Top.Mail.Ru

Функция проверки орфографии и грамматики в MS Word 2016

Любой специалист, работающий на компьютере с текстами, знает, что ошибки в документах случаются даже у самых грамотных. Спешка, невнимательность или большой объем работы могут привести к неприятным последствиям в подготавливаемом на подпись приказе или другом кадровом документе. В прошлом номере мы рассказывали, как на ошибки реагирует суд. А сейчас поговорим о функции правописания в Word, использование которой займет немного времени, но избавит от самых неприятных ошибок в тексте документа. Узнаете, как пользоваться функцией проверки орфографии и грамматики в автоматическом и ручном режиме, какие настройки можно сделать, чтобы облегчить себе работу в Word.

Автоматическая проверка

MS Word по умолчанию «подчеркивает» красной линией слова, которые он считает ошибочными. Если нажать по такому подчеркнутому слову правой кнопкой мыши, то в открывшемся контекстном меню можно увидеть варианты исправления ошибки, которые предлагает MS Word (см. «!» на Рисунке 1). Однако бывает так, что альтернатив нет («!» на Рисунке 2).

Рисунок 1

Рисунок 2

Если вы точно знаете, что то или иное слово, опознаваемое программой MS Word как ошибка, вы будете неоднократно использовать и вы уверены в его корректности, то стоит добавить его в словарь с помощью соответствующей команды в контекстном меню (отмечена «2» на Рисунках 1 и 2). Никаких дополнительных действий для этого не требуется: просто правой кнопкой мыши щелкаем по слову и затем по команде «Добавить в словарь», на этом все. Слово добавлено в словарь и программа больше не подчеркивает его красной линией. В других вордовских файлах оно теперь тоже будет считаться корректным.

Избавиться от подчеркивания можно еще одним способом: с помощью команды «Пропустить все» («1» на Рисунках 1 и 2). Тогда данное слово больше не будет выделяться как ошибка только в текущем файле.

Зачем пополнять словарь? Дело в том, что MS Word не всегда «понимает» фамилии, имена, географические названия, специфические термины...

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Как создать «умный» бланк документа в MS Word

«Умный» бланк документа, созданный при помощи шаблонов документов в MS Word версии 2010 и 2016, облегчит работу кадровику. Он поможет оптимизировать работу с документами, включая подготовку и оформление. Не нужно вспоминать правила оформления реквизитов, подглядывать в старые документы или в ГОСТ. Бланк позволит закрепить зоны расположения реквизитов; задать им форматирование; заложить подсказки и примеры оформления реквизитов в сам бланк; защитить от редактирования неизменные реквизиты и от удаления исполнителями обязательные реквизиты документа; задать правильную нумерацию страниц; включить закладки для определения координат отметки об электронной подписи и штампа с датой и регистрационным номером документа, присваиваемых в СЭД. Покажем на примере письма. Но эти рекомендации можно использовать и для уведомления, требования, приказа и пр.

Кадровые процедуры с мобилизованными: замещение, перевод, увольнение

Поясняем, какие кадровые перестановки возможны для временного замещения мобилизованных на военную службу по призыву и приравненных к ним лиц. Отвечаем на вопросы, связанные с переводом и увольнением таких работников. Приводим образцы документов для разных ситуаций.

Оформляем и получаем телефонограмму

О направлении и приеме телефонограмм многие частные компании уже практически забыли. Однако на госслужбе этот вид деловых коммуникаций используют довольно активно, причем не только в общении между собой, но и с коммерческими организациями. Судебное делопроизводство также предполагает извещение участников судебных процессов при помощи телефонограмм (ч. 1 ст. 133 ГПК РФ, ч. 3 ст. 121 АПК РФ, ч. 1 ст. 96 КАС РФ). Рассказываем, что такое телефонограмма, что придает ей юридическую силу, как ее принять, зарегистрировать и сколько хранить.

Возможности программы «МойОфис.Текст»

Импортозамещение затронуло многие сферы, в том числе и программное обеспечение. В связи с тем, что Microsoft ушел из России, закрыв доступ оте­чественным корпоративным заказчикам к обновлению программного обеспечения (ПО) и получению новых программных продуктов, многие компании стали переходить на отечественное ПО. Знакомим вас с российским аналогом MS Word – ​«МойОфис.Текст». Рассказываем, где скачать программу, для кого она будет платной. Показываем, как ей пользоваться на примере распространенных функций – ​как создать и отформатировать служебное письмо, сохранить файл, скачать бесплатные шрифты и пр.

Временный перевод к другому работодателю в 2022 году: оформление документов

Временный перевод к другому работодателю в случае приостановки деятельности текущего – ​вынужденная мера, предложенная Правительством РФ в условиях внешнего санкционного давления на нашу страну. Постановление Правительства РФ от 30.03.2022 № 511 «Об особенностях правового регулирования трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений в 2022 году» вступило в силу 01.04.2022. Документ мы подробно проанализировали в статье на стр. 11. А теперь хотим остановиться на важных процедурных моментах и оформлении документов. Рассказываем, как организовать и осуществить такой перевод в условиях отсутствия разъяснений со стороны уполномоченных госорганов, какие документы рекомендуем оформить в случае, если вам придется быть первопроходцем в данной сфере. Даем 14 образцов документов под различные ситуации. Разбираемся, как быть с внесением записей в трудовую книжку и с представлением отчетов по форме СЗВ-ТД при временном переводе к другому работодателю.

Оформляем и получаем телефонограмму

О направлении и приеме телефонограмм многие частные компании уже практически забыли. Однако на госслужбе этот вид деловых коммуникаций используют довольно активно, причем не только в общении между собой, но и с коммерческими организациями. Судебное делопроизводство также предполагает извещение участников судебных процессов при помощи телефонограмм (ч. 1 ст. 133 ГПК РФ, ч. 3 ст. 121 АПК РФ, ч. 1 ст. 96 КАС РФ). Рассказываем, что такое телефонограмма, что придает ей юридическую силу, как ее принять, зарегистрировать и сколько хранить.

Учимся использовать режим «Рецензирование» в MS Word

Сотрудникам отдела кадров часто приходится разрабатывать и согласовывать проекты кадровых документов. В MS Word для этого есть удобный режим «Рецензирование», который автоматически фиксирует каждую правку (вставку, удаление, перемещение и форматирование текста). К тому же группа лиц, работающая над документом, может оставлять комментарии-примечания. Показываем, как управлять отображением правок, чтобы можно было посмотреть исходный документ, его же со всеми исправлениями, итоговый измененный документ и его же с исправлениями. Также разъясняем, где посмотреть автора изменений, как распечатать исходный и окончательный варианты текста. Научим защищать документ от редактирования и устанавливать ограничения на внесение изменений.

Кадровые процедуры с мобилизованными: замещение, перевод, увольнение

Поясняем, какие кадровые перестановки возможны для временного замещения мобилизованных на военную службу по призыву и приравненных к ним лиц. Отвечаем на вопросы, связанные с переводом и увольнением таких работников. Приводим образцы документов для разных ситуаций.