25.09.2020 вступили в силу изменения в «Федеральный стандарт бухгалтерского учета для организаций государственного сектора “Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности организаций государственного сектора”», утв. приказом Министерства финансов РФ от 31.12.2016 № 256н (далее – Стандарт).
Во-первых, п. 32 Стандарта, посвященный составлению первичных (сводных) учетных документов, регистров бухгалтерского учета в форме электронных документов:
- предусматривал их подписание только квалифицированной электронной подписью;
- теперь же в случаях, предусмотренных нормативными правовыми актами по бухучету и отчетности, их можно будет подписывать и простой электронной подписью.
Во-вторых, в Стандарт включены нормы, регламентирующие порядок составления копий электронных документов на бумажном носителе:
- если законодательством РФ или договором предусмотрено представление сформированных в электронной форме первичного учетного документа, регистра бухгалтерского учета другому лицу или в госорган на бумажном носителе,
- то экономический субъект обязан по их требованию за свой счет изготавливать бумажную копию электронного первичного учетного документа, электронного регистра. Копии электронных документов на бумажном носителе заверяются в соответствии с положениями учетной политики организации.
В-третьих, установлены требования к тому, в каких случаях электронные документы и скан-копии первичных учетных документов должны быть подписаны квалифицированными электронными подписями перед их принятием к учету:
- если изначально в электронном оригинале стояли простые электронные подписи уполномоченных лиц, то его надо подписать утверждающей квалифицированной электронной подписью той организации, которая его принимает к учету;
- удостоверить соответствие скан-копии бумажному оригиналу первичного учетного документа (с рукописными подписями) надо квалифицированной электронной подписью:
- лица, ответственного за оформление таким документом факта хозяйственной жизни, и (или)
- лица, ответственного за формирование / передачу такой скан-копии.
Наталья Храмцовская,
к.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией
компании «ЭОС», эксперт ИСО, член Международного совета архивов
