Мы рассказывали вам о законопроекте, призванном подвести юридический фундамент под замещающее сканирование документов: когда электронный образ так заверяется и хранится, что имеет полноценную юридическую силу, и это позволяет отказаться от хранения бумажного оригинала документа (законопроект № 1173189-7 Правительство РФ внесло в Госдуму РФ 17.05.2021, но до летних каникул его принять не успели). В любом случае многие ведомства уже готовятся к этому событию.
Например, Росреестр приказом от 04.08.2021 № П/0342 утвердил новую «Стратегию архивного хранения и перевода в электронную форму документов в сфере государственного кадастрового учета и государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним». В ней, в числе прочего, определены:
- функции информационной системы (ИС) «Архив»;
- ожидаемые результаты реализации Стратегии:
- перевод 100% хранящихся в бумажном виде архивных документов в электронный вид к 31.12.2025;
- увеличение скорости перевода бумажных документов в электронный вид;
- обеспечение юридической значимости архивных электронных документов при долгосрочном хранении;
- обеспечение миграции сведений (электронных документов) со стадии приема документов в ИС «Архив», интегрированную с ФГИС ЕГРН;
- сокращение объема хранимых (в перспективе – исключение хранения) бумажных документов;
- в 2021–2025 гг. планируется проведение работ по сканированию бумажных документов:
- в соответствии с планами-графиками для каждого субъекта РФ;
- кроме того, во внеочередном порядке будут сканироваться те бумажные документы архива, на которые пришел запрос (т.е. они потребовались для оказания госуслуг либо необходимы их заверенные копии);
- В Стратегии определены правила перевода в электронную форму бумажных архивных документов:
- сканирование осуществляется без перекомплектования архивных дел. Расшивка томов допускается только в случае, если без этого не может быть обеспечено качественное сканирование;
- созданный в результате сканирования электронный образ документа заверяется УКЭП уполномоченного работника ФГБУ «ФКП Росреестра», его филиала;
- такой документ сохраняется в составе реестровых дел в ИС «Архив» с одновременным внесением в каталог архива сведений: о реквизитах документа (метаданные), наличии и месте хранения тома, содержащего бумажный «исходник» электронного документа.
Работы по сканированию бумажных документов ведутся давно и во многих структурах. В этой Стратегии Росреестра предлагаем обратить внимание на следующее:
- скан-образ подписывает УКЭП уполномоченный сотрудник;
- получившийся документ хранится в определенной ИС;
- со временем планируется даже полный отказ от архивного хранения бумажных документов (когда нормативная база для этого «дозреет»).
Как видите, «дозревания» законодательства ведомство не ждет, сканирование идет полным ходом (из более 232,9 млн. дел на 01.06.2021 оцифровано уже 51%), а свою локальную нормативную базу и ИС Росреестр позже приведет ей в соответствие. Такая Стратегия объясняется еще и исчерпанием свободных площадей:
- для хранения всех архивных документов в территориальных органах Росреестра и филиалах ФГБУ «ФКП Росреестра» используются архивохранилища общей площадью 299,34 тыс. кв. м;
- в среднем загруженность архивохранилищ территориальных органов Росреестра составляет 96%, филиалов ФГБУ «ФКП Росреестра» – 99%. И она продолжает расти.
В Стратегии отмечается, что в отношении накопленных дел, закрытых в соответствии с действовавшими до 1 января 2021 года требованиями, проводились работы по перекомплектованию дел за счет изъятия лишних документов (такой способ сокращения объема хранимых дел был в предыдущей Стратегии, утв. приказом Росреестра от 05.09.2014 № П/426). Но идея «отказаться от хранения лишних документов» хорошо звучит только в теории. Дело в том, что в этом случае придется провести экспертизу ценности всех хранимых в делах документов, выделить документы временного срока хранения, провести их уничтожение, перекомплектовать оставшиеся документы в новые дела. Это очень трудоемкая и, соответственно, дорогостоящая работа, требующая привлечения специалистов высокой квалификации. Затраты на перекомплектование могут «съесть» всю ожидаемую экономию на хранении.
Теперь ведомство признало, что «более эффективным способом перевода документов в электронный вид является сканирование документов таких дел без проведения работ по их перекомплектованию» – поточным методом.
Наталья Храмцовская,
к.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией
компании «ЭОС», эксперт ИСО, член Международного совета архивов
