Документы выписаны не на того контрагента: исправляем ошибку

Ошибиться может каждый, в том числе и бухгалтер, выписывая документы, например, на услугу не тому контрагенту, которому она была оказана, а другому. Хорошо, когда ошибку обнаружили сразу. А если период уже закрыт?

В работе бывают разные ситуации. Компания оказала услугу, по которой необходимо оформить акт и счет-фактуру. Бухгалтер при составлении этих документов ошибся и в программе «щелкнул» на другого контрагента. Спустя какое-то время ошибка обнаружилась, и перед специалистом возник вопрос о том, как исправить свою оплошность, если, допустим, декларация по НДС уже сдана?

Очевидно, что в такой ситуации и первичка (в данном случае акт об оказании услуг), и счет-фактура оформлены ошибочно. Но здесь нужно не вносить исправления в документы, а аннулировать оформленные и одновременно составить правильные.

Первичные документы

Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом (ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее – Закон о бухучете). Все документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями законодательства. В частности, каждый первичный учетный документ должен содержать обязательные реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете. К обязательным реквизитам относятся данные о лицах, совершивших сделку, то есть данные и о заказчике в том числе. Поэтому составление акта на другое лицо является нарушением. Такой документ должен аннулироваться, и он не может служить основанием для отражения записи в бухгалтерском учете.

Таким образом, бухгалтер должен аннулировать акт об оказанных услугах. Порядок аннулирования первичных документов законодательством не установлен. Компания может направить в адрес лица, которому был ошибочно передан акт, официальное письмо с указанием причин необоснованного выставления акта и просьбой его аннулирования.

Поскольку услуга все же была оказана, то одновременно следует составить акт на имя того контрагента, которому оказывалась услуга. Здесь возникает главный вопрос: какой датой составить акт?

Первичный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным – непосредственно после его окончания (ч. 3 ст. 9 Закона о бухучете). Но в данном случае момент «упущен», а значит, фактически документ будет оформлен с опозданием.

Бухгалтер может выписать акт текущей датой, но тогда придется аннулировать записи по отражению выручки в бухгалтерском учете, произведенные на основании ошибочного акта. Другим вариантом, хотя и не совсем корректным, является составление акта задним числом, с присвоением ему номера и даты аннулированного акта. В этом случае в программе не придется сторнировать ранее совершенные записи, а достаточно изменить данные организации-заказчика. Но здесь нужно быть готовым к тому, что контрагент не согласится с такой выпиской документа и потребует составить документ текущей датой.

Счет-фактура

При реализации услуг налогоплательщик дополнительно к цене оказанных услуг обязан предъявить к оплате покупателю этих услуг соответствующую сумму НДС (п. 1 ст. 168 НК РФ). Сумма предъявленного налога указывается в счете-фактуре, выставляемом в адрес покупателя услуг (п. 3 ст. 168 НК РФ). Соответственно, если счет-фактура был ошибочно составлен на имя другого контрагента, организация должна произвести исправления.

Для этого ошибочный счет-фактура должен быть аннулирован с последующим аннулированием записи в книге продаж за период, в котором этот счет-фактура был зарегистрирован. Стоит отметить, что ни НК РФ, ни Правилами заполнения счета-фактуры, применяемого при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденными постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137, не предусмотрен порядок аннулирования ранее выставленного счета-фактуры. Однако Правилами ведения книги продаж, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость (далее – Правила ведения книги продаж), утвержденными тем же постановлением, предусмотрен порядок аннулирования записи в книге продаж. В п. 11 Правил ведения книги продаж сказано, что при аннулировании указанных записей (до окончания текущего налогового периода) в книге продаж показатели в этих графах указываются с отрицательным значением. Если же аннулировать запись приходится после окончания налогового периода, то для внесения исправлений в книгу продаж следует использовать дополнительные листы к книге продаж.

