Типичные ошибки при расчете отпускных

Наступила пора отпусков, у бухгалтеров работы прибавилось. Ведь важно не просто рассчитать отпускные в срок и выплатить их работникам, но и сделать это без ошибок. Рассмотрим, где организации допускают ошибки чаще всего, и как их избежать.

1. Неверно определен состав выплат

Согласно п. 2 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 (далее – Положение), для расчета среднего заработка учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у соответствующего работодателя, ­независимо от ­источников этих выплат.

Соответственно, чтобы не допустить ошибку, выплаты, в том числе премии, которые включаются в расчет среднего заработка, должны быть:

1. предусмотрены системой оплаты труда, то есть зафиксированы в трудовом договоре, коллективном договоре или локальных ­нормативных актах организации;
2. выплачены за труд – за работу, которую выполняет работник в соответствии со своими трудовыми обязанностями.

Вместе с тем, согласно п. 3 Положения, для расчета среднего заработка не учитываются выплаты социального характера и иные выплаты, не ­относящиеся к оплате труда:

• материальная помощь,
• оплата стоимости питания, проезда, обучения, коммунальных услуг, отдыха и пр.

Обратите внимание: на практике возможна и обратная ситуация, когда выплата является частью заработной платы, но не предусмотрена системой оплаты труда, т.е. не прописана в локально-нормативном акте. Ее включение будет противоречить ­нормам п. 2 ­Положения.

2. Премии неверно включаются в расчет среднего заработка

Порядок включения премий в расчет среднего заработка указан в п. 15 Положения.

Проанализировав нормы данного пункта, можно сделать вывод, что в расчет среднего заработка при исчислении отпускных, когда расчетный период равен 12 месяцам, включаются фактически начисленные в ­расчетном периоде премии:

1. не более 12 ежемесячных премий за один и тот же показатель;
2. не более 4 квартальных премий за один и тот же показатель;
3. не более 2 полугодовых премий за один и тот же показатель.

Вознаграждение по итогам работы за год, единовременное вознаграждение за выслугу лет (стаж работы), иные вознаграждения по итогам работы, начисленные за предшествующий событию календарный год, включаются в расчет среднего заработка независимо от времени ­начисления вознаграждения.

Таким образом, годовые премии и вознаграждения следует учитывать независимо от момента их начисления. Самое главное условие, которое должно соблюдаться: в расчет среднего заработка следует включать ­премию за год, предшествующий расчетному периоду.

Обратите внимание: согласно п. 15 Положения, в случае если время, приходящееся на расчетный период, отработано не полностью или из него исключалось время в соответствии с п. 5 Положения, премии и иные вознаграждения учитываются при определении среднего заработка пропорционально времени, отработанному в расчетном периоде, за исключением премий, начисленных за фактически отработанное ­время в расчетном периоде (ежемесячные, ежеквартальные и др.).

Если работник проработал неполный рабочий период, за который начисляются премии и иные вознаграждения, и они были начислены пропорционально отработанному времени, они учитываются при определении среднего заработка исходя из фактически начисленных сумм в порядке, установленном п. 15 Положения.

Также при расчете отпускных порой возникают ошибки при включении разовых премий. Рассмотрим, при каких условиях их можно предусмотреть в расчете отпускных. Для этого обратимся к письму Минтруда России от 10.07.2003 № 1139-21. Там указано, что поскольку при исчислении среднего заработка учитываются все установленные системой оплаты труда виды выплат (ст. 139 ТК РФ), то в расчет среднего заработка будут включаться те премии (в том числе разовые премии), которые отражены в положениях об оплате труда (премировании) работников организаций, при условии начисления их в расчетном периоде. Например, разовая ­премия менеджеру по продажам за качественное обслуживание клиентов.

Соответственно, в расчет среднего заработка можно включать разовые премии, но они должны быть, во-первых, предусмотрены ­системой оплаты труда и, во-вторых, начислены в расчетном периоде (см. ­также письмо Минздравсоцразвития РФ от 13.10.2011 № 22-21377012-772).

3. Неверно определен расчетный период

Согласно п. 4 Положения, расчет среднего заработка сотрудника независимо от режима его работы производится исходя из фактически начисленной ему заработной платы и фактически отработанного им времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за ним сохраняется средняя заработная плата.

