Top.Mail.Ru
Читайте об удобной функции автоматического исправления текста в MS Word. Рассказываем, как избавиться от лишних пробелов и табуляторов, привести в порядок абзацные отступы, заменить буквы, слова или фразы на корректные. Например, добавив отсутствующую должность или заменив устаревшую организационно-правовую форму организации «ЗАО» на актуальное «АО» и т. д. На примерах показываем, какие настройки Word для этого удобно использовать, в каком порядке лучше действовать (например, оценивать каждый найденный элемент на целесообразность его замены на вашу заготовку либо менять все за один раз).

В программе MS Word есть удобные инструменты для быстрого поиска однотипных слов, фраз, знаков и их автоматической замены на другие слова, фразы, знаки. Это позволяет быстро вычищать длинные тексты от замеченных вами однотипных ошибок форматирования и содержания. Причем вы можете производить такую замену, что называется, «не глядя». А можете просматривать каждый найденный «косяк» и решать, где исправлять, а где оставить как было.

Для начала давайте посмотрим, как можно быстро искать рассыпанные по тексту «косяки».

Поиск и замена

Начиная с версии MS Word 2010, команды «Найти», «Заменить» или только «Выделить» представлены в группе «Редактирование» на закладке «Главная» (Рисунок 1). Кликнув мышкой по любой из этих команд (текст предварительно выделять не нужно), вы вызовете диалоговое окно с соответствующим набором опций.

Диалоговое окно команды «Найти и заменить» состоит из 3 закладок (см. рисунок в Примере 1).

Хотя есть и более быстрый способ открытия диалоговых окон и выполнения команд – использование быстрых клавиш:

  • Ctrl+F 1 – команда «Найти» отправляет вас в область «Навигация»;
  • Ctrl+H – команда «Заменить» выводит диалоговое окно «Найти и заменить», показанное в Примере 1;
  • Ctrl+G – перейти на другой найденный фрагмент.

Рисунок 1. Группа команд «Редактирование» в верхнем меню MS Word

Пример 1

Допустим, вы получили длинный документ (регламент, инструкцию или приложение к договору) на окончательное оформление после его разработки (согласования) группой специалистов. А у каждого из них был свой «стиль», поэтому в полученном документе вы видите «смешение стилей», которое и надо «причесать».

Например, кто-то писал букву «ё», а кто-то заменял ее в словах на «е». Вы могли бы не вычитывать внимательно весь текст, когда заметили этот казус, а автоматически заменить все оставшиеся буквы «ё» на «е», но в фамилиях такую замену делать не стоит – это будет недопустимое искажение.

Вызываете диалоговое окно «Найти и заменить» любым из описанных выше способов и переходите на закладку «Заменить»:

Если вы уверены, что Ф.И.О. с буквой «ё» в документе нет, то запускайте автоматическую замену:

  • в поле «Найти:» пишете букву «ё»;
  • в поле «Заменить на:» – букву «е»;
  • нажимаете экранную кнопку «Заменить все».

Если все же хотите глянуть на контекст, в котором присутствует каждая буква «ё», чтобы решить, где делать замену, а где оставить букву «ё», то действовать надо так:

  • в полях «Найти:» и «Заменить на:» пишете все те же буквы;
  • но нажимаете кнопку «Найти далее», а глянув на найденное программой:
    • нажимаете «Заменить» (если хотите заменить «ё» на «е») либо
    • «Найти далее» (если оставляете в живых букву «ё» и хотите посмотреть на следующий фрагмент текста «с ней в главной роли»).

Крайняя правая кнопка диалогового окна просто закрывает его. Она в зависимости от ранее проделанных команд может именоваться «Отмена» (как на рисунке выше) или «Закрыть».

Поэтому если вы захотите отказаться от последней сделанной корректировки, то сделать это можно стрелочкой в верхнем левом углу экрана или сочетанием клавиш Ctrl+Z.

