Top.Mail.Ru

Законодательная инициатива Росархива о системе удаленного использования архивных документов через Интернет

В марте 2018 года на Федеральном портале нормативных правовых актов www.regulation.gov.ru был размещен подготовленный Росархивом проект закона «О внесении изменений в статью 26 Федерального закона “Об архивном деле в Российской Федерации”». В объяснительной записке Росархив сформулировал свою цель как расширение возможностей дистанционного доступа пользователей к архивным документам через Интернет:

  • в настоящее время архивами создаются электронные архивные информационные ресурсы, содержащие научно-справочный аппарат, а также поэтапно оцифровываются архивные документы. Но эти ресурсы, «как правило, доступны только в читальных залах архивов через локальные программные средства при отсутствии доступа через... Интернет. Таким образом, несмотря на наличие отдельных информационных ресурсов в электронном виде, пользователи для... доступа к ним не избавляются от необходимости посещений читальных залов»1;
  • в некоторых субъектах РФ создаются общедоступные сервисы в Интернет, которые позволяют использовать архивные документы удаленно без посещения читальных залов. Соответствующие системы уже созданы или создаются в 20 субъектах РФ;
  • «во избежание избыточных затрат, которые могут возникнуть, если каждый федеральный государственный архив будет самостоятельно создавать информационную систему» предлагается создать единую систему, т.е. «архивные фонды всех федеральных архивов будут доступны для использования в одном месте с единым поисковым сервисом и научно-справочным аппаратом»;
  • к данной системе в добровольном порядке смогут присоединяться архивные учреждения субъектов РФ и муниципальные архивы, в которых отсутствуют собственные системы удаленного использования архивных документов.

Важно разобраться, а кто за это будет платить.

«В настоящее время региональные архивные учреждения, в которых внедрена система удаленного использования архивных документов, приобретают... коммерческие программные средства (например, АИС-АРХИВ, КАИСА-АРХИВ). При этом такие договоры заключаются на определенный срок, по истечении которого необходимо оплачивать следующие периоды права использования программного обеспечения». И Росархив в своей пояснительной записке к законопроекту считает, что «создание федеральной системы позволит избежать данных расходов». Но как? За покупку готовой информационной системы придется платить. За разработку собственной – тоже. Если функциональные возможности такой системы будут, как хочется надеяться, более развитыми, а вычислительная платформа – более мощной, то и стоимость такого решения может оказаться довольно высокой, как и затраты на его развитие и поддержку.

Росархивом отмечен еще один важный момент: «Создание такой системы снизит нагрузку на читальные залы архивов и на их работников, что позволит в будущем сократить издержки на традиционные формы обслуживания граждан архивами».

По поводу введения платы за удаленное пользование архивными документами Росархив тоже высказался:

  • с пользователей может взиматься плата – «тарифы будут покрывать себестоимость эксплуатации системы». Зато «пользователи получают возможность экономии на транспортных расходах, необходимых для проезда к читальному залу, а иногородние пользователи – также на расходах по проживанию в городе нахождения архива, т.к. документы выдаются по запросам пользователей в читальный зал не в день их запроса. Кроме того, традиционный бесплатный способ использования архивных документов в читальных залах остается доступным»;
  • опыт по взиманию платы за удаленное использование архивных документов имеется в 6 субъектах РФ в рамках уже имеющихся региональных систем.

Иными словами, Росархив хочет переложить затраты на эксплуатацию новой системы на пользователей архивной информации. Но все, что создается Росархивом и другими архивными учреждениями страны, в т.ч. оцифровка архивных документов, в основном делается на бюджетные деньги – это налоги, которые мы с вами уже заплатили и имеем право получить доступ к «результатам уже оплаченных» работ. Такой логики сегодня придерживаются архивные службы многих ведущих стран мира, считая возможным брать с пользователей деньги лишь за носители информации и за явно дополнительные услуги (например, оцифровка определенных материалов на заказ с заданным качеством).

Предлагаемые законопроектом формулировки допускают создание субъектами РФ и органами местного самоуправления, их архивами собственных ресурсов с доступом через Интернет к их архивным документам. Если же региональные архивные учреждения передадут в «центральную систему Расархива» свои электронные ресурсы, то они частично или полностью утратят контроль над ними, что вряд ли их обрадует.

А Росархив сейчас фактически замахнулся на создание единой информационной системы, которую будет контролировать только он, – аналога интернет-магазина, который сможет оперативно продавать доступ к архивным документам.

