В предыдущей части статьи мы рассмотрели особенности «трудных» писем: претензий, извинений, требований, просьб и отказов. А сейчас давайте обратимся к универсальным принципам создания деловых посланий. Обычно мы создаем письмо, имея общее представление о том, что хотим сказать, и подбирая слова по ходу. Такой подход не совсем удачен, и нередко результат оказывается не таким, как нам хотелось бы. Если вы хотите писать эффективные деловые сообщения, «бьющие точно в цель», и делать это быстро – используйте приемы, предложенные в данной статье.
Как правило, письмо начинают писать с того, что… начинают писать письмо. Это неверно. Прежде чем браться за клавиатуру или ручку, определите самое главное: какова цель вашего сообщения. Или, другими словами, что в идеале должен сделать получатель, прочитав письмо:
От грамотной формулировки цели зависит результат. Между «проинформировать клиента о спецпредложении» и «сделать так, чтобы клиент воспользовался спецпредложением» разница весьма велика.
«Целью делового письма может быть и напоминание. Вот совершенно типичная ситуация: человек увидел рекламное сообщение и записался на тренинг, то есть сказал «хочу» и ясно выразил свое намерение. Проходит два или три дня, наступает дата начала, а от него нет никаких известий. Случилось что-то серьезное? Может быть, передумал? Или просто забыл? Вот и приходится писать письма.
Другое дело, что у меня все клиенты – частные лица, и среди них нет «особо важных персон». Поэтому свои деловые письма я пишу обычным языком, близким к разговорному. Конечно, в них не встречаются обороты «как следует из вышесказанного и нижепропущенного». Напротив, я говорю кратко и ясно. Это я могу себе позволить».
Средства также будут зависеть от цели. Представьте, что у вашего ключевого клиента подходит срок расчета за очередную партию товара. Вы беспокоитесь, что оплата может не прийти вовремя, и решаете тактично напомнить о сроках.
Еще одна ситуация: другой клиент, бравший товар в рассрочку, превысил все мыслимые и немыслимые сроки. Вы пишите письмо с очередным требованием рассчитаться за товар. Нетрудно догадаться, что хотя эти два письма будут схожи по форме, тон послания, язык изложения и аргументы будут разными.
Чтобы письмо достигло цели и привело к нужному вам результату, сделайте текст максимально понятным для получателя. Достигается это главным образом за счет логичного построения текста и «правильного» языка. О языке написания деловой корреспонденции мы поговорили в прошлой статье. Сейчас давайте подробнее остановимся на структуре и аргументации.
«Часто просьбы, изложенные в письме, не удовлетворяются не потому, что адресат вас игнорирует, а потому, что человек и рад бы с вами сотрудничать, но из письма не понятно, что конкретно и к какой дате нужно сделать.
Если вам кажется, что вы сформулировали свою просьбу достаточно корректно, попросите кого-то из друзей или коллег прочитать ваше письмо и сказать вам, что конкретно вы просите сделать вашего адресата. Если «тестер» выдает вам верную информацию, это деловое письмо можно отсылать».
Существует несколько...
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
О том, кто такой хам, в каких формах встречается хамство (уделяем внимание офисному хамству), всегда ли это прямые оскорбления оппонента, каковы причины хамства и почему на практике приходится встречаться не только с регулярным хамством, но и случайным. Даем советы: какой прием может положить конец хамскому поведению коллеги, что не стоит делать для нейтрализации хама, какие меры дисциплинарного характера можно применить.
Что такое мастермайнд? Для чего он может пригодиться организации? Каковы подводные камни в проведении мастермайнда? Кто может быть модератором и в чем его роль? Какова должна быть структура мастермайнда, чтобы это было эффективно для участников? Отвечаем на эти и связанные с ними вопросы, объясняем, как мастермайнд помогает сотрудникам лучше коммуницировать друг с другом, расти в компании и повышать эффективность трудового процесса. Даем советы модераторам по ведению мастермайнд-групп, особенно в конце весны, когда погода располагает к активностям на улице, где можно запланировать мастермайнд.
С распространением онлайн-собеседований работодатели встали перед дилеммой: продолжать ли практику очных собеседований или можно от них отказаться, полностью перейдя на дистанционный формат? Чтобы помочь ответить на этот вопрос, разбираем плюсы (выгоды) и минусы (риски) проведения онлайн-собеседований.
Автор делится опытом ведения базы подарков, куда вносятся все лица, которым вручаются подарки от организации, а также их предпочтения и презенты, которые были вручены ранее. Рассказывает, когда лучше закупать подарки и в каком количестве, как доставлять подарки, контролировать этот процесс, дарить онлайн-сертификаты.
Чаще всего именно на кадровую службу возлагают обязанность составить рекомендательное письмо. О том, как правильно его написать, что предусмотреть в тексте, откуда можно позаимствовать фразы и какие именно, узнаете из статьи нашего автора.
Тренинг общения необходим не только тем сотрудникам, которые в силу профессии пересекаются с клиентами, но и тем, кому часто приходится общаться с коллегами. О том, как провести тренинг собственными силами, на что обратить внимание во время обучения, как установить контакт, заставить слушателей воспринимать информацию и правильно выражать свои чувства, а также закрепить новые навыки и грамотно отчитаться перед начальством о результатах тренинга – и пойдет речь в статье.
Один из ключевых капиталов компании – ее сотрудники. Тем более сейчас, когда на рынке труда разворачиваются бои за квалифицированных и мотивированных специалистов. Понять, кто именно подходит вам, как удержать нужного сотрудника, помочь ему двигаться вперед, поможет грамотная оценка компетенций. Поделимся наработками компании и расскажем, как выстраивали этот процесс.
В целях эффективного функционирования каждый работодатель желает, чтобы в его компании были только сотрудники с необходимыми компетенциями. Но что такое «компетенции работника»? Как их проверить (именно с точки зрения законодательства) и зафиксировать результаты (чтобы, например, в случае недостаточности компетенций сотрудника можно было уволить или же, наоборот, обоснованно повысить ему заработную плату)? Ответим на эти вопросы с помощью наглядных примеров из судебной практики. Среди прочего уделим внимание таким доступным работодателям инструментам, как установление испытательного срока и проведение аттестации. Про иные методы оценки компетенций тоже расскажем.
Оформить подписку на журнал
«Кадровая служба и управление персоналом предприятия»
можно в любом отделении почты:
