Вышли новые Правила хранения и использования научно-технической документации

23 марта 2021 г. вступили в силу Правила организации хранения, комплектования, учета и использования научно-технической документации1 в органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях (утв. приказом Росархива от 09.12.2020 № 155, зарегистрированы Минюстом России 12.03.2021).

Правила предназначены для органов государственной власти, органов местного само­управления, государственных корпораций, государственных и муниципальных организаций, выступающих разработчиками, заказчиками, застройщиками, эксплуатирующими организациями, а также занимающимися производством научно-технической продукции, в процессе деятельности которых образуется НТД (п. 3).

Правила могут применяться и негосударственными организациями, занимающимися аналогичной деятельностью, при организации хранения, комплектования, учета и использования их НТД (п. 4).

Государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района, городского округа и внутригородского района, выступающие заказчиками НТД, обязаны создавать архивы, в т.ч. специально предназначенные для комплектования, учета, хранения, обращения и использования НТД (технические архивы), и обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе НТД, в течение установленных сроков хранения (п. 7).Обратите внимание на это требование, которое отсутствует в законодательных актах и появляется впервые в данных Правилах.

Государственные организации, государственные корпорации и муниципальные организации обязаны обеспечивать сохранность НТД в течение установленных сроков хранения. В этих целях указанные организации вправе создавать архивы, технические архивы (п. 8).

Информационная система2, предназначенная для хранения электронных архивных НТД, должна соответствовать следующим техническим требованиям (п. 9):

  • Требованиям к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающих в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения (утв. приказом Минкомсвязи России от 02.09.2011 № 221);
  • Требованиям по обеспечению безопасности значимых объектов критической информационной инфраструктуры Российской Федерации (утв. приказом ФСТЭК России от 25.12.2017 № 239);
  • Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственного органа (утв. приказом Росархива от 15.06.2020 № 69).

Любой современный специалист знает, что многие ключевые виды современной НТД существуют только в электронной форме, и управлять ими иначе, как в соответствующих ИС, нереально. Жаль, что при этом в Правилах требуется исполнять оторванные от жизни, противоречивые и никем всерьез на практике не применяемые «мертворожденные» требования к таким ИС. Насколько мне известно, ИС, соответствующих всем этим требованиям, в природе пока не существует. Тогда в какой ИС организация должна будет вести комплектование, учет, хранение, обращение и использование НТД?

Радует, что Правила содержат нормы по хранению электронных НТД, с которыми стоит разобраться уже детальнее, т.е. в формате статьи.

По-прежнему остро стоит вопрос о ведомственных архивах, которые государственные и муниципальные организации создавать не обязаны, не говоря уже об отдельных архивах НТД. И если с бумажной НТД классический ведомственный архив более-менее может справиться, то для работы с современной НТД необходим электронный архив, создать который сейчас мало кто готов. Особенно непосильна эта ноша для небольших учреждений и иных организаций. И чем больше требований к архивам предъявляется, тем меньше желающих взваливать на себя это бремя в период, когда у всех есть проблемы с финансированием и кадрами.

Не менее важным является вопрос о том, какая НТД относится к составу Архивного фонда Российской Федерации и в обязательном порядке подлежит передаче на государственное хранение. Сейчас у нас в этом вопросе полная неразбериха.

Еще один нерешенный вопрос – это обеспечение защиты авторских прав и прав собственности на НТД. При передаче на государственное хранение НТД коммерческих организаций фондообразователи фактически теряют контроль над этими документами и оказываются не в состоянии защитить свои права. Поэтому если с организационно-распорядительной документацией коммерческие организации расстаются достаточно часто без сожаления, то передавать государству «за так» свои права на НТД никто не собирается, поскольку коммерческая ценность этих документов часто очень велика.

В следующем номере журнала читайте статью с анализом содержимого новых Правил для НТД.

