Если компания решила в оценке персонала использовать тесты, рекомендуем привлекать к их созданию не только сотрудников отдела кадров, но и других подразделений – маркетологов, программистов, специалистов производственных отделов. Таким образом, служба персонала получит качественный инструментарий для оценки при профотборе, аттестации, отборе в кадровый резерв и для иных подобных целей. Автор делится практическим опытом технологии создания тестовых методик. Рассказывает о плюсах и минусах подобной оценки сотрудников, на что обратить внимание, разрабатывая задания, и пр.
Один из распространенных инструментов при проведении оценки – тестирование. Тесты применяются не только в корпоративном обучении. Их широко используют в системе образования для оценки знаний (школьников, учащихся языковых и других курсов и пр.). Можно спорить об эффективности тестов, но с помощью них проверяют компетентность будущих водителей, определяют уровень подготовки выпускников и абитуриентов и оценивают специалистов различных профессиональных областей.
Плюсы и минусы тестирования
Чем хороши тесты? Положительные особенности тестовых методик таковы:
1. Экономия времени. Сколько занимает обычный устный профессиональный экзамен или собеседование? Для каждой должности и для каждого случая (аттестация, подбор персонала, внеплановая оценка) по-разному, но, допустим, не менее 20 минут. Цифра, конечно, условна. Но примерно за это время можно проверить сотни и даже тысячи людей, если использовать процедуру тестирования на компьютере. Время – самый ценный ресурс. Как писал К. Маркс: «Всякая экономия в конечном счете сводится к экономии времени».
2. Исключение субъективного фактора. Каждый понимает, что оценка сильно зависит от конкретного преподавателя. Недаром на экзамены принято одеваться как можно наряднее, а во многих учебных заведениях существует традиция приносить для экзаменаторов подарки. Все это для того, чтобы вызвать симпатию и снисхождение. Распространенный феномен любимчиков и нелюбимчиков говорит о том, что субъективный фактор имеет определяющее значение в оценке. Собственно, и процедура ЕГЭ в образовании (она, как известно, основана на тестах) была введена для того, чтобы учащиеся имели равные права при поступлении в высшие и средние специальные учебные заведения. К тому же одинаковые для всей страны тесты позволяют оценить не только ученика, но и эффективность образовательного учреждения.
У руководителей тоже есть свои фавориты, которые имеют преимущества в карьерном росте. Такие сотрудники получают более высокие разряды, категории и должности, хотя и не имеют соответствующей квалификации. Чтобы этого не было, нужны независимые инструменты оценки. Процедура тестирования на предприятии сводит к минимуму личные пристрастия. Правда, конечно, можно заранее узнать правильные ответы и дать нужному человеку шпаргалку. Но для таких случаев существуют различные антихакерские приемы.
3. Снижение требований к специалисту по оценке. Тесты для HR-менеджера – это подарок. Служба персонала находится в определенной зависимости от линейных руководителей и специалистов, которые проверяют знания сотрудников на аттестации. Без профессионалов, разбирающихся во всех вопросах, невозможно качественно определить уровень работника. А это означает дополнительные хлопоты. Нужно приглашать экспертов в комиссию, а у них, как правило, свои дела. Им не хочется тратить свое время, а менеджер по персоналу без них как без рук.
Тесты снимают эту зависимость. С ними служба персонала может оценивать сотрудников когда угодно и сколько угодно. Экспертов, конечно, приходится привлекать для разработки и актуализации тестов, но потом HR-специалист может действовать по своему усмотрению.
Но есть и недостатки тестовых методик:
1. Не измеряют навыков. Можно хорошо знать рецептуру блюд, но тем не менее плохо готовить. Приготовление пищи – процесс, требующий определенного чутья, ловкости, координации, умения планировать свое время и расставлять приоритеты, ведь повар или хозяйка на кухне готовят одновременно несколько блюд. Так вот, тесты позволяют узнать, насколько хорошо тот или иной специалист знает «рецептуру», но, чтобы узнать, как он «готовит», нужно заставить его показать практические навыки в действии. К примеру, можно оценить с помощью тестов знание техники безопасности, но это совершенно не означает, что во время пожара человек будет вести себя так, как предписывает инструкция.
