Top.Mail.Ru

Когда ведомства должны разработать свои перечни документов со сроками хранения

Росархив письмом от 08.04.2020 № 7/1000-Ю дал рекомендации федеральным органам исполнительной власти (далее – ФОИВ) о том, как нужно организовать выполнение поручения Правительства РФ от 26.03.2020 № ДЧ-П-44-2409. Оно касается разработки (переработки) перечней документов, образующихся в процессе деятельности ФОИВ и их подведомственных организаций, с указанием сроков хранения, т.е. ведомственных перечней. Что же рекомендует Росархив:

  • ФОИВ, имеющим утвержденные современные перечни документов, необходимо провести их сравнительный анализ, сопоставив с новым Перечнем типовых управленческих архивных документов 2019 г.1 Ведомствам необходимо подготовить и представить на рассмотрение Центральной экспертно-проверочной комиссии при Росархиве:
    • изменения, вносимые в действующие перечни документов, – не позднее IV квартала 2020 года либо
    • новые редакции действующих перечней документов – не позднее II квартала 2021 года;
  • а ФОИВ, не имеющим современных перечней документов, при организации работы по их подготовке следует руководствоваться «Методическими рекомендациями по подготовке перечней документов, образующихся в процессе их деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения», согласованными ЦЭПК при Росархиве 17.05.2011, которые размещены на официальном сайте Росархива (http://archives.ru/) в разделе «Документы», подраздел «Методические пособия, рекомендации, перечни».

Подготовка перечней должна осуществляться в 2 этапа:

  • на 1 этапе разрабатывается схема построения (структура и звенность) ведомственного перечня документов, подлежащая согласованию с ЦЭПК при Росархиве;
  • на 2 этапе ведомственный перечень уже целиком согласовывается с ЦЭПК при Росархиве.

Росархив хочет, чтобы ведомства завершили разработку своих новых перечней в следующие сроки:

  • 1 этап – до конца IV квартала 2020 года,
  • 2 этап – не позднее I квартала 2022 года.

С одной стороны, ФОИВ должны привести свои ведомственные перечни в соответствие новому общероссийскому Перечню. А с другой стороны, создается впечатление, что ту работу, которую не доделали при разработке общероссийского Перечня, пытаются теперь возложить на ФОИВ, чтобы с «упущенными» документами доразобрались они, зная специфику «своих» документов. Ведь количество статей в новом общероссийском Перечне существенно сократилось по сравнению с предыдущим аналогичным Перечнем 2010 г.

Сноски 1

  1. Имеется в виду Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков их хранения, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 №236 (далее – общероссийский Перечень). Вернуться назад
Оценить новость
s
В избранное

Выбери свой вариант доступа

Получать бесплатные
статьи на e-mail
Подписаться на
журнал на почте
Подписаться на
журнал сейчас

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
20% скидки на 2 полугодие 2021 г. на электронную версию журнала только в мае + 10% по промокоду на любой тип подписки (бумажная, электронная, комплект с доступом к базе знаний) = скидка от 30%

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Как в отметке о заверении копии указать дело, у которого нет номера?

В ГОСТ Р 7.0.97-2016 об оформлении организационно-распорядительных документов в п. 4.26 сказано: «Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии заверяется печатью организации (при ее наличии), а также (при необходимости) дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле №... за... год»).» Но у нас нет номенклатуры дел, и потому на делах просто оформлены наименования и год заведения, но не номера. Нам надо заверить копию документа для ее представления в суд, поэтому важно, чтобы суд принял ее и претензий к заверению не было. За неимением номера дела мы можем оформить заверительную надпись с фразой «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле (наименование дела) за 2020 год»? Такая копия будет иметь юридическую силу?

Если первичные учетные документы сканируются

В нашей компании ввели электронный архив для документов первичного учета. Теперь все документы первичного учета (например, счета-фактуры, универсальные передаточные документы), которые первоначально подготавливаются на бумаге и на них проставляются «живые» подписи и печати, сканируются и сохраняются в электронном архиве. Вопрос: при наличии официального электронного архива нужно ли также хранить изначально подготовленные бумажные версии этих первичных документов или оставлять на хранении только их электронные аналоги в электронном архиве? Если бумажные первоисточники хранить не нужно, то каким образом тогда оформлять их уничтожение, если по Перечню типовых архивных документов они имеют определенный срок хранения? Какое законное основание должно быть для выделения к уничтожению данных бумажных документов? Я ответила нашему главному бухгалтеру, что нужно хранить и бумажные документы, но стала немножко сомневаться. Прошу дать ответ.

Работа с факсимиле: где можно использовать, как документировать легитимность, риски (часть 2)

В этом номере журнала сосредоточимся на порядке использования факсимиле работниками организации: какой алгоритм работы лучше заложить в ЛНА, как потом документировать его выполнение (ввести факсимиле в оборот; определить, кто и на каких документах при каких условиях может его проставлять; как изъять факсимиле у пользователя и уничтожить). Показали образцы оформления приказов об изготовлении факсимиле, введении его в действие, об уничтожении факсимиле; акта о временной передаче штампа-факсимиле от одного пользователя другому; акта об уничтожении факсимиле в присутствии комиссии и лица, чью подпись оно проставляло; журнала учета печатей, штампов, факсимиле и реестра образцов оттисков штампов-факсимиле. Полный комплект документов поможет вам все грамотно организовать.

Вступили в силу новые Правила хранения НТД

Для кого обязательны уже вступившие в силу новые Правила организации хранения, комплектования, учета и использования научно-технической документации. Что относится к НТД (перечислили их группы и виды документов внутри) – этого в Правилах нет, но данная информация пригодится вам для их понимания. Далее объясняем «основные вехи» того, как новые Правила регламентируют процессы работы: принципы систематизации документов у каждой группы НТД свои; что будет единицей хранения / учета; регистрация электронных НТД; основные положения об использовании и экспертизе ценности НТД и др. Что организация должна регламентировать сама.

Правила написания адресов

Основное внимание мы уделили отечественным правилам адресования корреспонденции. Какими документами осуществляется нормативное регулирование в этой сфере? Как указать адресата – частное лицо, организацию или должностное лицо (здесь возникают вопросы с инициалами и падежом)? В какой последовательности указывать элементы адреса? Какие общепринятые сокращения можно использовать? Что писать с заглавной буквы? Как правильно указывать простой, двойной и литерный номера домов? Когда перед городом не ставится буква «г.»? В каких случаях кроме непосредственно населенного пункта нужно включить в адрес его вхождение в определенные административно-территориальные единицы (это касается не только поселков и деревень, но и городов)? Что нужно учесть при использовании отметок «до востребования» и «лично»?

Формы написания чисел в тексте документов

В тексте некоторых документов встречаются числа, которые сначала приводятся цифрами, а следом в скобках – буквенным способом. В каких случаях и в каких документах требуется текстовое дублирование суммы? В каком падеже следует делать такую расшифровку и необходимо ли писать число с заглавной буквы? Если речь идет о сумме, то возможно ли применение ­сокращений «руб.» и «коп.» и какую часть текста брать в скобки?

Оформляем приказ по обновленным правилам

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.

Общие правила составления и оформления протокола

Только правильно составленный и оформленный протокол в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, которые принимаются на основе принципа коллегиальности. Мы подробно объясняем, как следует оформлять каждый реквизит этого документа. Отмечаем, что в оформлении протокола является обязательным, а что факультативным. Демонстрируем множество примеров. Общий алгоритм составления и оформления протоколов заслуживает самого внимательного и подробного изучения не только секретарями, ведущими делопроизводство, но и руководителями, специалистами, организующими процедуры корпоративного управления.