Наталья Храмцовская,
к.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией
компании «ЭОС», эксперт ИСО, член Международного совета архивов

Сноски 2

  1. Далее – НТД. Вернуться назад
  2. Далее – ИС. Вернуться назад
Оценить новость
s
В избранное

Выбери свой вариант доступа

Получать бесплатные
статьи на e-mail
Подписаться на
журнал на почте
Подписаться на
журнал сейчас

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Срок хранения приказов по воинскому учету

В организации ведется воинский учет и бронирование граждан, находящихся в запасе. При изменении персональных данных забронированного работника необходимо внести изменения в список забронированных работников, пребывающих в запасе Вооруженных Сил РФ. Изменения необходимо внести приказом. К какому типу приказов его отнести? Какой срок хранения у журнала учета приказов по воинскому учету и бронированию граждан, находящихся в запасе?

День регистрации документа включается в срок его исполнения?

В бюджетном учреждении возник вопрос, касающийся исчисления сроков исполнения документов. Подскажите, пожалуйста, включается ли день регистрации документа в срок его исполнения? Зависит ли это от времени регистрации документа? В каких нормативных, методических документах это указано?

Тонкости составления писем в госструктуры и вышестоящие инстанции

Обозначим некоторые особенности подготовки служебных писем в государственные структуры. Многие моменты применимы к переписке с любыми вышестоящими инстанциями. Как подчеркнуть соблюдение субординации и уважения к адресату. Какие распространенные ошибки делают в тексте и на какие фразы их лучше заменять. На что обратить внимание при оформлении адресата, заголовка к тексту, отметок о приложении и исполнителе. Оптимальный объем письма, что лучше перенести из его текста в приложения или в другое письмо. Как ускорить рассмотрение письма, просто соблюдая правильность оформления реквизитов. Сначала объясняем полезные правила. Потом даем советы на примере 4 писем: об исполнении поручения, о направлении отчета о проделанной работе, о направлении комплекта документов по исполнению договора (когда обратно требуется получить подписанный экземпляр акта и перечисление денежных средств), о переносе срока исполнения.

Расширение зоны запретов на использование иностранных мессенджеров

Объясняем, какие мессенджеры каким организациям и для чего запретили использовать. С 1 июня 2025 года широкому кругу организаций в принципе запретили общение с гражданами России (в т.ч. с собственными клиентами) через иностранные мессенджеры. Ранее 1 марта 2023 года были введены более фрагментарные запреты, которые тоже продолжают действовать.А штраф для непослушных организаций может доходить до 700 000 рублей. Рассказываем и о конкретном судебном деле, возникшем из-за того, что сотрудник банка послал клиенту информацию о взыскании просроченной задолженности, а банк потом за это оштрафовали на 200 000 рублей.

Формы написания чисел в тексте документов

В тексте некоторых документов встречаются числа, которые сначала приводятся цифрами, а следом в скобках – буквенным способом. В каких случаях и в каких документах требуется текстовое дублирование суммы? В каком падеже следует делать такую расшифровку и необходимо ли писать число с заглавной буквы? Если речь идет о сумме, то возможно ли применение ­сокращений «руб.» и «коп.» и какую часть текста брать в скобки?

Правила написания адресов

Основное внимание мы уделили отечественным правилам адресования корреспонденции. Какими документами осуществляется нормативное регулирование в этой сфере? Как указать адресата – частное лицо, организацию или должностное лицо (здесь возникают вопросы с инициалами и падежом)? В какой последовательности указывать элементы адреса? Какие общепринятые сокращения можно использовать? Что писать с заглавной буквы? Как правильно указывать простой, двойной и литерный номера домов? Когда перед городом не ставится буква «г.»? В каких случаях кроме непосредственно населенного пункта нужно включить в адрес его вхождение в определенные административно-территориальные единицы (это касается не только поселков и деревень, но и городов)? Что нужно учесть при использовании отметок «до востребования» и «лично»?

Оформляем приказ по обновленным правилам

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.

Общие правила составления и оформления протокола

Только правильно составленный и оформленный протокол в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, которые принимаются на основе принципа коллегиальности. Мы подробно объясняем, как следует оформлять каждый реквизит этого документа. Отмечаем, что в оформлении протокола является обязательным, а что факультативным. Демонстрируем множество примеров. Общий алгоритм составления и оформления протоколов заслуживает самого внимательного и подробного изучения не только секретарями, ведущими делопроизводство, но и руководителями, специалистами, организующими процедуры корпоративного управления.