Работодатели могут перейти на электронный кадровый документооборот

После обкатки технологии юридически значимого кадрового электронного документооборота (КЭДО) во время госэксперимента эта возможность стала доступна для всех работодателей России. Соответствующие поправки появились в ТК РФ благодаря Федеральному закону от 22.11.2021 № 377‑ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации» и уже вступили в силу в большей своей части. Установлены сроки для того, что еще надо сделать. Именно на эти сроки, а еще на сложности с точки зрения ИТ-решений мы хотим обратить внимание. Для целей КЭДО можно использовать государственную цифровую платформу «Работа в России» или информационную систему (ИС) работодателя, позволяющую обеспечить подписание электронного документа в соответствии с требованиями ТК РФ, хранение электронного документа, а также фиксацию факта его получения сторонами трудовых отношений.

В пояснительной записке к законопроекту было сказано: «В рамках развития платформы “Работа в России”… будет обеспечена разработка и утверждение форм и форматов для всех электронных документов, используемых в рамках эталонных моделей (бизнес-схем) документирования процессов в сфере трудовых отношений, обеспечивающих предотвращение нарушений трудового законодательства… Работодатели, использующие для электронного кадрового документооборота платформу “Работа в России” или доработавшие свои информационные системы для соответствия единым требованиям к формам и форматам документов, а также эталонным моделям документирования процессов в сфере трудовых отношений, получат преференции в виде снижения категории риска и периодичности проведения проверок (вплоть до полной отмены плановых проверок в отношении работодателей низкой категории риска)».

А теперь внимание! Новые положения ТК РФ уже действуют, что дает работодателям право перейти на новую технологию, если они считают, что выгода перевешивает затраты и риски. Однако еще много чего не хватает:

  1. По планам только 01.09.2022 начнут взаимодействовать информационная система работодателя, госплатформа «Работа в России» и Единый портал госуслуг, что позволит обеспечить подписание электронных документов в соответствии с требованиями ТК РФ, их хранение, а также фиксацию фактов их получения сторонами трудовых отношений.
  2. При создании электронных документов в рамках КЭДО будут применяться единые требования к составу и форматам электронных документов. Но их еще нет. До 01.03.2023 Минтруду России нужно успеть их разработать и согласовать с Минцифры России и Росархивом, а затем реализовать во всех ИС для КЭДО.
  3. Разработчикам ИС предстоит провести существенную доработку своих решений. Первое время на рынке не будет готовых решений, которые в полной мере удовлетворяли бы установленным требованиям. Это потребует существенных расходов.

Как преодолеть эти препятствия? Первая проблема решаема, если обеспечить своих работников допустимыми с точки зрения ТК РФ электронными подписями (без использования платформы «Работа в России» и портала госуслуг). Что касается второй проблемы, то пока Минтруд России не утвердил состав и форматы кадровых электронных документов, можно использовать свои варианты. Правда, после утверждения Минтрудом свою ИС придется снова переделывать и приводить в соответствие. Практически неизбежен цейтнот: когда бы Минтруд России ни выпустил свои требования, работодателям, скорее всего, не хватит времени на их реализацию до 01.03.2023. Хотя, велика вероятность, что сроки будут переносить ввиду их нереальности.

Есть еще одно техническое препятствие, о котором стоит сказать. В ч. 12 ст. 22.1 ТК РФ сказано, что «работодатель несет расходы на создание и (или) эксплуатацию информационной системы работодателя, а также создание, использование и хранение электронных документов». А в ч. 14 ст. 22.3 ТК РФ, что «работодатель обеспечивает сохранность электронных документов в течение сроков, установленных законодательством Российской Федерации об архивном деле, в том числе в случае, если электронный документооборот осуществляется с использованием информационной системы работодателя либо цифровой платформы “Работа в России”».

