Стратегия Росреестра по переводу бумажных документов своего архива в электронный вид

Мы рассказывали вам о законопроекте, призванном подвести юридический фундамент под замещающее сканирование документов: когда электронный образ так заверяется и хранится, что имеет полноценную юридическую силу, и это позволяет отказаться от хранения бумажного оригинала документа (законопроект № 1173189-7 Правительство РФ внесло в Госдуму РФ 17.05.2021, но до летних каникул его принять не успели). В любом случае многие ведомства уже готовятся к этому событию.

Например, Росреестр приказом от 04.08.2021 № П/0342 утвердил новую «Стратегию архивного хранения и перевода в электронную форму документов в сфере государственного кадастрового учета и государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним». В ней, в числе прочего, определены:

  • функции информационной системы (ИС) «Архив»;
  • ожидаемые результаты реализации Стратегии:
    • перевод 100% хранящихся в бумажном виде архивных документов в электронный вид к 31.12.2025;
    • увеличение скорости перевода бумажных документов в электронный вид;
    • обеспечение юридической значимости архивных электронных документов при долгосрочном хранении;
    • обеспечение миграции сведений (электронных документов) со стадии приема документов в ИС «Архив», интегрированную с ФГИС ЕГРН;
    • сокращение объема хранимых (в перспективе – исключение хранения) бумажных документов;
  • в 2021–2025 гг. планируется проведение работ по сканированию бумажных документов:
    • в соответствии с планами-графиками для каждого субъекта РФ;
    • кроме того, во внеочередном порядке будут сканироваться те бумажные документы архива, на которые пришел запрос (т.е. они потребовались для оказания госуслуг либо необходимы их заверенные копии);
  • В Стратегии определены правила перевода в электронную форму бумажных архивных документов:
    • сканирование осуществляется без перекомплектования архивных дел. Расшивка томов допускается только в случае, если без этого не может быть обеспечено качественное сканирование;
    • созданный в результате сканирования электронный образ документа заверяется УКЭП уполномоченного работника ФГБУ «ФКП Росреестра», его филиала;
    • такой документ сохраняется в составе реестровых дел в ИС «Архив» с одновременным внесением в каталог архива сведений: о реквизитах документа (метаданные), наличии и месте хранения тома, содержащего бумажный «исходник» электронного документа.

Работы по сканированию бумажных документов ведутся давно и во многих структурах. В этой Стратегии Росреестра предлагаем обратить внимание на следующее:

  • скан-образ подписывает УКЭП уполномоченный сотрудник;
  • получившийся документ хранится в определенной ИС;
  • со временем планируется даже полный отказ от архивного хранения бумажных документов (когда нормативная база для этого «дозреет»).

Как видите, «дозревания» законодательства ведомство не ждет, сканирование идет полным ходом (из более 232,9 млн. дел на 01.06.2021 оцифровано уже 51%), а свою локальную нормативную базу и ИС Росреестр позже приведет ей в соответствие. Такая Стратегия объясняется еще и исчерпанием свободных площадей:

  • для хранения всех архивных документов в территориальных органах Росреестра и филиалах ФГБУ «ФКП Росреестра» используются архивохранилища общей площадью 299,34 тыс. кв. м;
  • в среднем загруженность архивохранилищ территориальных органов Росреестра составляет 96%, филиалов ФГБУ «ФКП Росреестра» – 99%. И она продолжает расти.

В Стратегии отмечается, что в отношении накопленных дел, закрытых в соответствии с действовавшими до 1 января 2021 года требованиями, проводились работы по перекомплектованию дел за счет изъятия лишних документов (такой способ сокращения объема хранимых дел был в предыдущей Стратегии, утв. приказом Росреестра от 05.09.2014 № П/426). Но идея «отказаться от хранения лишних документов» хорошо звучит только в теории. Дело в том, что в этом случае придется провести экспертизу ценности всех хранимых в делах документов, выделить документы временного срока хранения, провести их уничтожение, перекомплектовать оставшиеся документы в новые дела. Это очень трудоемкая и, соответственно, дорогостоящая работа, требующая привлечения специалистов высокой квалификации. Затраты на перекомплектование могут «съесть» всю ожидаемую экономию на хранении.

