Указанием Банка России от 08.07.2016 № 4064-У внесены изменения в указание Банка России от 25.11.2009 № 2346-У «О хранении в кредитной организации в электронном виде отдельных документов, связанных с оформлением бухгалтерских, расчетных и кассовых операций при организации работ по ведению бухгалтерского учета», которые вступили в силу 30.08.2016.
В преамбуле документа было предусмотрено, что хранение файлов в электронном виде должно осуществляться на «машинных носителях типа CD-, DVD-дисков однократной записи». Теперь эта норма уточнена и разрешено организовать хранение на «отчуждаемых машинных носителях информации, с исключением возможности изменения или утраты ранее записанной на них информации до истечения установленного срока хранения». Оптические диски уходят в историю, и Банк России вовремя это заметил. Жаль только, что пока не отказались от обязательного использования съемных носителей, как это уже сделано в ряде стран, чтобы избежать дополнительных трудоемких операций в погоне за надежностью хранения данных.
Изначально документ содержал требование о создании резервных копий отчуждаемых машинных носителей. Теперь это положение уточнено требованием, чтобы носители были не только созданы, но и поддерживались в актуальном состоянии (п. 2.1).
Если ранее помещение носителей в электронный архив (в документе он назван «фонд единиц хранения») должно было производиться «в установленные нормативными актами Банка России сроки для передачи на архивное хранение документов на бумажном носителе», то теперь электронные носители передают в фонд хранения после:
- полной записи единицы хранения либо
- записи электронных документов «за последний операционный день года,
- по решению кредитной организации, не противоречащему данным условиям» (п. 2.2).
Как видите, Банк России уходит от единых требований к срокам передачи бумажных и электронных носителей на хранение в архив. Кредитные организации разные, условия их деятельности также отличаются, и сейчас им предоставлена возможность самостоятельно определить порядок этой работы. Главное условие – он должен быть описан в ее внутренних нормативных документах.
Банк России изначально требовал, чтобы к каждой единице хранения (ЕХ) составлялся ярлык на бумажном носителе (п. 2.3). Сейчас уточнено, что он должен формироваться по мере записи документов на носитель. Если раньше было необходимо, чтобы в ярлыке содержался «результат вычисления хэш-функции для всех файлов», записанных на носитель, то теперь придется указывать «результат вычисления хэш-функции для всех файлов, записанных на ЕХ за каждый операционный день». При этом Банк России допустил возможность «формирования и хранения ярлыка в электронном виде с возможностью получения копии на бумажном носителе».
Описи единиц хранения тоже могут формироваться в электронном виде с возможностью получения копии на бумажном носителе.
Кредитная организация теперь должна обеспечивать (п. 2.9) «предоставление доступа для чтения данных с ЕХ» по запросам, а также не только уничтожение носителей, но и удаление информации с них по истечении установленного срока хранения.
Теперь в течение всего срока хранения при выходе из строя единиц хранения и / или их резервных копий кредитная организация обязана обеспечить возможность их восстановления. При этом факт выхода из строя единицы хранения должен быть зафиксирован в акте об ее утрате, «который подписывается работниками, установившими факт утраты, и утверждается в порядке, установленном кредитной организацией», а в ярлыки повторно сформированных единиц хранения и соответствующие описи включаются: реквизиты акта об утрате ЕХ и значения функции хеширования при их отличии от ранее включенных значений.
Акт должен составляться не только об уничтожении единиц хранения, но и при частичном удалении информации с них по истечении установленного срока хранения (п. 2.15).
