Кадровикам нередко приходится вести журналы или реестры документов, где есть поля и графы таблиц, которые лучше заполнять не с клавиатуры, а выбирая вариант из заранее настроенного справочника. Рассказываем, как использовать эту функцию в Excel. Показываем, как создать простой выпадающий список, связанный список (когда его наполнение зависит от варианта, выбранного в другой ячейке), пополняемый список (удобен для справочника контрагентов, например, при организации мероприятий), список с удалением использованных элементов (удобен для графиков дежурств и др.).
Часто приходится вести журналы регистрации документов и другие реестры. Кто-то использует специализированное программное обеспечение (СЭД и др. системы), а кто-то делает это в доступном для всех MS Excel (всяко лучше, чем на бумаге). Предлагаем унифицировать вводимые в Excel данные при помощи списков. Некоторые поля имеют ограниченные варианты заполнения, для них лучше создать список и при заполнении журнала выбирать готовый вариант из него. Что это даст:
- ускорение процесса заполнения журнала;
- сокращается число ошибок;
- легче фильтровать и сортировать данные журнала.
В унификации заводимых данных вам пригодится такой инструмент, как «выпадающие списки». Начнем его изучение с тех возможностей, что доступны в MS Excel версии 2010, которая стоит на большинстве компьютеров. В более поздних версиях эти возможности сохранены и лишь немного расширены.
Как создать простой выпадающий список
Для удобства работы в файле Excel создадим 2 листа (Рисунок 1):
- на одном будем вести журнал регистрации (условно назовем его «Реестр»);
- на другом – создавать справочники, которыми будем пользоваться в журнале регистрации.
Рисунок 1. Два листа в файле Excel
На листе «Справочники» создадим список:
- просто набрав в столбик его элементы (на Рисунке 2 это ячейки А1-А3).
- выделяем этот список и открываем закладку «Формулы», нажимаем кнопку «Диспетчер имен»;
- в открывшемся диалоговом окне «Диспетчер имен» нажимаем «Создать...» («1» на Рисунке 3), после чего появится следующее окно «Создание имени». В нем в поле «Имя» можно ввести любое наименование списка, но оно не должно содержать пробелов и знаков препинания. Назовем наш первый список «Документы» и нажмем «ОК» («2» и «3» там же);
- созданный список сразу отобразится в диалоговом окне «Диспетчер имен» («4» на Рисунке 3).
Рисунок 2. Набор элементов будущего списка
Рисунок 3. Создание списка
Далее нам нужно указать ячейки, в которых мы хотим использовать данные созданного выпадающего списка. Мы будем применять его в ячейках листа «Реестр». Для этого нужно:
- выделить эти ячейки – например:
- можно кликнуть «мышкой» (как на Рисунке 4) на верхнюю ячейку А2 и дотянуть «мышку» вниз до ячейки А9 (в ячейке А1 потом будет наименование графы в «шапке» таблицы, а заполнять регистрационные данные в Реестре мы будем, начиная со 2-й строки), но в таком случае зона применения справочника будет ограничена этими 8 ячейками, потом ее надо будет отдельно удлинять вниз (например, копированием вниз строк с готовыми настройками и формулами);
- чтобы справочник был применим ко всем ячейкам столбца, можно кликнуть «мышкой» по его названию – столбец А, но в этом варианте свои минусы: работа файла будет притормаживать и вы не сможете создать нормальную «шапку» для таблицы, поэтому так лучше не делать;
- на закладке «Данные» кликнуть по кнопке «Проверка данных» и выбрать одноименную команду («2» на Рисунке 4);
- откроется диалоговое окно «Проверка вводимых значений», в котором нужно в поле «Тип данных:» выбрать вариант «Список», а в поле «Источник:» указать название созданного нами списка со знаком равенства «=» (см. «4» на Рисунке 4), нажать «ОК». Вуаля, наш список...