Значит ли это, что от тестов надо отказаться? Конечно, нет. Просто надо понимать, что они могут измерять, а что – нет. Для определения уровня знаний они очень удобны, а вот измерить уровень мотивации или определить степень развития навыка они не годятся. Недаром в ГИБДД есть два экзамена – теоретический и практический.
2. Тесты становятся самоцелью. Иногда люди вместо того, чтобы учить информацию по специальности, просто учат правильные ответы на вопросы. Их логика понятна. Зачем учить что-то еще, если, выучив ответы, стопроцентно сдашь экзамен, пройдешь проверку и т.д. Однако при правильном применении тестов этот негативный момент также можно обойти.
В Соединенных Штатах Америки работодатели к теме оценки персонала относятся достаточно остро. Чтобы избежать судебных исков и возможных обвинений в дискриминации, в стране действует требование о праве на доступ к информации. Поэтому во многих компаниях считают, что связанные с этим риски и дополнительная работа перевешивают возможные преимущества.
Европейские компании в данном отношении более гибки и используют оценки более часто. Если же американские компании применяют оценки, то они используют их, как и европейские: только как один из показателей, не более. Оценка – это часть рабочего процесса, которая помогает выявить уровень готовности сотрудника к следующему карьерному шагу, к следующей позиции и задачам. И результаты оценки помогают ему понять, что нужно предпринять, чтобы развиваться в этом направлении.
Основа для тестов
Перейдем, собственно, к технологии создания тестовых методик. Прежде всего, для специалиста, конструирующего тест, важно получить базовую, исходную информацию, из которой он будет делать вопросы и ответы. Фактурой при этом могут служить рабочие регламенты, сами сотрудники и руководители линейных подразделений, официальные документы (справочники, инструкции, спецификации), учебные пособия.
Рабочие регламенты. В этом случае менеджеру по персоналу достаточно взять документы и переработать их в вопросы. Это самый оптимальный вариант. Если компания сертифицирована по ISO или другой системе менеджмента качества, то в ней утверждены различные документы, регламентирующие работу. Они включают, как правило, описание процессов, участников и требования к ним. Документы, основанные на принципах и идеологии менеджмента качества, обладают преимуществом, потому что информация в них всегда является актуальной. На предприятиях время от времени проводится аудит, как внешний, с помощью сертифицирующих организаций, так и внутренний – силами отделов качества. Если обнаруживается, что информация в регламентах устарела, то ее приводят в соответствие с действующими процедурами.
Сотрудники и руководители. В большинстве компаний системы менеджмента качества нет. Если нет рабочих инструкций и правил, то менеджеру по персоналу приходится заниматься разработкой тестов, опрашивая опытных сотрудников или их руководителя.
Менеджеру по персоналу надо составить тест для продавцов магазина. Сначала он узнает, какие основные функции выполняет сотрудник: выкладывает товар, расставляет ценники, консультирует покупателей. Далее он выясняет, какие процедуры существуют в рамках каждого направления, какие используются термины – срок хранения, гарантия, фейс (единица товара, представленная на полочном пространстве), SKU (единица ассортимента) и т.д. Все это необходимо записать. А следующий шаг – составление вопросов и ответов.
Конечно, лучше, если менеджер по персоналу инициирует в компании деятельность по регламентации всех процессов. Так будет удобнее разрабатывать тесты. Но иногда начальство настаивает на создании оценочного материала при отсутствии рабочих регламентов. В этом случае можно начать с опроса экспертов. Минусом тут является то, что сотрудники будут описывать только те области, которые они сами хорошо знают.
Официальные документы. Существуют различные государственные стандарты работ, требований к продукции и услугам и т.д. Например, СанПиНы, инструкции по технике безопасности в разных отраслях и пр. Менеджер по персоналу может использовать для составления тестов документы такого рода. Правда, следует понимать, что тест на основе ведомственных инструкций и стандартов измерит только знание этих стандартов и лишь небольшую область применения.
