Top.Mail.Ru
Читайте об удобной функции автоматического исправления текста в MS Word. Рассказываем, как избавиться от лишних пробелов и табуляторов, привести в порядок абзацные отступы, заменить буквы, слова или фразы на корректные. Например, добавив отсутствующую должность или заменив устаревшую организационно-правовую форму организации «ЗАО» на актуальное «АО» и т. д. На примерах показываем, какие настройки Word для этого удобно использовать, в каком порядке лучше действовать (например, оценивать каждый найденный элемент на целесообразность его замены на вашу заготовку либо менять все за один раз).

В программе MS Word есть удобные инструменты для быстрого поиска однотипных слов, фраз, знаков и их автоматической замены на другие слова, фразы, знаки. Это позволяет быстро вычищать длинные тексты от замеченных вами однотипных ошибок форматирования и содержания. Причем вы можете производить такую замену, что называется, «не глядя». А можете просматривать каждый найденный «косяк» и решать, где исправлять, а где оставить как было.

Для начала давайте посмотрим, как можно быстро искать рассыпанные по тексту «косяки».

Поиск и замена

Начиная с версии MS Word 2010, команды «Найти», «Заменить» или только «Выделить» представлены в группе «Редактирование» на закладке «Главная» (Рисунок 1). Кликнув мышкой по любой из этих команд (текст предварительно выделять не нужно), вы вызовете диалоговое окно с соответствующим набором опций.

Диалоговое окно команды «Найти и заменить» состоит из 3 закладок (см. рисунок в Примере 1).

Хотя есть и более быстрый способ открытия диалоговых окон и выполнения команд – использование быстрых клавиш:

  • Ctrl+F 1 – команда «Найти» отправляет вас в область «Навигация»;
  • Ctrl+H – команда «Заменить» выводит диалоговое окно «Найти и заменить», показанное в Примере 1;
  • Ctrl+G – перейти на другой найденный фрагмент.

Рисунок 1. Группа команд «Редактирование» в верхнем меню MS Word

Пример 1

Допустим, вы получили длинный документ (регламент, инструкцию или приложение к договору) на окончательное оформление после его разработки (согласования) группой специалистов. А у каждого из них был свой «стиль», поэтому в полученном документе вы видите «смешение стилей», которое и надо «причесать».

Например, кто-то писал букву «ё», а кто-то заменял ее в словах на «е». Вы могли бы не вычитывать внимательно весь текст, когда заметили этот казус, а автоматически заменить все оставшиеся буквы «ё» на «е», но в фамилиях такую замену делать не стоит – это будет недопустимое искажение.

Вызываете диалоговое окно «Найти и заменить» любым из описанных выше способов и переходите на закладку «Заменить»:

Если вы уверены, что Ф.И.О. с буквой «ё» в документе нет, то запускайте автоматическую замену:

  • в поле «Найти:» пишете букву «ё»;
  • в поле «Заменить на:» – букву «е»;
  • нажимаете экранную кнопку «Заменить все».

Если все же хотите глянуть на контекст, в котором присутствует каждая буква «ё», чтобы решить, где делать замену, а где оставить букву «ё», то действовать надо так:

  • в полях «Найти:» и «Заменить на:» пишете все те же буквы;
  • но нажимаете кнопку «Найти далее», а глянув на найденное программой:
    • нажимаете «Заменить» (если хотите заменить «ё» на «е») либо
    • «Найти далее» (если оставляете в живых букву «ё» и хотите посмотреть на следующий фрагмент текста «с ней в главной роли»).

Крайняя правая кнопка диалогового окна просто закрывает его. Она в зависимости от ранее проделанных команд может именоваться «Отмена» (как на рисунке выше) или «Закрыть».

Поэтому если вы захотите отказаться от последней сделанной корректировки, то сделать это можно стрелочкой в верхнем левом углу экрана или сочетанием клавиш Ctrl+Z.

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Год издания и срок хранения документов по личному составу

Закон об архивном деле установил сроки хранения документов по личному составу с учетом хронологического признака. Завершенные делопроизводством до 2003 года документы следует хранить 75 лет, а завершенные после 2003 года – ​50 лет. Как не ошибиться с определением срока документа? Есть ли документы, на которые это правило не распространяется? Что означают «запретные даты»? И какие периоды подпадают под них? За какие годы уничтожать документы не следует? Когда кадровый документ будет считаться завершенным делопроизводством? Дадим ответы на эти и другие практические вопросы.

