Top.Mail.Ru
Кадровикам нередко приходится вести журналы или реестры документов, где есть поля и графы таблиц, которые лучше заполнять не с клавиатуры, а выбирая вариант из заранее настроенного справочника. Рассказываем, как использовать эту функцию в Excel. Показываем, как создать простой выпадающий список, связанный список (когда его наполнение зависит от варианта, выбранного в другой ячейке), пополняемый список (удобен для справочника контрагентов, например, при организации мероприятий), список с удалением использованных элементов (удобен для графиков дежурств и др.).

Часто приходится вести журналы регистрации документов и другие ре­естры. Кто-то использует специализированное программное обеспечение (СЭД и др. системы), а кто-то делает это в доступном для всех MS Excel (всяко лучше, чем на бумаге). Предлагаем унифицировать вводимые в Excel данные при помощи списков. Некоторые поля имеют ограниченные варианты заполнения, для них лучше создать список и при заполнении журнала выбирать готовый вариант из него. Что это даст:

  • ускорение процесса заполнения журнала;
  • сокращается число ошибок;
  • легче фильтровать и сортировать данные журнала.

В унификации заводимых данных вам пригодится такой инструмент, как «выпадающие списки». Начнем его изучение с тех возможностей, что доступны в MS Excel версии 2010, которая стоит на большинстве компьютеров. В более поздних версиях эти возможности сохранены и лишь немного расширены.

Как создать простой выпадающий список

Для удобства работы в файле Excel создадим 2 листа (Рисунок 1):

  • на одном будем вести журнал регистрации (условно назовем его «Реестр»);
  • на другом – создавать справочники, которыми будем пользоваться в журнале регистрации.

Рисунок 1. Два листа в файле Excel

На листе «Справочники» создадим список:

  • просто набрав в столбик его элементы (на Рисунке 2 это ячейки А1-А3).
  • выделяем этот список и открываем закладку «Формулы», нажимаем кнопку «Диспетчер имен»;
  • в открывшемся диалоговом окне «Диспетчер имен» нажимаем «Создать...» («1» на Рисунке 3), после чего появится следующее окно «Создание имени». В нем в поле «Имя» можно ввести любое наименование списка, но оно не должно содержать пробелов и знаков препинания. Назовем наш первый список «Документы» и нажмем «ОК» («2» и «3» там же);
  • созданный список сразу отобразится в диалоговом окне «Диспетчер имен» («4» на Рисунке 3).

Рисунок 2. Набор элементов будущего списка

Рисунок 3. Создание списка

Далее нам нужно указать ячейки, в которых мы хотим использовать данные созданного выпадающего списка. Мы будем применять его в ячейках листа «Реестр». Для этого нужно:

  • выделить эти ячейки – например:
    • можно кликнуть «мышкой» (как на Рисунке 4) на верхнюю ячейку А2 и дотянуть «мышку» вниз до ячейки А9 (в ячейке А1 потом будет наименование графы в «шапке» таблицы, а заполнять регистрационные данные в Реестре мы будем, начиная со 2-й строки), но в таком случае зона применения справочника будет ограничена этими 8 ячейками, потом ее надо будет отдельно удлинять вниз (например, копированием вниз строк с готовыми настройками и формулами);
    • чтобы справочник был применим ко всем ячейкам столбца, можно кликнуть «мышкой» по его названию – столбец А, но в этом варианте свои минусы: работа файла будет притормаживать и вы не сможете создать нормальную «шапку» для таблицы, поэтому так лучше не делать;
  • на закладке «Данные» кликнуть по кнопке «Проверка данных» и выбрать одноименную команду («2» на Рисунке 4);
  • откроется диалоговое окно «Проверка вводимых значений», в котором нужно в поле «Тип данных:» выбрать вариант «Список», а в поле «Источник:» указать название созданного нами списка со знаком равенства «=» (см. «4» на Рисунке 4), нажать «ОК». Вуаля, наш список...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Временный перевод к другому работодателю в 2022 году: оформление документов

Временный перевод к другому работодателю в случае приостановки деятельности текущего – ​вынужденная мера, предложенная Правительством РФ в условиях внешнего санкционного давления на нашу страну. Постановление Правительства РФ от 30.03.2022 № 511 «Об особенностях правового регулирования трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений в 2022 году» вступило в силу 01.04.2022. Документ мы подробно проанализировали в статье на стр. 11. А теперь хотим остановиться на важных процедурных моментах и оформлении документов. Рассказываем, как организовать и осуществить такой перевод в условиях отсутствия разъяснений со стороны уполномоченных госорганов, какие документы рекомендуем оформить в случае, если вам придется быть первопроходцем в данной сфере. Даем 14 образцов документов под различные ситуации. Разбираемся, как быть с внесением записей в трудовую книжку и с представлением отчетов по форме СЗВ-ТД при временном переводе к другому работодателю.