Учебные пособия, книги. Это наименее желательный вариант, хотя некоторые менеджеры по персоналу его используют. Редко где работа строится по учебникам, поэтому тесты, составленные на их основе, будут наиболее далеки от реальности.
Менеджеру по персоналу дали задание разработать тесты для менеджеров по закупкам. Поскольку утвержденных инструкций в компании не было, он решил взять популярную книгу по работе с поставщиками и составил задания по ней. На стадии «обкатки», когда сотрудникам предложили пройти тест, его подняли на смех, потому что вопросы звучали неестественно и не соответствовали реальной работе менеджеров по закупкам.
Пишем задания
Что такое тест и чем он отличается от обычного списка вопросов? Самое главное в нем то, что он стандартизован, т.е. предполагает стандартные ответы на стандартные вопросы или задания. Как их составлять? Есть несколько видов вопросов, которые используются чаще всего.
1. Что такое…
Это вопросы, которые предлагают отвечающему дать определение объекту или процессу:
- что изображено на рисунке?
- что такое сторнирование позиции?
- что такое стандарты обслуживания?
- что такое КМ-4?
- что такое разделительная полоса?
- что такое мерчандайзинг?
- как называется программа для хранения данных клиентов?
Такие вопросы предназначены для определения того, насколько хорошо человек понимает терминологию, основные понятия, назначение отдельных частей механизмов, пунктов и т.д.
2. Как или что надо делать…
Этот тип вопросов тоже очень распространен. Он позволяет определить, насколько хорошо человек знает свои обязанности, процедуры или функции. Например:
- что должен ответить менеджер, когда ему звонят по телефону?
- как открыть окно документа РКО для оформления возврата денежных средств?
- в каких случаях при создании карточки покупателя в поле «Наименование» указывается «Плательщик»?
- на основании какого документа осуществляется пополнение запаса расходных материалов?
- как найти сертификат на товар?
- каков порядок действий водителя при обгоне?
- в какой последовательности следует оказывать помощь пострадавшему, находящемуся в бессознательном состоянии, если у него прекратились дыхание и сердечная деятельность?
3. Незаконченное предложение
Это не вопросы, а предложения, которые предлагается закончить тестируемому, выбрав один из вариантов:
- при продаже ноутбука нужно предложить клиенту…
- если в здании начался пожар, необходимо…
- при проезде перекрестка с круговым движением, надо…
- каждый работник, работающий на территории заказчика, должен…
- в конце смены кассир заполняет…
- информацию о пробках на дороге можно получить с помощью…
4. Правильно или неправильно?
Тестируемому предлагается рассмотреть то или иное утверждение и ответить, является оно истинным или ложным – выбрать «да» или «нет». В качестве примера приведем следующие фразы:
- При работе с клиентом самое главное – быть настойчивым.
- Пламя можно потушить, забрасывая его песком или землей, потому что так перекрывается доступ кислорода.
- Если клиент не хочет покупать тот или иной товар, надо выяснить причины его сомнения.
- Вводный инструктаж по технике безопасности проводится инженером по технике безопасности.
- Если компьютер «завис», нужно сообщить об этом системному администратору.
5. Каковы причины…
Этот тип вопросов встречается не очень часто. Его цель – проверить, насколько хорошо сотрудник понимает причинно-следственные связи:
- почему за распределение заданий отвечает начальник участка?
- по каким причинам в цехе химобработки необходимо носить спецодежду?
- почему артериальная кровь ярко-красная?
- почему сначала нужно выявить потребности клиента, а затем делать презентацию товара?
Придумываем ответы
Теперь об ответах. Возможно несколько альтернатив:
1. Выбор нескольких вариантов. Иногда в тесте разрешается делать множественный ответ:
- когда перечисляются элементы чего-либо:
Для уборки помещения офиса уборщик использует (выберите несколько пунктов):
А. Швабру.
Б. Тряпку.
В. Пылесос.