Временный перевод к другому работодателю в 2022 году: оформление документов

Временный перевод к другому работодателю в случае приостановки деятельности текущего – ​вынужденная мера, предложенная Правительством РФ в условиях внешнего санкционного давления на нашу страну. Постановление Правительства РФ от 30.03.2022 № 511 «Об особенностях правового регулирования трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений в 2022 году» вступило в силу 01.04.2022. Документ мы подробно проанализировали в статье на стр. 11. А теперь хотим остановиться на важных процедурных моментах и оформлении документов. Рассказываем, как организовать и осуществить такой перевод в условиях отсутствия разъяснений со стороны уполномоченных госорганов, какие документы рекомендуем оформить в случае, если вам придется быть первопроходцем в данной сфере. Даем 14 образцов документов под различные ситуации. Разбираемся, как быть с внесением записей в трудовую книжку и с представлением отчетов по форме СЗВ-ТД при временном переводе к другому работодателю.

Вводим электронный кадровый документооборот

С конца прошлого года работодатели могут полноценно переходить на электронный кадровый документооборот (ЭКДО / КЭДО) с работниками без необходимости дублирования документов на бумаге. Ранее мы давали алгоритм внедрения электронного документооборота на цифровой платформе «Работа в России» (№ 2’ 2022). Теперь же покажем образцы обязательных для оформления документов в случае использования собственной информационной системы. Расскажем, как создать рабочую группу и разработать план перехода на КЭДО, что включить в обязательные ЛНА и соглашение об использовании усиленной неквалифицированной электронной подписи.

Оформляем выпадающие списки в Excel

Кадровикам нередко приходится вести журналы или реестры документов, где есть поля и графы таблиц, которые лучше заполнять не с клавиатуры, а выбирая вариант из заранее настроенного справочника. Рассказываем, как использовать эту функцию в Excel. Показываем, как создать простой выпадающий список, связанный список (когда его наполнение зависит от варианта, выбранного в другой ячейке), пополняемый список (удобен для справочника контрагентов, например, при организации мероприятий), список с удалением использованных элементов (удобен для графиков дежурств и др.).

Внутренние переводы: оформляем правильно

Любое предприятие время от времени сталкивается с ситуацией, когда работнику требуется изменить его трудовую функцию либо структурное подразделение. Причины этого различны: как собственная просьба сотрудников, так и состояние здоровья гражданина, сокращение штата, чрезвычайные обстоятельства и т. Д. Вместе с тем в наше время не является редкостью переезд работника вместе с работодателем в другую местность. Как правило, указанные операции проводят посредством перевода сотрудников на другую работу. Переводы могут быть как временные, так и постоянные, по инициативе работника и работодателя, с согласия работника и без. При этом в зависимости от вида и причины перевода различается порядок их оформления.

Как изменится оформление документов по новому ГОСТ

С 1 июля вступил в силу новый ГОСТ с требованиями к оформлению документов. Выясним, как изменились состав реквизитов на приказах и их оформление. В частности: инициалов имени и отчества при адресации документа должностному лицу; адресов электронной почты или номеров телефона / факса в реквизите «адрес»; этикетных фраз; отметок о приложении; реквизита «подпись» при подписании документа лицом, исполняющим обязанности, а также заверении копии документа.

Как оформить приказ по новому ГОСТ

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – ​в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрено документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объясняем, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показываем, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.

Особенности работы лиц, имеющих детей до трех лет

Одно из направлений социальной политики нашего государства – разработка мер не только по повышению рождаемости, но и по увеличению занятости лиц, осуществляющих уход за детьми. Приветствуя инициативы предприятий по улучшению условий труда работающих мам, законодатель, не рассчитывая на всеобщую сознательность, устанавливает обязательный для всех работодателей минимум льгот и гарантий, предоставляемых данной категории работников. Из нашей статьи вы узнаете об особенностях режима работы и времени отдыха сотрудниц, имеющих детей до трех лет, о том, к каким работам они не могут привлекаться и как должны быть организованы и оплачены перерывы для кормления ребенка, о том, какие документы следует оформлять в этих и других ситуациях.