Вышли Методические рекомендации по организации работ по разработке ведомственных Перечней

«Методические рекомендации по подготовке перечней документов, образующихся в деятельности федеральных органов исполнительной власти, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения», разработанные ВНИДАД и согласованные ЦЭПК при Росархиве, опубликованы на сайте Федерального архивного агентства 16 сентября 2011 года (см. http://archives.ru/documents/rekomend_perechen_foiv.shtml).

Учитывая, что разработка ведомственных Перечней в федеральных органах исполнительной власти сейчас застопорилась (в приложении № 1 приведен список ведомственных Перечней, и самым «свежим» в нем является Перечень документов органов Прокуратуры РФ 2008 года), появление любых методических рекомендаций в этой области воспринимается как серьезный прогресс, поскольку таких документов очень не хватает.

С другой стороны, при чтении «Методических рекомендаций» не покидает мысль о том, что разработка Перечней собственными силами ведомств – дело трудновыполнимое. Не случайно в самих рекомендациях предусмотрена возможность привлечь к работе организацию-подрядчика, которая сделает это за деньги (п. 2.1.1).

Для справки: на сайте ВНИИДАД опубликованы «Ориентировочные нормативы на выполнение консультационных услуг по направлению документоведения», в котором разработка силами сотрудников ВНИИДАД «Перечня документов организации с указанием сроков хранения» в 500 статей оценивается в 150 человеко-дней и в 1 миллион рублей.

Больше всего в новом методическом документе, по вполне понятным причинам, заинтересовал раздел 2.5 «Определение сроков хранения документов». Наконец-то признано, что прежде всего нужно выявить сроки хранения, установленные в законах и нормативных правовых актах, а уже потом использовать сроки хранения, установленные в типовых Перечнях. Это большой шаг вперед, заслуживающий самых добрых слов.

Даны рекомендации и о том, что делать с документами, сроки хранения которых в нормативных актах отсутствуют:

    «2.5.1. …определение сроков их хранения проводится путем изучения содержания документов, сопоставления их с другими документами. Определяется роль данного документа в решении конкретной задачи, повторение информации документа в других документах. При определении сроков хранения видов документов, отражающих отраслевые функции в установленной сфере деятельности, необходимо обратиться к ранее действовавшим перечням документов, ГОСТами и другим нормативам, проконсультироваться с профессионалами в данной сфере деятельности. Обязательно следует обратить внимание на правовые аспекты (подтверждение тех или иных прав, соблюдение сроков исковой давности и др.)».

Все это хорошие и правильные слова, суть которых сводится к тому, что сроки хранения таких документов должны быть установлены решениями соответствующих экспертных комиссий – это их прямая обязанность.

В рекомендациях обращено особое внимание на две традиционные группы, встречающиеся в Перечнях: «переписка» и «документы».

Есть вопросы и к рекомендованной процедуре организации работы по созданию Перечней. То, что нужно создавать специальную рабочую группу, понятно. Но включать в нее только специалистов ДОУ и архива, скорее всего, неправильно (п. 2.1.1). В такой группе найдется работа и для юристов, и специалистов деловых подразделений, в области информационной безопасности, представителей кадровой службы и т.д. Без их участия очень легко допустить ошибки, которые впоследствии могут больно ударить по интересам ведомства. По сути дела, речь идет о формировании экспертной комиссии, но только не из «больших начальников», а из тех сотрудников, кто реально разбирается в составе документов и их роли в деятельности ведомства и его подведомственных организаций.

Совет ведомствам набрать в рабочую группу высококвалифицированных специалистов ДОУ и архива можно считать не более чем добрым напутствием. Хороших специалистов, как правило, много не бывает, их можно пересчитать по пальцам. Кроме того, они не страдают от недостатка оперативной работы, и отвлечь их на длительное время ради создания Перечня, без которого жить все-таки можно, проблематично.

Этапы разработки Перечня описаны весьма подробно. Фактически речь идет об основательной научно-исследовательской работе, которую должны будут провести специалисты ведомства. Но когда? Где найти эти, по оценкам ВНИИДАД, 150 человеко-дней?

Подробнее о методических рекомендациях по организации работ по разработке ведомственных Перечней читайте в специальной статье в ближайших номерах журнала.

Оценить новость
s
В избранное

Выбери свой вариант доступа

Получать бесплатные
статьи на e-mail
Подписаться на
журнал на почте
Подписаться на
журнал сейчас

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
Ловите годовую подписку 2022 в сентябре!
Скидка становится меньше с каждым месяцем.