Сноски 1

  1. Здесь и далее в данной новости приводятся цитаты из пояснительной записки к проекту феде- рального закона «О внесении изменений в статью 26 Федерального закона “Об архивном деле в Российской Федерации”». Вернуться назад
Оценить новость
s
В избранное

Выбери свой вариант доступа

Получать бесплатные
статьи на e-mail
Подписаться на
журнал на почте
Подписаться на
журнал сейчас

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
20% скидки на 2 полугодие 2021 г. на электронную версию журнала только в мае + специальный промокод от 10% на любой тип подписки (бумажная, электронная, комплект с доступом к базе знаний) = скидка от 30%

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Как в отметке о заверении копии указать дело, у которого нет номера?

В ГОСТ Р 7.0.97-2016 об оформлении организационно-распорядительных документов в п. 4.26 сказано: «Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии заверяется печатью организации (при ее наличии), а также (при необходимости) дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле №... за... год»).» Но у нас нет номенклатуры дел, и потому на делах просто оформлены наименования и год заведения, но не номера. Нам надо заверить копию документа для ее представления в суд, поэтому важно, чтобы суд принял ее и претензий к заверению не было. За неимением номера дела мы можем оформить заверительную надпись с фразой «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле (наименование дела) за 2020 год»? Такая копия будет иметь юридическую силу?

Если первичные учетные документы сканируются

В нашей компании ввели электронный архив для документов первичного учета. Теперь все документы первичного учета (например, счета-фактуры, универсальные передаточные документы), которые первоначально подготавливаются на бумаге и на них проставляются «живые» подписи и печати, сканируются и сохраняются в электронном архиве. Вопрос: при наличии официального электронного архива нужно ли также хранить изначально подготовленные бумажные версии этих первичных документов или оставлять на хранении только их электронные аналоги в электронном архиве? Если бумажные первоисточники хранить не нужно, то каким образом тогда оформлять их уничтожение, если по Перечню типовых архивных документов они имеют определенный срок хранения? Какое законное основание должно быть для выделения к уничтожению данных бумажных документов? Я ответила нашему главному бухгалтеру, что нужно хранить и бумажные документы, но стала немножко сомневаться. Прошу дать ответ.

Промахи новых Правил хранения научно-технической документации

Описаны основные проблемы содержания новых Правил хранения НТД, в т.ч. касающиеся электронных НТД. Охарактеризованы главные болевые точки самих научно-технических документов в современной России (в т.ч. на примере яркого судебного разбирательства о попытке госорганов Тульской области вернуть необходимую проектную документацию советского института, приватизированного в 1992 году).

Работа с факсимиле: где можно использовать, как документировать легитимность, риски (часть 2)

В этом номере журнала сосредоточимся на порядке использования факсимиле работниками организации: какой алгоритм работы лучше заложить в ЛНА, как потом документировать его выполнение (ввести факсимиле в оборот; определить, кто и на каких документах при каких условиях может его проставлять; как изъять факсимиле у пользователя и уничтожить). Показали образцы оформления приказов об изготовлении факсимиле, введении его в действие, об уничтожении факсимиле; акта о временной передаче штампа-факсимиле от одного пользователя другому; акта об уничтожении факсимиле в присутствии комиссии и лица, чью подпись оно проставляло; журнала учета печатей, штампов, факсимиле и реестра образцов оттисков штампов-факсимиле. Полный комплект документов поможет вам все грамотно организовать.

Правила написания адресов

Основное внимание мы уделили отечественным правилам адресования корреспонденции. Какими документами осуществляется нормативное регулирование в этой сфере? Как указать адресата – частное лицо, организацию или должностное лицо (здесь возникают вопросы с инициалами и падежом)? В какой последовательности указывать элементы адреса? Какие общепринятые сокращения можно использовать? Что писать с заглавной буквы? Как правильно указывать простой, двойной и литерный номера домов? Когда перед городом не ставится буква «г.»? В каких случаях кроме непосредственно населенного пункта нужно включить в адрес его вхождение в определенные административно-территориальные единицы (это касается не только поселков и деревень, но и городов)? Что нужно учесть при использовании отметок «до востребования» и «лично»?

Формы написания чисел в тексте документов

В тексте некоторых документов встречаются числа, которые сначала приводятся цифрами, а следом в скобках – буквенным способом. В каких случаях и в каких документах требуется текстовое дублирование суммы? В каком падеже следует делать такую расшифровку и необходимо ли писать число с заглавной буквы? Если речь идет о сумме, то возможно ли применение ­сокращений «руб.» и «коп.» и какую часть текста брать в скобки?

Оформляем приказ по обновленным правилам

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.

Общие правила составления и оформления протокола

Только правильно составленный и оформленный протокол в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, которые принимаются на основе принципа коллегиальности. Мы подробно объясняем, как следует оформлять каждый реквизит этого документа. Отмечаем, что в оформлении протокола является обязательным, а что факультативным. Демонстрируем множество примеров. Общий алгоритм составления и оформления протоколов заслуживает самого внимательного и подробного изучения не только секретарями, ведущими делопроизводство, но и руководителями, специалистами, организующими процедуры корпоративного управления.