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Проблемная трудовая книжка при трудоустройстве

Рассматриваем проблемные вопросы, связанные с трудовыми книжками при приеме на работу. Например, когда у кандидата оказываются на руках две и более трудовые книжки или совсем нет книжки, хотя она должна у него быть; если при приеме на работу сотруднику завели новую трудовую книжку в связи с утерей старой, а спустя месяц он нашел прежнюю. Даем образцы документов, которые понадобятся, чтобы выправить ситуацию: заявлений от работника с информацией, какую из своих нескольких трудовых книжек он просит работодателя вести, какой страховой стаж учитывать и где будет храниться другая трудовая книжка, об оформлении новой трудовой книжки взамен утерянной, о нахождении им трудовой книжки с просьбой принять ее к ведению и хранению, а также приказа о приеме работодателем найденной работником трудовой книжки, фрагмента книги (журнала) по учету движения трудовых книжек с записью о замене сведений о трудовой книжке, уничтожении ранее оформленной новой трудовой книжки.

Изменение, отмена, аннулирование кадровых приказов и соглашений

Рассказываем, что должно быть в приказе и как можно его изменить или отменить. Что должен включать корректирующий приказ. Поясняем, в чем разница между признанием приказа утратившим силу и его аннулированием. В каких случаях формулировка приказа должна включать прямое указание на отмену им другого приказа. Разбираем на конкретных примерах, когда возможно аннулирование трудового договора и издание приказа об этом. Даем рекомендации, как оформить изменение приказа о приеме на работу и каким образом отменить приказ об увольнении по соглашению сторон. Узнаете и об отмене приказа об увольнении по решению суда. Получите готовые образцы разных приказов и соглашений, а также отдельные формулировки для них, которые понадобятся в сложных ситуациях.

Как составить справку для работника

Рассказываем о справках, которые могут составляться в организации (как внутренние, так и внешние). Разбираем порядок оформления информационных справок и справок по личному составу. Показываем обязательные и факультативные реквизиты. Приводим образцы справок, в том числе о факте работы, среднем ежемесячном доходе работника, факте предоставления отпуска.

Заполнение ЕФС-1 для кадровика

С 2023 года в жизнь кадровых и бухгалтерских служб вошел новый отчет «Сведения для ведения индивидуального (персонифицированного) учета и сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (ЕФС-1)». За прошедшее время накопились вопросы, связанные с его оформлением. Рассказываем, когда кадровику нужно заполнять ЕФС-1 и на какие разделы обратить особое внимание. Приводим 14 примеров заполнения документа для различных ситуаций, связанных с кадровыми мероприятиями.

Внутренние переводы: оформляем правильно

Любое предприятие время от времени сталкивается с ситуацией, когда работнику требуется изменить его трудовую функцию либо структурное подразделение. Причины этого различны: как собственная просьба сотрудников, так и состояние здоровья гражданина, сокращение штата, чрезвычайные обстоятельства и т. Д. Вместе с тем в наше время не является редкостью переезд работника вместе с работодателем в другую местность. Как правило, указанные операции проводят посредством перевода сотрудников на другую работу. Переводы могут быть как временные, так и постоянные, по инициативе работника и работодателя, с согласия работника и без. При этом в зависимости от вида и причины перевода различается порядок их оформления.

Как вносить изменения в приказы и приложения к ним: инструкция для кадровика

На практике нередко возникает необходимость внести изменения в действующий документ организации – приказ или утвержденный им документ. На примерах покажем, как это лучше сделать, какие формулировки использовать, когда целесообразнее утвердить правки, а когда документ в новой редакции.

Как оформить приказ по новому ГОСТ

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – ​в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрено документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объясняем, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показываем, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.

Особенности работы лиц, имеющих детей до трех лет

Одно из направлений социальной политики нашего государства – разработка мер не только по повышению рождаемости, но и по увеличению занятости лиц, осуществляющих уход за детьми. Приветствуя инициативы предприятий по улучшению условий труда работающих мам, законодатель, не рассчитывая на всеобщую сознательность, устанавливает обязательный для всех работодателей минимум льгот и гарантий, предоставляемых данной категории работников. Из нашей статьи вы узнаете об особенностях режима работы и времени отдыха сотрудниц, имеющих детей до трех лет, о том, к каким работам они не могут привлекаться и как должны быть организованы и оплачены перерывы для кормления ребенка, о том, какие документы следует оформлять в этих и других ситуациях.