Когда ведомства должны разработать свои перечни документов со сроками хранения

Росархив письмом от 08.04.2020 № 7/1000-Ю дал рекомендации федеральным органам исполнительной власти (далее – ФОИВ) о том, как нужно организовать выполнение поручения Правительства РФ от 26.03.2020 № ДЧ-П-44-2409. Оно касается разработки (переработки) перечней документов, образующихся в процессе деятельности ФОИВ и их подведомственных организаций, с указанием сроков хранения, т.е. ведомственных перечней. Что же рекомендует Росархив:

  • ФОИВ, имеющим утвержденные современные перечни документов, необходимо провести их сравнительный анализ, сопоставив с новым Перечнем типовых управленческих архивных документов 2019 г.1 Ведомствам необходимо подготовить и представить на рассмотрение Центральной экспертно-проверочной комиссии при Росархиве:
    • изменения, вносимые в действующие перечни документов, – не позднее IV квартала 2020 года либо
    • новые редакции действующих перечней документов – не позднее II квартала 2021 года;
  • а ФОИВ, не имеющим современных перечней документов, при организации работы по их подготовке следует руководствоваться «Методическими рекомендациями по подготовке перечней документов, образующихся в процессе их деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения», согласованными ЦЭПК при Росархиве 17.05.2011, которые размещены на официальном сайте Росархива (http://archives.ru/) в разделе «Документы», подраздел «Методические пособия, рекомендации, перечни».

Подготовка перечней должна осуществляться в 2 этапа:

  • на 1 этапе разрабатывается схема построения (структура и звенность) ведомственного перечня документов, подлежащая согласованию с ЦЭПК при Росархиве;
  • на 2 этапе ведомственный перечень уже целиком согласовывается с ЦЭПК при Росархиве.

Росархив хочет, чтобы ведомства завершили разработку своих новых перечней в следующие сроки:

  • 1 этап – до конца IV квартала 2020 года,
  • 2 этап – не позднее I квартала 2022 года.

С одной стороны, ФОИВ должны привести свои ведомственные перечни в соответствие новому общероссийскому Перечню. А с другой стороны, создается впечатление, что ту работу, которую не доделали при разработке общероссийского Перечня, пытаются теперь возложить на ФОИВ, чтобы с «упущенными» документами доразобрались они, зная специфику «своих» документов. Ведь количество статей в новом общероссийском Перечне существенно сократилось по сравнению с предыдущим аналогичным Перечнем 2010 г.

Наталья Храмцовская,
к.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией
компании «ЭОС», эксперт ИСО, член Международного совета архивов

Сноски 1

  1. Имеется в виду Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков их хранения, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 №236 (далее – общероссийский Перечень). Вернуться назад
Оценить новость
s
В избранное

Выбери свой вариант доступа

Получать бесплатные
статьи на e-mail
Подписаться на
журнал на почте
Подписаться на
журнал сейчас

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Срок хранения приказов по воинскому учету

В организации ведется воинский учет и бронирование граждан, находящихся в запасе. При изменении персональных данных забронированного работника необходимо внести изменения в список забронированных работников, пребывающих в запасе Вооруженных Сил РФ. Изменения необходимо внести приказом. К какому типу приказов его отнести? Какой срок хранения у журнала учета приказов по воинскому учету и бронированию граждан, находящихся в запасе?

День регистрации документа включается в срок его исполнения?

В бюджетном учреждении возник вопрос, касающийся исчисления сроков исполнения документов. Подскажите, пожалуйста, включается ли день регистрации документа в срок его исполнения? Зависит ли это от времени регистрации документа? В каких нормативных, методических документах это указано?

Тонкости составления писем в госструктуры и вышестоящие инстанции

Обозначим некоторые особенности подготовки служебных писем в государственные структуры. Многие моменты применимы к переписке с любыми вышестоящими инстанциями. Как подчеркнуть соблюдение субординации и уважения к адресату. Какие распространенные ошибки делают в тексте и на какие фразы их лучше заменять. На что обратить внимание при оформлении адресата, заголовка к тексту, отметок о приложении и исполнителе. Оптимальный объем письма, что лучше перенести из его текста в приложения или в другое письмо. Как ускорить рассмотрение письма, просто соблюдая правильность оформления реквизитов. Сначала объясняем полезные правила. Потом даем советы на примере 4 писем: об исполнении поручения, о направлении отчета о проделанной работе, о направлении комплекта документов по исполнению договора (когда обратно требуется получить подписанный экземпляр акта и перечисление денежных средств), о переносе срока исполнения.

Расширение зоны запретов на использование иностранных мессенджеров

Объясняем, какие мессенджеры каким организациям и для чего запретили использовать. С 1 июня 2025 года широкому кругу организаций в принципе запретили общение с гражданами России (в т.ч. с собственными клиентами) через иностранные мессенджеры. Ранее 1 марта 2023 года были введены более фрагментарные запреты, которые тоже продолжают действовать.А штраф для непослушных организаций может доходить до 700 000 рублей. Рассказываем и о конкретном судебном деле, возникшем из-за того, что сотрудник банка послал клиенту информацию о взыскании просроченной задолженности, а банк потом за это оштрафовали на 200 000 рублей.

Формы написания чисел в тексте документов

В тексте некоторых документов встречаются числа, которые сначала приводятся цифрами, а следом в скобках – буквенным способом. В каких случаях и в каких документах требуется текстовое дублирование суммы? В каком падеже следует делать такую расшифровку и необходимо ли писать число с заглавной буквы? Если речь идет о сумме, то возможно ли применение ­сокращений «руб.» и «коп.» и какую часть текста брать в скобки?

Правила написания адресов

Основное внимание мы уделили отечественным правилам адресования корреспонденции. Какими документами осуществляется нормативное регулирование в этой сфере? Как указать адресата – частное лицо, организацию или должностное лицо (здесь возникают вопросы с инициалами и падежом)? В какой последовательности указывать элементы адреса? Какие общепринятые сокращения можно использовать? Что писать с заглавной буквы? Как правильно указывать простой, двойной и литерный номера домов? Когда перед городом не ставится буква «г.»? В каких случаях кроме непосредственно населенного пункта нужно включить в адрес его вхождение в определенные административно-территориальные единицы (это касается не только поселков и деревень, но и городов)? Что нужно учесть при использовании отметок «до востребования» и «лично»?

Оформляем приказ по обновленным правилам

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.

Общие правила составления и оформления протокола

Только правильно составленный и оформленный протокол в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, которые принимаются на основе принципа коллегиальности. Мы подробно объясняем, как следует оформлять каждый реквизит этого документа. Отмечаем, что в оформлении протокола является обязательным, а что факультативным. Демонстрируем множество примеров. Общий алгоритм составления и оформления протоколов заслуживает самого внимательного и подробного изучения не только секретарями, ведущими делопроизводство, но и руководителями, специалистами, организующими процедуры корпоративного управления.