Г. Ведро.
- когда перечисляются стадии процесса:
Каковы этапы продаж?
А. Выявление потребностей.
Б. Завершение сделки.
В. Установление контакта.
Г. Опрос.
Д. Обработка возражений.
Е. Презентация.
Ж. Введение в тему.
Тем не менее мы рекомендуем уходить от такой формы, и вот почему. Во-первых, если человеку нужно отметить несколько пунктов, и он их отметит правильно за исключением одного пункта, то весь ответ зачтется как неверный. Обычно на это реагируют негативно. Люди воспринимают себя в этом случае как ответивших скорее правильно, чем неправильно, а им засчитывают весь ответ как неверный. Во-вторых, при компьютерном тестировании человек просто отметит все пункты и тогда ответ зачтется как верный.
Лучше переделать ответы так, чтобы нужно было выбрать только один пункт.
Для уборки помещения офиса уборщица использует:
А. Швабру, тряпку, ведро.
Б. Швабру, тряпку, пылесос.
В. Швабру, пылесос, ведро.
Г. Тряпку, пылесос, ведро.
2. Выбор одного варианта. Ответ должен звучать однозначно, без скрытого смысла. Следует избегать ответов очень похожих по смыслу.
При составлении теста на знание правил внутреннего трудового распорядка менеджер по персоналу придумал задание с ответами:
Во сколько должен приходить сотрудник на работу?
А. К 8.00.
Б. Вовремя.
В. К 9.00.
Г. К 8.30.
Здесь всегда можно выбрать два ответа: один – со временем начала рабочего дня, а другой – про то, что надо приходить вовремя. Ведь по логике он тоже правильный. В данном случае ответ про необходимость приходить вовремя лучше заменить, например написать еще один ложный ответ: «К 7.30».
3. Количество ответов. Иногда разработчики тестов думают над тем, сколько должно быть ответов. Мы рекомендуем делать одинаковое число – 4 или 5. Выбирать из трех ответов слишком легко, а придумывать для каждого задания более пяти возможных решений не имеет смысла. Традиционно тестовые задания включают не более пяти вариантов.
4. Составление неправильных ответов. Здесь важно соблюдать правило: они не должны быть очевидны.
Если вы почувствовали запах гари, что вы должны сделать в первую очередь:
А. Сообщить в пожарную охрану по телефону 112.
Б. Ничего не делать.
В. Сообщить непосредственному руководителю.
Ложный ответ здесь очевиден.
Типовые ошибки при составлении заданий и ответов
Рассмотрим неудачные варианты вопросов.
1. «Прозрачные» или риторические вопросы. Есть вопросы, на которые может ответить любой человек, даже неспециалист, если применит смекалку. Как правило, это банальные утверждения, на уровне здравого смысла, где ответ лежит на поверхности.
За рулем автомобиля нужна внимательность?
Несет ли руководитель отдела ответственность за качество обслуживания клиентов?
Должен ли сотрудник соблюдать трудовую дисциплину?
Подобных вопросов нужно избегать. Они представляют собой балласт: занимают время, снижают авторитет специалиста по оценке и вызывают сомнение в методе.
2. Юмор. То же самое можно сказать и о так называемых «юморных» ответах и вопросах.
Опоздав на работу, сотрудник должен:
А. Написать объяснительную.
Б. Написать заявление на увольнение.
В. Купить начальнику торт и покаяться.
Г. Ничего не делать.
Смешные ответы снижают авторитет процедуры, поэтому их лучше избегать.
Калибровка тестов
После того как задания и ответы составлены, менеджер по оценке должен «обкатать» тесты. Мы рекомендуем дать их нескольким опытным сотрудникам. Когда они выполнят задания, нужно их опросить:
- Какие вопросы показались вам слишком легкими? Почему?
- Какие вопросы показались слишком трудными? Почему?
- Какие вопросы кажутся искусственными?
Наиболее и наименее трудные вопросы надо заменить.
