«План мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности» предписывал Минкомсвязи всего за 2 месяца создать государственные требования к системам электронного документооборота (далее – СЭД), а всем федеральным ведомствам – к июню 2011 г. (т.е. в течение следующих 2 месяцев!) привести свои СЭД в соответствие с этими требованиями. Результат оказался вполне ожидаемым – требования появились, но позже.
Итак, приказом Минкомсвязи России № 221 от 02.09.2011 утверждены «Требования к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающие, в том числе необходимость обработки информации, доступ к которой ограничен» (далее – Требования). Документ был официально опубликован только 21 ноября, так что Требования вступят в силу с 1 декабря 2011 года. Они распространяются на федеральные органы исполнительной власти (ФОИВ), «внедряющие систему электронного документооборота, либо оценивающие возможности уже имеющейся СЭД» (п. 2).
Подобные требования призваны помочь решить наиболее острый вопрос – обеспечение взаимодействия между информационными системами различных производителей. Это необходимо как для повышения эффективности работы государственных органов, так и для переноса документов и информации в новую систему в случае вывода старой системы из эксплуатации. Ясно также, что продуманные государственные требования способны существенно подтянуть уровень закупаемых государственными органами систем, причем в основном за счет разработчиков, что означает существенную экономию для бюджета.
За рубежом на приведение используемых органами государственной власти систем электронного документооборота в соответствие с новыми требованиями, как правило, дается года два. За это время разработчики программного обеспечения успевают доработать свои продукты. Минкомсвязи об этой стороне дела пока не задумалось – никакого переходного периода не предусмотрено.
При этом Требования содержат много разумных положений, основанных на мировом опыте. Так, в документе устанавливаются:
Сами Требования опираются на положения ГОСТа Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», являющегося национальной адаптацией самого авторитетного на сегодняшний день международного стандарта в этой области ISO 15489:2001. В них также ощущается влияние спецификаций MoReq2.
Однако если к вопросам соответствия подходить строго, то на сегодня ни одна реально предлагаемая на российском рынке система данным Требованиям в полной мере не соответствует, а на доработки разработчикам времени не дано. Поэтому есть опасения, что этот документ потенциально может создать проблемы как государственным органам, так и поставщикам программного обеспечения. В общем, время покажет, что из этого всего выйдет.
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
Допускается ли внесение изменений в приказ о внесении изменений, который вступит в силу 17 декабря 2025 года?
Прошу вас разъяснить следующие вопросы, ответы на которые необходимы для правильного формирования номенклатуры дел, а именно: 1. Относится ли «Распоряжение о проведении стажировки на рабочем месте сотрудника / о проведении стажировки на высоте….» к кадровым документам «По личному составу»? 2. Как определяются сроки хранения данных распоряжений?
Показываем алгоритм действий (из нормативных документов) и тонкости его выполнения (из практики). Когда надо закрывать номенклатуру дел. Как заполнить резервные строки номенклатуры дел или оформить дополнение к ней, если в течение года были сформированы дела, не предусмотренные изначально. Как заполнить графу 3 «Количество томов (частей)» для бумажных, электронных, гибридных и переходящих дел. Как срок хранения влияет на разбивку дела на тома. Как указать, что запланированное в номенклатуре дело так и не было заведено. Как заполнять итоговые записи структурным подразделениям и к сводной номенклатуре дел организации. Какие данные из них помогут архиву сформировать бюджет и защитить его перед руководством.
Делимся опытом конкретной компании. Чем поможет Excel, если есть СЭД. Какую структуру данных можно собирать в Excel помесячно с подведением итогов за год. Почему сведения по разным направлениям лучше собирать на разных листах Excel и потом объединять их в сводной таблице. Как суммировать значения отдельных разбросанных ячеек или их непрерывного диапазона, вписывая формулу вручную или используя функцию «СУММ» или инструмент «Автосумма» (какой вариант для чего удобнее использовать). Как вставлять другие математические функции и формулы. Как в формуле использовать значения ячеек другого листа. Как наследовать данные из одной ячейки в другую. Как дублировать формулу в соседние ячейки итоговой строки или столбца (какие тонкости при этом учитывать). Как включить автоматический пересчет формул при изменении данных в исходных ячейках. Как таблицы с готовыми расчетами и сделанные на их основе диаграммы можно перенести в вордовский файл для оформления документа.
В тексте некоторых документов встречаются числа, которые сначала приводятся цифрами, а следом в скобках – буквенным способом. В каких случаях и в каких документах требуется текстовое дублирование суммы? В каком падеже следует делать такую расшифровку и необходимо ли писать число с заглавной буквы? Если речь идет о сумме, то возможно ли применение сокращений «руб.» и «коп.» и какую часть текста брать в скобки?
Основное внимание мы уделили отечественным правилам адресования корреспонденции. Какими документами осуществляется нормативное регулирование в этой сфере? Как указать адресата – частное лицо, организацию или должностное лицо (здесь возникают вопросы с инициалами и падежом)? В какой последовательности указывать элементы адреса? Какие общепринятые сокращения можно использовать? Что писать с заглавной буквы? Как правильно указывать простой, двойной и литерный номера домов? Когда перед городом не ставится буква «г.»? В каких случаях кроме непосредственно населенного пункта нужно включить в адрес его вхождение в определенные административно-территориальные единицы (это касается не только поселков и деревень, но и городов)? Что нужно учесть при использовании отметок «до востребования» и «лично»?
Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.
ГОСТ Р 7.0.97-2016 описывает правила оформления даты документа предельно лаконично. Поэтому нам есть что добавить! Ставить 0 в начале даты? Можно использовать кавычки? «Длящаяся» дата протокола. Дата совместного документа. Специфика госорганов. Дата подписания электронного документа. Дата доверенности. Дата на обложке дела и на титульном листе ЛНА. В каких реквизитах и как лучше оформлять дату. Подробно остановились на оформлении дат в тексте документа в различных ситуациях. Статья содержит 25 примеров.
Раздел не найден.
Оформить подписку на журнал
издательства ООО "Бизнес-Арсенал"
можно в любом отделении почты:
