Top.Mail.Ru
Кадровикам нередко приходится вести журналы или реестры документов, где есть поля и графы таблиц, которые лучше заполнять не с клавиатуры, а выбирая вариант из заранее настроенного справочника. Рассказываем, как использовать эту функцию в Excel. Показываем, как создать простой выпадающий список, связанный список (когда его наполнение зависит от варианта, выбранного в другой ячейке), пополняемый список (удобен для справочника контрагентов, например, при организации мероприятий), список с удалением использованных элементов (удобен для графиков дежурств и др.).

Часто приходится вести журналы регистрации документов и другие ре­естры. Кто-то использует специализированное программное обеспечение (СЭД и др. системы), а кто-то делает это в доступном для всех MS Excel (всяко лучше, чем на бумаге). Предлагаем унифицировать вводимые в Excel данные при помощи списков. Некоторые поля имеют ограниченные варианты заполнения, для них лучше создать список и при заполнении журнала выбирать готовый вариант из него. Что это даст:

  • ускорение процесса заполнения журнала;
  • сокращается число ошибок;
  • легче фильтровать и сортировать данные журнала.

В унификации заводимых данных вам пригодится такой инструмент, как «выпадающие списки». Начнем его изучение с тех возможностей, что доступны в MS Excel версии 2010, которая стоит на большинстве компьютеров. В более поздних версиях эти возможности сохранены и лишь немного расширены.

Как создать простой выпадающий список

Для удобства работы в файле Excel создадим 2 листа (Рисунок 1):

  • на одном будем вести журнал регистрации (условно назовем его «Реестр»);
  • на другом – создавать справочники, которыми будем пользоваться в журнале регистрации.

Рисунок 1. Два листа в файле Excel

На листе «Справочники» создадим список:

  • просто набрав в столбик его элементы (на Рисунке 2 это ячейки А1-А3).
  • выделяем этот список и открываем закладку «Формулы», нажимаем кнопку «Диспетчер имен»;
  • в открывшемся диалоговом окне «Диспетчер имен» нажимаем «Создать...» («1» на Рисунке 3), после чего появится следующее окно «Создание имени». В нем в поле «Имя» можно ввести любое наименование списка, но оно не должно содержать пробелов и знаков препинания. Назовем наш первый список «Документы» и нажмем «ОК» («2» и «3» там же);
  • созданный список сразу отобразится в диалоговом окне «Диспетчер имен» («4» на Рисунке 3).

Рисунок 2. Набор элементов будущего списка

Рисунок 3. Создание списка

Далее нам нужно указать ячейки, в которых мы хотим использовать данные созданного выпадающего списка. Мы будем применять его в ячейках листа «Реестр». Для этого нужно:

  • выделить эти ячейки – например:
    • можно кликнуть «мышкой» (как на Рисунке 4) на верхнюю ячейку А2 и дотянуть «мышку» вниз до ячейки А9 (в ячейке А1 потом будет наименование графы в «шапке» таблицы, а заполнять регистрационные данные в Реестре мы будем, начиная со 2-й строки), но в таком случае зона применения справочника будет ограничена этими 8 ячейками, потом ее надо будет отдельно удлинять вниз (например, копированием вниз строк с готовыми настройками и формулами);
    • чтобы справочник был применим ко всем ячейкам столбца, можно кликнуть «мышкой» по его названию – столбец А, но в этом варианте свои минусы: работа файла будет притормаживать и вы не сможете создать нормальную «шапку» для таблицы, поэтому так лучше не делать;
  • на закладке «Данные» кликнуть по кнопке «Проверка данных» и выбрать одноименную команду («2» на Рисунке 4);
  • откроется диалоговое окно «Проверка вводимых значений», в котором нужно в поле «Тип данных:» выбрать вариант «Список», а в поле «Источник:» указать название созданного нами списка со знаком равенства «=» (см. «4» на Рисунке 4), нажать «ОК». Вуаля, наш список...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Оформляем и получаем телефонограмму

О направлении и приеме телефонограмм многие частные компании уже практически забыли. Однако на госслужбе этот вид деловых коммуникаций используют довольно активно, причем не только в общении между собой, но и с коммерческими организациями. Судебное делопроизводство также предполагает извещение участников судебных процессов при помощи телефонограмм (ч. 1 ст. 133 ГПК РФ, ч. 3 ст. 121 АПК РФ, ч. 1 ст. 96 КАС РФ). Рассказываем, что такое телефонограмма, что придает ей юридическую силу, как ее принять, зарегистрировать и сколько хранить.