Кроме того, необходимо подсчитать, каким получился процент правильных ответов. При оптимальном уровне сложности тестов он должен составлять для опытных сотрудников порядка 80% (в первый раз; при повторном тестировании он, конечно, будет выше). Если сотрудники ответили на все или почти все вопросы, то тест надо дорабатывать – писать другие задания, пересматривать его на наличие ошибок (очевидные ответы, юмор, риторические вопросы и т.д.). Тест должен носить развивающую функцию, то есть чтобы сотрудник, пройдя тестирование, обнаружил не только свои сильные, но и слабые стороны.
В дальнейшем, когда тест будет введен в постоянную практику, можно отслеживать следующие параметры:
-
задания с наименьшим количеством ошибок. Это могут быть вопросы, где изначально допущена «техническая» ошибка – риторический вопрос, очевидные ответы, юмор. Либо может быть ошибка в содержании, когда задание само по себе слишком легкое для специалиста. Например, нет смысла делать тест для бухгалтера с вопросом: «Что такое 1С?» Подобные задания надо исключать;
-
задания с наибольшим количеством ошибок. Такие вопросы либо слишком сложны для восприятия, либо не соответствуют профессии или должности тестируемых. Их тоже необходимо заменить.
Таковы общие принципы разработки тестов. Мы рекомендуем привлекать к их созданию сотрудников из других подразделений – маркетологов, программистов, специалистов производственных отделов. Таким образом служба персонала получит качественный инструментарий для оценки при профотборе, аттестации, отборе в кадровый резерв и для иных подобных целей.
Мнение эксперта
Мария Докучаева, руководитель отдела подбора и адаптации персонала, кадровый холдинг АНКОР
При приеме на работу соискателей часто просят пройти тестирование. Благодаря этой процедуре рекрутер может составить наиболее полное представление о кандидате, понять, подходит ли он для выполнения той или иной работы. К часто используемым при подборе сотрудников тестам относятся психологические тесты, тесты для проверки интеллектуальных способностей, внимательности и скорости в работе, грамотности, знания определенных языков и программ и т.д. Одним из психологических тестов, нацеленных на определение личностных характеристик человека, является тестирование по системе Томаса. Предметом анализа является психоэмоциональная модель поведения человека, то есть как человек выполняет то или иное действие. Система описывает поведение человека в трех различных ситуациях – в повседневной жизни, на работе, в стрессовой обстановке. С помощью теста можно определить успешность кандидата на конкретной должности, способы мотивации, модель поведения и наиболее сильные стороны.
Оценить интеллектуальные способности можно с помощью тестов Матригма или КОТ. Чтобы найти правильный ответ в заданиях теста Матригма, соискателю нужно выявить закономерность. Например, он видит квадрат 3×3, разбитый на ячейки. В 8 из 9 секторов помещены различные геометрические фигуры, рисунки. Задача испытуемого – определить, какого элемента не хватает. КОТ выявляет, хорошо ли развито логическое мышление соискателя. Тестируемому нужно решить математическую задачу, найти антонимы или синонимы какого-либо слова, выбрать геометрическую фигуру, которая выбивается из общего ряда.
Проверку соискателей на внимательность и скорость – качества, которые крайне важны для работы с документами и цифрами, – можно провести с помощью корректурных проб. Кандидата могут попросить отметить все буквы «а», которые встречаются на листе с рядами букв, найти отдельные слова среди набора бессмысленных сочетаний.
Нельзя утверждать, что результаты тестирования становятся главенствующим фактором при решении о найме. Однако они являются важными составляющими комплексной оценки. Окончательные выводы делаются на основании анализа всей полученной информации. Так, если соискатель прекрасно показал себя на собеседовании, но неудовлетворительно прошел тест, рекрутер постарается выяснить, что могло негативно повлиять на результат. Зачастую причиной неудачи оказывается плохое самочувствие соискателя или сильное волнение. В таких случаях рекрутер может предложить кандидату пройти повторное тестирование. В связи с этим важно, чтобы при прохождении теста соискателя ничто не отвлекало, – в противном случае есть риск получить невалидный результат.