Теперь ведомство признало, что «более эффективным способом перевода документов в электронный вид является сканирование документов таких дел без проведения работ по их перекомплектованию» – поточным методом.

Оценить новость
s
В избранное

Выбери свой вариант доступа

Получать бесплатные
статьи на e-mail
Подписаться на
журнал на почте
Подписаться на
журнал сейчас

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
Оформите подписку на 1-е полугодие 2022 года!
В ноябре скидка 15%.

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Как составить справку об объёме документооборота за месяц и за год

По какой форме сейчас лучше составлять справку об объеме документооборота за месяц и за год?

Договор и доверенность – это входящие, исходящие или внутренние документы?

К какой группе документов можно отнести договор – к входящим, исходящим или внутренним документам? А доверенности? Если возникнет такой же вопрос по другим видам документов, можно ли посмотреть ответ в каком-то справочнике?

Как описать документы в номенклатуре дел

Подробно разобрали правила заполнения каждой графы основной таблицы номенклатуры дел, в которой описываются дела организации. Особое внимание уделили правилам систематизации документов и формулированию заголовков дел (со ссылкой на свежий методический документ Росархива), привели множество примеров. Распутали путаницу с указанием количества заведенных за год дел / томов. Объяснили, как применять такие сроки хранения Перечня, как «постоянно» (для не источников комплектования он существенно сокращается), «до минования надобности», «до замены новыми», «до ликвидации организации», «50 / 75 лет». Показали, как отражать в номенклатуре дел электронные оригиналы документов, электронные копии подписанных бумажных оригиналов, электронные проекты документов – ведь их становится все больше! Завершили статью примером оформления номенклатуры дел организации.

Как организовать разработку номенклатуры дел

На какие нормативно-методические документы можно опереться (с указанием конкретных пунктов и приложений). Как добиться того, чтобы подразделения сами разрабатывали свои номенклатуры дел, а служба делопроизводства занималась лишь их слиянием в сводную номенклатуру организации и методическим руководством процессом. Кто согласовывает, подписывает и утверждает номенклатуры подразделений и организации. Приводим образцы приказов о необходимости разработки и об утверждении готовой номенклатуры дел. Как действовать в случае корректировки в течение года ранее утвержденной номенклатуры. Для госорганов и органов местного самоуправления появился новый документ, который необходимо оформить, – дополнение к номенклатуре дел (показываем и его образец).

Правила написания адресов

Основное внимание мы уделили отечественным правилам адресования корреспонденции. Какими документами осуществляется нормативное регулирование в этой сфере? Как указать адресата – частное лицо, организацию или должностное лицо (здесь возникают вопросы с инициалами и падежом)? В какой последовательности указывать элементы адреса? Какие общепринятые сокращения можно использовать? Что писать с заглавной буквы? Как правильно указывать простой, двойной и литерный номера домов? Когда перед городом не ставится буква «г.»? В каких случаях кроме непосредственно населенного пункта нужно включить в адрес его вхождение в определенные административно-территориальные единицы (это касается не только поселков и деревень, но и городов)? Что нужно учесть при использовании отметок «до востребования» и «лично»?

Формы написания чисел в тексте документов

В тексте некоторых документов встречаются числа, которые сначала приводятся цифрами, а следом в скобках – буквенным способом. В каких случаях и в каких документах требуется текстовое дублирование суммы? В каком падеже следует делать такую расшифровку и необходимо ли писать число с заглавной буквы? Если речь идет о сумме, то возможно ли применение ­сокращений «руб.» и «коп.» и какую часть текста брать в скобки?

Оформляем приказ по обновленным правилам

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.

Общие правила составления и оформления протокола

Только правильно составленный и оформленный протокол в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, которые принимаются на основе принципа коллегиальности. Мы подробно объясняем, как следует оформлять каждый реквизит этого документа. Отмечаем, что в оформлении протокола является обязательным, а что факультативным. Демонстрируем множество примеров. Общий алгоритм составления и оформления протоколов заслуживает самого внимательного и подробного изучения не только секретарями, ведущими делопроизводство, но и руководителями, специалистами, организующими процедуры корпоративного управления.