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Как хранить кредитные договоры и документы об их исполнении

При проведении экспертизы ценности документов нашей кредитной организации (банка), опираясь на новый Перечень 2019 г., мы столкнулись со следующей проблемой. В примечании 2 к ст. 261 «Кредитные договоры, договоры займа и иные долговые обязательства; документы, подтверждающие предоставление кредита (займа) и исполнения должником своих обязательств» срок хранения договоров и иных подтверждающих документов с условием о залоге увеличивается с 5 до 10 лет. Для исполнения этой нормы возникает необходимость хранения, кроме кредитного досье и юридического дела клиента, также и его платежных документов по кредиту, хранящихся в «Документах дня» банка. Как правильно технически решить эту проблему: 1) изымать из «Документов дня» платежные документы по кредитам с залогом (что крайне затруднительно) или 2) хранить весь массив «Документов дня» целиком (в этом случае появляется необходимость хранения «избыточного» количества документов в течение 10 лет, вместо 5 лет)? Или же мы в целом не верно трактуем статью 261 Перечня 2019 г.?

Акт о вскрытии конверта и отсутствии документов

Пришло письмо заказным отправлением. В тексте письма в отметке о наличии приложений указано 2 документа, но фактически их в этом конверте не оказалось. 1. Знаю, что это надо оформить актом, но как его составить? Кому подписывать? Что с ним потом делать? 2. Была еще такая ситуация: пришло письмо без приложений в конверте, но при вскрытии другого конверта эти приложения там обнаружили. Видимо, отправитель сам заметил ошибку и дослал приложения через пару дней (судя по штемпелям на конвертах). А мы оба эти письма вскрыли в один день. Тогда акт о недостаче вложений оформлять надо?

Про подпись на документе, которую можно заменить актом

Компания подготовила документ, а работник отказался расписаться об ознакомлении с ним? Подскажем, как быть в этой ситуации: как можно обойтись без подписи работника на бумажном документе, оформив акт с подписями свидетелей либо засвидетельствовав это на первоначальном документе. Что важно зафиксировать, когда и кому? Как подтверждать факт ознакомления сотрудника с электронным документом, направленным по электронной почте или в СЭД. Объясним юридические тонкости и покажем образцы оформления документов.

Отстранение от работы невакцинированного сотрудника: основание и образцы документов

После Москвы все больше регионов вводит обязательную вакцинацию от коронавируса для работников определенных сфер деятельности. Рассказываем, кого работодателю придется отстранить от работы и под угрозой каких штрафов. Какие документы оформить, чтобы проверяющие «были довольны» и отстраненные сотрудники не смогли оспорить законность недопуска к работе и неначисления зарплаты за это время (показали образцы приказов, уведомления сотрудников, служебной записки, табеля учета рабочего времени и личной карточки).

Правила написания адресов

Основное внимание мы уделили отечественным правилам адресования корреспонденции. Какими документами осуществляется нормативное регулирование в этой сфере? Как указать адресата – частное лицо, организацию или должностное лицо (здесь возникают вопросы с инициалами и падежом)? В какой последовательности указывать элементы адреса? Какие общепринятые сокращения можно использовать? Что писать с заглавной буквы? Как правильно указывать простой, двойной и литерный номера домов? Когда перед городом не ставится буква «г.»? В каких случаях кроме непосредственно населенного пункта нужно включить в адрес его вхождение в определенные административно-территориальные единицы (это касается не только поселков и деревень, но и городов)? Что нужно учесть при использовании отметок «до востребования» и «лично»?

Формы написания чисел в тексте документов

В тексте некоторых документов встречаются числа, которые сначала приводятся цифрами, а следом в скобках – буквенным способом. В каких случаях и в каких документах требуется текстовое дублирование суммы? В каком падеже следует делать такую расшифровку и необходимо ли писать число с заглавной буквы? Если речь идет о сумме, то возможно ли применение ­сокращений «руб.» и «коп.» и какую часть текста брать в скобки?

Оформляем приказ по обновленным правилам

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.

Общие правила составления и оформления протокола

Только правильно составленный и оформленный протокол в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, которые принимаются на основе принципа коллегиальности. Мы подробно объясняем, как следует оформлять каждый реквизит этого документа. Отмечаем, что в оформлении протокола является обязательным, а что факультативным. Демонстрируем множество примеров. Общий алгоритм составления и оформления протоколов заслуживает самого внимательного и подробного изучения не только секретарями, ведущими делопроизводство, но и руководителями, специалистами, организующими процедуры корпоративного управления.