Top.Mail.Ru

Планы Росархива в отношении Перечней документов со сроками хранения

Заместитель руководителя Росархива А.В. Юрасов изложил позицию Росархива в отношении перечней документов, используемых при проведении экспертизы ценности и отборе документов на хранение1. Речь шла о перечнях типовых архивных документов с указанием сроков хранения, а также о ведомственных (отраслевых) перечнях.

А.В. Юрасов отметил, что опыт внедрения в практику работы «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»2 (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558) показал, что он нуждается в серьезной переработке. В Росархив поступают обращения как от органов государственной власти и местного самоуправления, так и от государственных и негосударственных организаций, в которых предлагается:

  • перевести ряд видов документов с постоянного срока хранения на временный (пока Перечень УД содержит 342 статьи, в которых архивным документам установлен срок хранения «постоянно», что составляет 34% от общего количества);
  • уточнить критерии отбора документов с отметкой ЭПК, а в отдельных случаях - снять ее (в Перечне УД порядка 250 статей с отметкой «ЭПК» - это 25% от общего количества его статей);
  • дополнить перечень новыми документами, срок хранения которым ранее не был установлен.

Еще в 2015 году Росархив провел анкетирование и предложения по внесению изменений в действующий Перечень УД поступили от 60 архивных органов субъектов РФ, от всех комплектующихся федеральных государственных архивов, а также от 34 федеральных органов госвласти и ВНИИДАД. Предложения затронули почти половину статей Перечня УД.

Росархив провел анализ поступивших предложений только по первому разделу Перечня УД, включающему примерно треть статей. Его итоги показали, что они были «направлены на его "косметический ремонт" и связаны в основном со снятием отметки "ЭПК", уточнением примечаний, объединением ряда статей. Лишь в отдельных случаях предложения касались оптимизации состава документов постоянного срока хранения, уточнения заголовков статей».

По мнению Росархива, в Перечне УД еще нужно:

  • оптимизировать состав документов, отбираемых на постоянное хранение (т.к. объем документообразования ежегодно растет);
  • сократить сроки временного хранения документов (там, где это необходимо);
  • выправить формулировки ряда статей, которые не соответствуют современному законодательству. Кроме того, отдельные виды документов уже не создаются, а некоторые новые виды, наоборот, пока не включены в Перечень УД;
  • уточнить наименования подразделов, провести пересистематизацию документов внутри них, исключить виды документов, которые не относятся к типовым, уточнить сроки хранения документов.

А.В. Юрасов сообщил также о судьбе еще двух перечней федерального уровня.

Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения3 (утв. приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182) применяется уже 10 лет. За это время произошли существенные перемены в российском законодательстве: внесены изменения в Градостроительный, Земельный, Лесной кодексы, иные нормативные правовые акты РФ, повлекшие за собой перемены в составе, оформлении, обращении научно-технической документации. Но приступить к его переработке целесообразно после утверждения нового варианта Перечня УД.

Перечень документов, образующихся в процессе деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения - в настоящее время завершается анализ замечаний и предложений, поступивших по проекту перечня от банковского сообщества, которое выступает за сокращение сроков хранения целого ряда документов. Банк России и Росархив надеются на завершение этой работы до конца текущего года.

Одновременно в докладе было отмечено, что «серьезной проблемой является отсутствие современных ведомственных (отраслевых) перечней документов, с указанием сроков хранения, в 56 федеральных органах государственной власти. Перечни, которые были разработаны еще в период существования СССР, безнадежно устарели и, естественно, не соответствуют действующему законодательству, не учитывают блок современной документации. Перечни отсутствуют в таких отраслевых системах, как здравоохранение, образование, культура, транспорт, сельское хозяйство и др.».

Росрахив (в лице заместителя его руководителя) дал объективный и, прямо скажем, неутешительный анализ ситуации с перечнями. Сложно будет улучшить ее, применяя устаревшие методы разработки перечней, привлекая к этой работе только узкий круг почтенных ветеранов отрасли. Самое время подумать о кардинальном изменении принципов формирования перечней и о переводе всей работы над ними в электронную среду (в мире такой опыт есть).