При этом календарным месяцем считается период с 1-го по 30-е ­(31-е) число соответствующего месяца включительно (в феврале – по 28-е ­(29-е) число включительно).

То есть, расчетный период – это 12 предшествующих отпуску месяцев. Например, работник уходит в отпуск в июле 2015 года, соответственно, расчетным будет период с 01 июля 2014 года по 30 июня 2015 года.

Не следует забывать, что согласно ст. 139 ТК РФ в коллективном договоре, локальном нормативном акте могут быть предусмотрены и иные периоды для расчета средней заработной платы, если это не ухудшает ­положения работников.

Поэтому первое, что необходимо сделать – это установить расчетный период локальным нормативным актом организации.

Во-вторых, если организация устанавливает иной расчетный период, то, во избежание ошибки, расчет среднего заработка работодателю придется производить два раза: исходя из 12 предшествующих месяцев и исходя из ­иного периода, установленного внутренними документами ­организации.

Напомним, положение работника ухудшать запрещено. Соответственно, если при расчете среднего заработка исходя из иного периода он окажется меньше, чем средний заработок, рассчитанный исходя из 12 ­предшествующих месяцев, то выплатить придется последний.

Также не следует забывать о п. 5 Положения. Здесь говорится, что при исчислении среднего заработка из расчетного периода исключается ­время, а также начисленные за это время суммы, если:

• а) за работником сохранялся средний заработок в соответствии с законодательством РФ, за исключением перерывов для кормления ребенка, предусмотренных трудовым законодательством;
• б) он получал пособие по временной нетрудоспособности или ­пособие по беременности и родам;
• в) он не работал в связи с простоем по вине работодателя или по причинам, не зависящим от работодателя и работника;
• г) он не участвовал в забастовке, но в связи с этой забастовкой не имел возможности выполнять свою работу;
• д) ему предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;
• е) сотрудник в других случаях освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без оплаты в ­соответствии с законодательством РФ.

Во избежание ошибки каждый подпункт следует прочесть внимательно. Рассмотрим ситуацию, когда из-за неверного прочтения указанной ­нормы бухгалтер допустил ошибку.

Но есть ситуации, когда в расчетном периоде сотрудник не работал ­вообще.

Согласно п. 6 Положения, в случае если работник не имел фактически начисленной заработной платы или фактически отработанных дней за расчетный период или за период, превышающий расчетный период, либо этот период состоял из времени, исключаемого из расчетного периода в соответствии с п. 5 Положения, то средний заработок определяется исходя из суммы заработной платы, фактически начисленной за ­предшествующий период, равный расчетному.

Чтобы избежать ошибки, рассмотрим, как применить данную норму на конкретном примере.

Согласно п. 7 Положения в ситуации, когда работник не имел фактически начисленной заработной платы или фактически отработанных дней за расчетный период и до начала расчетного периода, средний заработок определяется исходя из размера заработной платы, фактически начисленной за фактически отработанные им дни в месяце ­наступления ­случая, с которым связано сохранение среднего заработка.

Так же рассмотрим данный вопрос на конкретном примере.

Обратимся к п. 8 Положения. В случае если работник не имел фактически начисленной заработной платы или фактически отработанных дней за расчетный период до начала расчетного периода и до наступления случая, с которым связано сохранение среднего заработка, средний заработок определяется исходя из установленной ему тарифной ставки, оклада (должностного оклада).

Заметим, что ошибки, допущенные при расчете отпускных, не всегда просто исправить.

Если ошибка привела к уменьшению размера отпускных, то их следует пересчитать и в обязательном порядке доплатить работнику.

Но вот если организация переплатила работнику, то удержать излишне выплаченную сумму не так легко. Здесь возможны два варианта ­решения проблемы:

1. Обратиться к работнику с просьбой, чтобы он написал заявление об удержании данной суммы. Если сотрудник согласится, то удержать излишне выплаченную сумму можно в полном объеме.
2. Если же работник откажется, то вернуть излишне выплаченные ­отпускные можно будет только через суд, да и то лишь в том случае, если суд придет к выводу, что переплата произошла из-за ­неправомерных действий работника (см. ст. 137 ТК РФ).