Поскольку нормативным правовым актом разрешено аннулировать записи в книге продаж, то законность аннулирования самих счетов-фактур не вызывает сомнений. Более того, ФНС России в письме от 30.04.2015 № БС-18-6/499@ полагает нецелесообразным закрепление механизма аннулирования счетов-фактур, отмечая, что достаточно наличия механизма аннулирования записей в книге покупок у покупателя и в книге продаж у продавца. Поэтому продавец может аннулировать счет-фактуру самостоятельно (например, поставив штамп «аннулировано»), одновременно направив в адрес контрагента, которому был ошибочно выставлен счет-фактура, уведомительное письмо. В нем необходимо отразить реквизиты ошибочно выставленного счета-фактуры и указать, что данный документ был аннулирован, поскольку выставлен ошибочно.

Одновременно с этим компания вносит исправления в книгу продаж. Так как период, в котором был зарегистрирован ошибочный документ, завершен, то за этот период составляется дополнительный лист к книге продаж.

Кроме того, поскольку счет-фактура не был выставлен реальному покупателю услуг, поставщик услуг должен составить новый счет-фактуру. На выставление счета-фактуры отводится пять дней со дня оказания услуг (п. 3 ст. 168 НК РФ). В данном случае очевидно, что пятидневный срок для выставления документа поставщиком пропущен. Тем не менее счет-фактуру составить нужно. Как и в случае с актом, здесь возникает вопрос: какой датой оформить счет-фактуру? Сразу отметим, что разъяснения от официальных органов по данному вопросу отсутствуют.

По общепринятой практике документы должны оформляться текущей датой в хронологическом порядке. Однако в данном случае операция по оказанию услуг правильному контрагенту должна была попасть в налоговую базу по НДС в том периоде, в котором услуга была оказана. Соответственно, счет-фактуру, независимо от того, какой датой он составлен и выставлен, следует зарегистрировать в дополнительном листе к книге покупок за тот период, когда оказана услуга.

Если счет-фактуру составить от даты заполнения (например, июль 2016 г.), то его регистрация в дополнительном листе книги продаж (например, за 4 квартал 2015 г.) будет выглядеть не очень корректно. Поэтому мы бы рекомендовали составить счет-фактуру задним числом, присвоив ему тот номер и ту дату, которые были присвоены аннулированному счету-фактуре. Конечно, и такой вариант не идеален, но в данном случае идеального варианта просто-напросто нет. За подобное оформление счетов-фактур организацию вряд ли накажут. Ведь главное, что с операции по оказанию услуг НДС был начислен своевременно. Дополнительно можно прописать такой вариант оформления счетов-фактур в учетной политике.

Что касается внесения изменений в декларацию по НДС, то согласно п. 1 ст. 81 НК РФ уточненную декларацию в обязательном порядке нужно сдавать только в том случае, если ошибка привела к занижению налога, подлежащего уплате в бюджет. В данном случае занижения НДС за тот период не произошло, ведь стоимость оказанной услуги попала в налоговую базу по НДС. Тем не менее мы рекомендуем все же подать уточненную декларацию по НДС, поскольку в первичной декларации необходимо исправить данные счета-фактуры, занесенные в раздел 9 декларации по НДС.

Если же по настоянию организации-заказчика компания выписала акт текущей датой, то, соответственно, логичнее будет и счет-фактуру выписать той же датой. Но даже в такой ситуации этот счет-фактуру правильно будет отразить в дополнительном листе книги продаж за период, в котором услуга была оказана. Конечно, если все документы будут выписаны текущей датой, и контрагент с этим будет согласен, то компания, возможно, предпочтет отразить записи по реализации и исчислить НДС текущей датой. Безусловно, это будет незаконно, но маловероятно, что налоговики обнаружат нарушения. Правда, в таком случае фирме придется сторнировать ранее отраженные операции в прошлом периоде, уточнить декларацию по НДС и по-новому отразить уже в текущем периоде.