Оформляем выпадающие списки в Excel

Часто приходится вести журналы регистрации документов и другие ре­естры. Кто-то использует специализированное программное обеспечение (СЭД и др. системы), а кто-то делает это в доступном для всех MS Excel (всяко лучше, чем на бумаге). Предлагаем унифицировать вводимые в Excel данные при помощи списков. Некоторые поля имеют ограниченные варианты заполнения, для них лучше создать список и при заполнении журнала выбирать готовый вариант из него. Что это даст:

• ускорение процесса заполнения журнала;
• сокращается число ошибок;
• легче фильтровать и сортировать данные журнала.

В унификации заводимых данных вам пригодится такой инструмент, как «выпадающие списки». Начнем его изучение с тех возможностей, что доступны в MS Excel версии 2010, которая стоит на большинстве компьютеров. В более поздних версиях эти возможности сохранены и лишь немного расширены.

Как создать простой выпадающий список

Для удобства работы в файле Excel создадим 2 листа (Рисунок 1):

• на одном будем вести журнал регистрации (условно назовем его «Реестр»);
• на другом – создавать справочники, которыми будем пользоваться в журнале регистрации.

На листе «Справочники» создадим список:

• просто набрав в столбик его элементы (на Рисунке 2 это ячейки А1-А3).
• выделяем этот список и открываем закладку «Формулы», нажимаем кнопку «Диспетчер имен»;
• в открывшемся диалоговом окне «Диспетчер имен» нажимаем «Создать...» («1» на Рисунке 3), после чего появится следующее окно «Создание имени». В нем в поле «Имя» можно ввести любое наименование списка, но оно не должно содержать пробелов и знаков препинания. Назовем наш первый список «Документы» и нажмем «ОК» («2» и «3» там же);
• созданный список сразу отобразится в диалоговом окне «Диспетчер имен» («4» на Рисунке 3).

Далее нам нужно указать ячейки, в которых мы хотим использовать данные созданного выпадающего списка. Мы будем применять его в ячейках листа «Реестр». Для этого нужно:

• выделить эти ячейки – например:
• можно кликнуть «мышкой» (как на Рисунке 4) на верхнюю ячейку А2 и дотянуть «мышку» вниз до ячейки А9 (в ячейке А1 потом будет наименование графы в «шапке» таблицы, а заполнять регистрационные данные в Реестре мы будем, начиная со 2-й строки), но в таком случае зона применения справочника будет ограничена этими 8 ячейками, потом ее надо будет отдельно удлинять вниз (например, копированием вниз строк с готовыми настройками и формулами);
• чтобы справочник был применим ко всем ячейкам столбца, можно кликнуть «мышкой» по его названию – столбец А, но в этом варианте свои минусы: работа файла будет притормаживать и вы не сможете создать нормальную «шапку» для таблицы, поэтому так лучше не делать;
• на закладке «Данные» кликнуть по кнопке «Проверка данных» и выбрать одноименную команду («2» на Рисунке 4);
• откроется диалоговое окно «Проверка вводимых значений», в котором нужно в поле «Тип данных:» выбрать вариант «Список», а в поле «Источник:» указать название созданного нами списка со знаком равенства «=» (см. «4» на Рисунке 4), нажать «ОК». Вуаля, наш список...