

На 2-ю вкладку того же Excel`евского файла:

  • копируем собранные на 1-й вкладке данные (Рисунок 1);
  • добавляем праздники, с которыми планируем поздравлять в грядущем 2025 году, например: Новый год, 8 Марта, 23 Февраля, день рождения. Данную 2-ю вкладку можно так и назвать «2025 год», последующую «2026 год» и т.д. (см. Рисунок 2);
  • таблица на новой «годовой» вкладке должна быть более компактной для удобства пользования, несмотря на добавление дополнительных колонок, поэтому закрепим ее колонки так, чтобы из 1-й вкладки во 2-й на 2021 год были видны только первые 2 графы («Ф.И.О.» и «Компания, должность») – зафиксируем их. Тогда при движении по ячейкам таблицы вправо они всегда будут нам видны (результат показан на Рисунке 3).

Рисунок 2. Вкладки единого файла подарков в Excel

Рисунок 3. Пример вкладки с перечнем подарков на конкретный год

Рисунок 4. Закрепить область (колонки и шапку таблицы)

Чтобы зафиксировать, встаньте на ячейку, отмеченную «1» на Рисунках 1 и 4, и перейдите на закладку «Вид», нажмите кнопку «Закрепить области» либо стрелочку под ней, тогда откроются более детальные варианты этой команды – можете выбрать первую из них (на Рисунке 4 как раз показаны шаги, которые нужно пройти). Тогда при прокрутке таблицы вниз и влево на экране всегда будут оставаться первые 2 колонки целиком и шапка всех оставшихся для демонстрации колонок – очень удобно!

Перед выбором каждого подарка мы обращаемся к 1-й вкладке, где описаны увлечения и табу одариваемых людей. Само собой, что база постоянно будет обновляться и расширяться: одни клиенты и партнеры уходят, другие приходят, но «костяк» будет всегда. Важным этапом работы с базой является ее постоянное обновление, к сожалению, в ручном режиме. Для автоматизации процесса аналогичную базу можно запрограммировать в 1С или Битрикс 24 на основании имеющегося шаблона. В таком случае при обновлении карточки контрагента в 1С или CRM данные автоматически будут выгружаться в отчет. Но мы это делаем вручную.

Возникает вопрос, как актуализировать данные в Excel, если они постоянно меняются? Тут можно выбрать 1 из вариантов:

  • при наступлении следующего 2026 года вы скопируете содержимое вкладки предыдущего 2025 года в новую с названием «2026 год». Данные постоянно меняются, если вы актуализируете их только во вкладке текущего года, то вкладку следующего года надо будет изготавливать из нее;
  • но можно поступить и иначе: актуализировать сведения о поздравляемых лицах в 1-й вкладке (Рисунок 1), выделяя их цветом, потом на текущей «годовой» вкладке вручную устанавливаете связь, чтобы в ее ячейке отображалось содержимое определенной ячейки 1-й вкладки – эта связь устанавливается единожды вручную (встаете наячейку, куда копируются данные, нажимаете на клавиатуре знак «=» и потом кликаете на ячейку на другой вкладке, из которой хотите отображать данные, в заключение нажимаете кнопку «Enter»). При такой логике для изготовления вкладки на следующий год за основу надо будет брать 1-ю вкладку (Рисунок 1). Этот вариант мы используем у себя.

Выделение цветом ячеек (либо отдельных данных в них), которые изменились, потом поможет вам «найти концы» – не пренебрегайте этим выделением. И решите для себя, где будете собирать актуальные сведения.

По мере поздравлений все графы «годовой» таблицы начнут заполняться. С течением времени у вас окажутся данные за несколько лет и не придется вспоминать, когда и что кому дарили.

База подарков является хорошим помощником при массовых отправках корпоративных подарков: из уже готового массива данных легко можно вытащить и распечатать информацию, например, об адресе доставки. Кстати, в табличку можно добавить поле «Информация о доставке» и выдать секретарям для создания отчета об отправленных подарках.

Пример

В ООО «Ромашка» ведут базу подарков с 2019 года. 19 октября празднует свой день рождения Софья Волдырева, директор по связям с общественностью ООО «Первый шаг» и по совместительству клиент ООО «Ромашка».

Новый клиентский менеджер Никита хотел было отправить букет красных роз и конфеты (ведь все женщины любят розы и сладкое), но его остановила руководитель административного департамента Анна, предложив заглянуть в базу (соответствующая строка помечена «2» на Рисунке 1). Оказалось, Софья на дух не переносит розы, отдавая предпочтение лилиям. В свободное время увлекается хореографией, а значит, конфеты может не принять (портят фигуру). Информацию о предпочитаемых книгах найти не удалось. Вероятно, билеты на концерт «Тодес» или ансамбля Моисеева в качестве подарка в совокупности с букетом белых лилий понравятся клиентке гораздо больше, она почувствует себя «нужной и любимой», ведь позаботились именно о ней, попав точно в цель.