Конструктор документов – ​новый бесплатный инструмент для читателей

На нашем сайте delo-press.ru появился новый полезный инструмент, сейчас им можно пользоваться бесплатно. Он уже содержит более двухсот образцов полностью оформленных документов под различные ситуации (далее его будем постоянно пополнять). Каждый документ сопровождается подборкой статей и ответов на вопросы, разъясняющих особенности его составления. Документы можно скачать себе на компьютер, открыть в Word и изменить в них данные на свои. Документы, сделанные при помощи такого Конструктора, корректны с точки зрения делопроизводственных правил оформления и содержат юридически выверенные формулировки. И пусть грамотных документов в вашей организации станет больше! А ваших усилий для этого потребуется меньше!

Автоматическая чистка текста в MS Word

Читайте об удобной функции автоматического исправления текста в MS Word. Рассказываем, как избавиться от лишних пробелов и табуляторов, привести в порядок абзацные отступы, заменить буквы, слова или фразы на корректные. Например, добавив отсутствующую должность или заменив устаревшую организационно-правовую форму организации «ЗАО» на актуальное «АО» и т. д. На примерах показываем, какие настройки Word для этого удобно использовать, в каком порядке лучше действовать (например, оценивать каждый найденный элемент на целесообразность его замены на вашу заготовку либо менять все за один раз).

Функция проверки орфографии и грамматики в MS Word 2016

Любой специалист, работающий на компьютере с текстами, знает, что ошибки в документах случаются даже у самых грамотных. Спешка, невнимательность или большой объем работы могут привести к неприятным последствиям в подготавливаемом на подпись приказе или другом кадровом документе. В прошлом номере мы рассказывали, как на ошибки реагирует суд. А сейчас поговорим о функции правописания в Word, использование которой займет немного времени, но избавит от самых неприятных ошибок в тексте документа. Узнаете, как пользоваться функцией проверки орфографии и грамматики в автоматическом и ручном режиме, какие настройки можно сделать, чтобы облегчить себе работу в Word.

Временный перевод к другому работодателю в 2022 году: оформление документов

Временный перевод к другому работодателю в случае приостановки деятельности текущего – ​вынужденная мера, предложенная Правительством РФ в условиях внешнего санкционного давления на нашу страну. Постановление Правительства РФ от 30.03.2022 № 511 «Об особенностях правового регулирования трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений в 2022 году» вступило в силу 01.04.2022. Документ мы подробно проанализировали в статье на стр. 11. А теперь хотим остановиться на важных процедурных моментах и оформлении документов. Рассказываем, как организовать и осуществить такой перевод в условиях отсутствия разъяснений со стороны уполномоченных госорганов, какие документы рекомендуем оформить в случае, если вам придется быть первопроходцем в данной сфере. Даем 14 образцов документов под различные ситуации. Разбираемся, как быть с внесением записей в трудовую книжку и с представлением отчетов по форме СЗВ-ТД при временном переводе к другому работодателю.

Учимся использовать режим «Рецензирование» в MS Word

Сотрудникам отдела кадров часто приходится разрабатывать и согласовывать проекты кадровых документов. В MS Word для этого есть удобный режим «Рецензирование», который автоматически фиксирует каждую правку (вставку, удаление, перемещение и форматирование текста). К тому же группа лиц, работающая над документом, может оставлять комментарии-примечания. Показываем, как управлять отображением правок, чтобы можно было посмотреть исходный документ, его же со всеми исправлениями, итоговый измененный документ и его же с исправлениями. Также разъясняем, где посмотреть автора изменений, как распечатать исходный и окончательный варианты текста. Научим защищать документ от редактирования и устанавливать ограничения на внесение изменений.

Графики сменности и работ: на что обратить внимание

При каком режиме работы необходимо составлять графики сменности? А когда можно обойтись графиком работ? Какие требования закона при их утверждении следует учесть? Каков порядок ознакомления? На что будут обращать внимание контролеры, проверяя графики? Можно ли включать в них переработки или недоработки? В каких случаях необходимо предусмотреть сокращенную ­продолжительность рабочего дня (смены)? Как вносить в график изменения?

Автоматическая чистка текста в MS Word

Читайте об удобной функции автоматического исправления текста в MS Word. Рассказываем, как избавиться от лишних пробелов и табуляторов, привести в порядок абзацные отступы, заменить буквы, слова или фразы на корректные. Например, добавив отсутствующую должность или заменив устаревшую организационно-правовую форму организации «ЗАО» на актуальное «АО» и т. д. На примерах показываем, какие настройки Word для этого удобно использовать, в каком порядке лучше действовать (например, оценивать каждый найденный элемент на целесообразность его замены на вашу заготовку либо менять все за один раз).