Сноски 3

  1. На заседании Совета по архивному делу при Росархиве 26.09.2017 в докладе «Проблемы комплектования государственных и муниципальных архивов на современном этапе». Вернуться назад
  2. Далее - Перечень УД. Вернуться назад
  3. Далее - Перечень НТД. Вернуться назад
Оценить новость
s
В избранное

Выбери свой вариант доступа

Получать бесплатные
статьи на e-mail
Подписаться на
журнал на почте
Подписаться на
журнал сейчас

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Как закрывать 2 номенклатуры дел из-за внедрения СЭД

В 2021 году в середине года был переход из одной системы документооборота в другую. Раньше дела были только бумажные и номенклатуры дел в СЭД не было. Но в новой системе существует электронная номенклатура дел, соответственно все документы, которые оформлялись в компании с определенной даты (с 20.07.2021) – были внесены в новые созданные электронные дела и по ним существует своя электронная номенклатура дел. Каким образом необходимо проводить закрытие номенклатуры дел за 2021 год? Отдельно за период с 01.01.2021 по 20.07.2021 в бумажном виде, а потом за период с 20.07.2022 по 31.12.2022 в электронном виде?

Где и сколько хранить учетную политику?

Если учетная политика составлена на 2022 год, но данный документ является приложением к приказу от 2021 года, в дело какого года в итоге его подшивать: —  в дело 2021 года подшивается только приказ, а приложение к нему – в дело 2022 года? —  или приказ и приложение к нему формируются вместе в дело 2021 года?

Сроки хранения договоров: теория и интересная практика

Где можно найти сроки хранения договоров. Какая специфика есть у акционерных обществ. Сроки хранения договоров, соглашений, контрактов, разбросанные по всему Перечню управленческих документов 2020 г., мы собрали в таблицу. Прокомментировали, как изменились сроки в действующем Перечне по сравнению с предыдущим 2010 г. Как определить срок хранения, если нужного вам договора в действующих Перечнях не нашлось. Примеры определения сроков хранения у договоров «двойного назначения». Когда договор считается законченным делопроизводством, чтобы со следующего года можно было начать исчислять его срок хранения. Эти аспекты мы рассмотрели в 1-й части очень подробной статьи, которую публикуем в этом номере журнала.

Оформление приложений, связанных содержанием с основным документом

Показываем, как отобразить наличие приложений в основном документе и отметку в верхнем правом углу на самом приложении: общие правила, а также особенности приказов, протоколов и договоров; когда приложение у основного документа единственное и когда их несколько; как в многостраничных приложениях нумеровать страницы, оформлять титульный лист, как сшивать; чем отличается оформление утверждаемого приложения от приложения справочно-информационного характера; как оформить приложение к утвержденному приказом организационному документу, т.е. приложение к приложению (всего в статье показано 25 примеров оформления).

Оформляем приказ по обновленным правилам

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.

Общие правила составления и оформления протокола

Только правильно составленный и оформленный протокол в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, которые принимаются на основе принципа коллегиальности. Мы подробно объясняем, как следует оформлять каждый реквизит этого документа. Отмечаем, что в оформлении протокола является обязательным, а что факультативным. Демонстрируем множество примеров. Общий алгоритм составления и оформления протоколов заслуживает самого внимательного и подробного изучения не только секретарями, ведущими делопроизводство, но и руководителями, специалистами, организующими процедуры корпоративного управления.

Правила написания адресов

Основное внимание мы уделили отечественным правилам адресования корреспонденции. Какими документами осуществляется нормативное регулирование в этой сфере? Как указать адресата – частное лицо, организацию или должностное лицо (здесь возникают вопросы с инициалами и падежом)? В какой последовательности указывать элементы адреса? Какие общепринятые сокращения можно использовать? Что писать с заглавной буквы? Как правильно указывать простой, двойной и литерный номера домов? Когда перед городом не ставится буква «г.»? В каких случаях кроме непосредственно населенного пункта нужно включить в адрес его вхождение в определенные административно-территориальные единицы (это касается не только поселков и деревень, но и городов)? Что нужно учесть при использовании отметок «до востребования» и «лично»?

Формы написания чисел в тексте документов

В тексте некоторых документов встречаются числа, которые сначала приводятся цифрами, а следом в скобках – буквенным способом. В каких случаях и в каких документах требуется текстовое дублирование суммы? В каком падеже следует делать такую расшифровку и необходимо ли писать число с заглавной буквы? Если речь идет о сумме, то возможно ли применение ­сокращений «руб.» и «коп.» и какую часть текста брать в скобки?