Возможности программы «МойОфис.Текст»

Импортозамещение затронуло многие сферы, в том числе и программное обеспечение. В связи с тем, что Microsoft ушел из России, закрыв доступ оте­чественным корпоративным заказчикам к обновлению программного обеспечения (ПО) и получению новых программных продуктов, многие компании стали переходить на отечественное ПО. Знакомим вас с российским аналогом MS Word – ​«МойОфис.Текст». Рассказываем, где скачать программу, для кого она будет платной. Показываем, как ей пользоваться на примере распространенных функций – ​как создать и отформатировать служебное письмо, сохранить файл, скачать бесплатные шрифты и пр.

Кадровые процедуры с мобилизованными: замещение, перевод, увольнение

Поясняем, какие кадровые перестановки возможны для временного замещения мобилизованных на военную службу по призыву и приравненных к ним лиц. Отвечаем на вопросы, связанные с переводом и увольнением таких работников. Приводим образцы документов для разных ситуаций.

Учимся переносить таблицу из Excel в Word

Не многие даже опытные пользователи Word знают, как переносить в документ таблицы, созданные в Excel. А сделать это можно несколькими способами: в виде рисунка, текстовой таблицы (которую можно доформатировать в Word) или с установкой связи между исходным объектом в Excel и транслируемым в Word. В последнем случае при изменении в Excel объект в Word будет синхронизироваться автоматически. Покажем на примерах, как это сделать.

Временный перевод к другому работодателю в 2022 году: оформление документов

Временный перевод к другому работодателю в случае приостановки деятельности текущего – ​вынужденная мера, предложенная Правительством РФ в условиях внешнего санкционного давления на нашу страну. Постановление Правительства РФ от 30.03.2022 № 511 «Об особенностях правового регулирования трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений в 2022 году» вступило в силу 01.04.2022. Документ мы подробно проанализировали в статье на стр. 11. А теперь хотим остановиться на важных процедурных моментах и оформлении документов. Рассказываем, как организовать и осуществить такой перевод в условиях отсутствия разъяснений со стороны уполномоченных госорганов, какие документы рекомендуем оформить в случае, если вам придется быть первопроходцем в данной сфере. Даем 14 образцов документов под различные ситуации. Разбираемся, как быть с внесением записей в трудовую книжку и с представлением отчетов по форме СЗВ-ТД при временном переводе к другому работодателю.

Кадровые процедуры с мобилизованными: замещение, перевод, увольнение

Поясняем, какие кадровые перестановки возможны для временного замещения мобилизованных на военную службу по призыву и приравненных к ним лиц. Отвечаем на вопросы, связанные с переводом и увольнением таких работников. Приводим образцы документов для разных ситуаций.

Оформляем и получаем телефонограмму

О направлении и приеме телефонограмм многие частные компании уже практически забыли. Однако на госслужбе этот вид деловых коммуникаций используют довольно активно, причем не только в общении между собой, но и с коммерческими организациями. Судебное делопроизводство также предполагает извещение участников судебных процессов при помощи телефонограмм (ч. 1 ст. 133 ГПК РФ, ч. 3 ст. 121 АПК РФ, ч. 1 ст. 96 КАС РФ). Рассказываем, что такое телефонограмма, что придает ей юридическую силу, как ее принять, зарегистрировать и сколько хранить.

Учимся переносить таблицу из Excel в Word

Не многие даже опытные пользователи Word знают, как переносить в документ таблицы, созданные в Excel. А сделать это можно несколькими способами: в виде рисунка, текстовой таблицы (которую можно доформатировать в Word) или с установкой связи между исходным объектом в Excel и транслируемым в Word. В последнем случае при изменении в Excel объект в Word будет синхронизироваться автоматически. Покажем на примерах, как это сделать.