Подарок топ-менеджеру компании – задача не тривиальная. Удивить человека, у которого есть почти все, сложно. Тем не менее нужно подобрать запоминающийся презент. Подготовку корпоративных подарков стоит провести в начале года: в январе, после выхода с новогодних каникул собрать рабочую группу (кадровики, секретари, помощники, PR-специалисты) и провести мозговой штурм «Корпоративные подарки в этом году». Цель – набросать как можно больше идей для любых праздников года и выбрать по 3–4 варианта подарков на каждый. Далее, в течение 2 недель, найти выбранные подарки и отправить их на согласование руководству. Закупку подарков можно осуществлять 2 способами: сразу на год вперед и непосредственно перед каждым праздником. Плюсы и минусы есть в каждом случае (см. Таблицу).

Если закупка происходит по второму варианту (перед праздником), ее тоже необходимо осуществлять заранее. Часто товары привозят только под заказ. И главное – в любом случае у вас должен быть запас на всякие непредвиденные случаи.

Таблица. Сравнение вариантов закупки подарков

Закупка подарков

На весь год

Перед праздником

+ Отсутствие спешки при покупке подарка. Не нужно перед самым праздником искать презент, заказывать, наносить логотип. У вас уже давно все готово.
+ Скидки при оптовых заказах. Как минимум на нанесение логотипов компании или заказ подарочной канцелярской продукции.
+ Если внезапно появится новый клиент / партнер – всегда в наличии есть подарок.

– Просчитать необходимое количество подарков на каждый праздник года сложно.
– Годовой бюджет на подарки необходимо потратить в начале года. Не всегда руководство соглашается на данный шаг, предполагая возникновение дополнительных бюджетов позже

+ Можно легко просчитать необходимое количество подарков.




– Отсутствие скидок за объем заказа.
– Часто в наличии нет выбранных вещей

Доставка подарков

И вот наступил день Х: подарки готовы, секретарь заранее связалась с приемной каждого поздравляемого, уточнила адрес и время доставки, курьеры и водители ждут старта.

При планировании доставки старайтесь соблюдать ряд правил:

  • планируйте отправку подарков в течение недели, если речь о массовых поздравлениях. За 1–2 дня курьеру сложно справиться с большим количеством развозов;
  • накануне отправки обязательно связывайтесь с контактным лицом поздравляемого и уточняйте адрес и время доставки, актуализируя эту информацию в базу;
  • тяжелые подарки развозите на машине, это исключит риск порчи;
  • подписывайте каждый пакет. Это может быть рабочая визитка, распечатанная на принтере и вложенная в пакет (Ф.И.О., адрес, время доставки, телефон). Перед вручением курьер ее вынимает. Подарок курьеру выдается только по данной визитке, чтобы не перепутать адресатов. Это особенно важно, если подарки различаются;
  • выдача подарков курьеру должна происходить по специально подготовленному списку на текущий день: Ф.И.О., адрес и время доставки, телефон, отметка о получении подарка. Этот документ в конце дня курьер предоставляет обратно секретарю или другому ответственному за отправку подарков. Если подарок вручается через помощника, то его можно попросить расписаться в получении. Если же он вручается напрямую одариваемому, то вместо него расписывается наш курьер сразу после вручения, начальство данной просьбой мы не обременяем.

Онлайн-подарки

В последние годы стали популярны онлайн-подарки, например: онлайн обучения или сертификаты на покупку книг в интернет-магазинах и агрегаторах (например, можно приобрести подарочный сертификат на определенную сумму, ограниченную продавцом, и отправить его по электронной почте). Существуют сайты – агрегаторы подарочных сертификатов, такие как giftery.ru, bantikov.ru, mygiftcard.ru и др., где можно купить карты различного номинала самых разнообразных магазинов, начиная с косметики, ювелирных украшений и товаров для здоровья, заканчивая товарами для дома, электроникой и туризмом.

При онлайн-отправке также необходимо уточнить в приемной или у помощника, на какую почту отправлять подарок. Как правило, время отправки такого подарка не играет решающей роли. И не забудьте вложить электронную поздравительную открытку в письмо. Установите в электронном письме «отбойник» о его доставке и прочтении, так вы точно будете уверены, что адресат получил подарок.

Рисунок 5. Скриншот интернет-магазина подарочных сертификатов

Сноски 1

  1. Однако обратите внимание, что подобные действия будут считаться обработкой персональных данных со всеми вытекающими последствиями. – Примеч. ред. Вернуться назад
Оценить статью
s
В избранное

Выбери свой вариант доступа

Получать бесплатные
статьи на e-mail
Подписаться на
журнал на почте
Подписаться на
журнал сейчас

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Экономия на сотрудниках: взгляд психолога

Пандемия новой коронавирусной инфекции, а затем и сложная геополитическая обстановка спровоцировали очередной, и уже достаточно затяжной, экономический кризис. Естественно, что работодатели задались вопросом: на чем можно сэкономить, чтобы компания не пошла ко дну? Стоит ли действовать по старинке, начав с сокращения затрат на персонал? Какие есть современные работающие механизмы, чтобы и по миру не пойти, и костяк эффективного персонала сохранить.

Имидж, бренд и репутация

Сложно представить человека, который не слышал бы об имидже, бренде и репутации. Рассказываем, что они означают, чем отличаются друг от друга, чем могут быть полезны и почему стоит их формировать и беречь. Говорим не только о личном имидже и репутации, но также об их значении для бизнеса, а также почему важно следить, чтобы пропагандируемые ценности и имидж коррелировали с поведением сотрудников на местах. Даем советы по построению и управлению имиджем, формированию репутации. Будете в курсе, почему важно привести в соответствие внутренний и внешний имидж, что представляет собой неосязаемый имидж и на что он влияет, когда можно говорить про множественные репутации, а также можно ли сформировать имидж и репутацию с помощью агрессивной рекламы.

Почему важно уметь дарить и принимать подарки

О том, что подарить коллеге, начальнику, подчиненному или бизнес-партнеру, написано много. Однако мало кто уделяет внимание тому, зачем мы дарим подарки и как их правильно принимать. Рассказываем, почему важно вкладывать чувства и эмоции в выбор подарка, какие ожидания должны быть при покупке подарка, как правильно благодарить и нужно ли сразу в ответ дарить что-то равнозначное по стоимости.

Как не допустить самовольный корпоратив

Наряду с организованным компанией празднованием наступающего Нового года во многих коллективах практикуются и неформальные посиделки. С одной стороны, в отсутствие начальства веселие проходит в более непринужденной обстановке. А с другой – случиться может всякое. Рассказываем об одном таком неформальном корпоративе, последствия которого довели до суда. И, как всегда, подскажем, какие меры стоит предпринять, научившись на чужих ошибках.

Что делать, если систематически нарушается трудовая дисциплина?

В чем причина саботажа работы? Почему сотрудники опаздывают или занимаются посторонним на работе? Нарушает ли трудовую дисциплину служебный роман? Даем советы, что делать, чтобы не допустить таких ситуаций, на что работодателю нужно сразу обращать внимание и что изменить в стиле управления. Статья пригодится и работникам, которые смогут опознать себя в нарушителях и сделать правильные выводы.

Экономия на сотрудниках: взгляд психолога

Пандемия новой коронавирусной инфекции, а затем и сложная геополитическая обстановка спровоцировали очередной, и уже достаточно затяжной, экономический кризис. Естественно, что работодатели задались вопросом: на чем можно сэкономить, чтобы компания не пошла ко дну? Стоит ли действовать по старинке, начав с сокращения затрат на персонал? Какие есть современные работающие механизмы, чтобы и по миру не пойти, и костяк эффективного персонала сохранить.

Как кадровиков привлекают к матответственности за ошибки в работе

Многие кадровики допускают ошибки в работе, за которые вынуждена расплачиваться компания. Например, задерживают выдачу трудовой книжки, не соблюдают процедуру увольнения и т. п. После этого сотрудники обращаются в суд и взыскивают с компании немалые деньги. Также нередко из-за ошибок специалиста по кадрам организацию штрафует трудовая инспекция. Заплатив деньги работнику или штраф в бюджет, организации пытаются переложить эти суммы на кадровика. Ведь именно из-за него, как кажется руководству, бизнесу был причинен ущерб. Забегая вперед, скажем, что иногда это им удается. Мы проанализировали судебную практику и выяснили, когда специалисту отдела кадров придется платить за свои ошибки из собственного кармана. И главное, как этого не допустить.

Почему важно уметь дарить и принимать подарки

О том, что подарить коллеге, начальнику, подчиненному или бизнес-партнеру, написано много. Однако мало кто уделяет внимание тому, зачем мы дарим подарки и как их правильно принимать. Рассказываем, почему важно вкладывать чувства и эмоции в выбор подарка, какие ожидания должны быть при покупке подарка, как правильно благодарить и нужно ли сразу в ответ дарить что-то равнозначное по стоимости.