При КЭДО в виде электронных подлинников оформляются документы в т. ч. длительного хранения – ​50/75 лет. Однако ИС, способных обеспечить длительную сохранность пригодных к использованию электронных документов без ущерба для их юридической силы в течение столь длительного срока, пока нет. И если верить специалистам, они вряд ли появятся в ближайший год. На данный момент типичный срок службы ИС редко превышает 10 лет, а дальше она выводится из эксплуатации из-за неизбежного устаревания технологий. Для обеспечения сохранности кадровых документов уже сегодня следует продумывать вопросы конверсии и миграции. Правовой основы для этого нет, есть лишь отдельные робкие попытки что-то придумать. Ясно, что в краткосрочной перспективе Минтруд России, Минцифры и Росархив эту задачу не решат, так что опять придется действовать на свой страх и риск, опираясь на существующий российский и международный опыт.

Тем не менее пока такой технологии у работодателя нет, документы долговременного хранения создавать в электронном виде довольно рискованно, и многие организации пойти на такой риск сегодня не готовы. Если же мы по-прежнему часть документов будем создавать на бумаге, часть – ​в электронном виде, то получим смешанный кадровый документооборот, а не чисто электронный, на который многим так хочется перейти.

Итак, переходить на полноценный КЭДО можно, но осторожно, понимая риски и внедряя новые методы работы поэтапно. Он еще долго будет смешанным документооборотом. Большинство наших организаций фактически уже работают в нем, постепенно расширяя сферу использования электронных кадровых документов.

(новость подготовила Наталья Храмцовская, ведущий эксперт по управлению документацией компании «ЭОС», эксперт ИСО, член Международного совета архивов, к. и. н.)

Оценить новость
s
В избранное

Выбери свой вариант доступа

Получать бесплатные
статьи на e-mail
Подписаться на
журнал на почте
Подписаться на
журнал сейчас

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Планируется заключение крупной сделки между ООО, в которых один директор. Вправе ли он принимать участие в голосовании?

Сделка заключается между двумя обществами, в которых один директор. Полномочия по одобрению сделок принадлежат совету директоров. Если гендир ООО одновременно является членом совета директоров, может ли он принимать участие в голосовании по вопросам заключения сделки с заинтересованностью, которая является еще и крупной сделкой?

О периодичности выплаты дивидендов АО

Можно ли выплачивать дивиденды в АО частично в несколько этапов?

Искусственный интеллект для юристов

Еще лет 10–15 назад фильмы об искусственном интеллекте (ИИ) относились к фантастическому жанру. Теперь это вполне реальное явление, которое проникает во всё большие сферы нашей жизни. Оно, безусловно, приносит в нашу жизнь неоспоримые преимущества. Но и от минусов никуда не деться. Расскажем про ИИ в юридической сфере. Где его используют уже сейчас, а где начнут в ближайшее время.

Компенсация убытков за внесудебную блокировку счетов налоговыми органами

Просрочили подачу декларации или забыли доплатить 100 рублей налога, – ​можно столкнуться с неприятным последствием – ​блокировкой счетов в банке по решению налоговиков. Такое право предоставлено им ст. 76 НК РФ. Причем приостановление операций по счетам может длиться неделями и даже месяцами. А замороженные счета – ​доставить немало проблем. Скажем, в расчетах с контрагентами или проведении иных операций. При этом блокировка счетов не всегда бывает обоснованной и/или соразмерной по длительности допущенному нарушению. Тогда налогоплательщик вправе требовать с налогового органа компенсации понесенных убытков, уплаты процентов. Рассказываем, когда суд встанет на сторону налогоплательщика и присудит компенсацию, а какие действия, напротив, суд оттолкнут.

Как ознакомиться с материалами дела в арбитражном суде онлайн

Ограничительные меры в период пандемии подтолкнули суды к созданию сервисов по удаленному взаимодействию. Одним из нововведений стало появление возможности ознакомления с материалами дела онлайн. Читайте о том, как получить доступ к аудиопротоколам и другим материалам с пошаговой инструкцией и образцом ходатайства об ознакомлении с материалами дела в электронном виде.

Топ-10 нарушений трудового законодательства

Сколько найдется в России работодателей, которые ни разу не нарушали нормы Трудового кодекса РФ? Ответ очевиден: немного. А все потому, что нарушения подстерегают их практически на каждом шагу. И чтобы бороться с ними, надо знать «врага в лицо». В статье мы рассмотрим самые распространенные промахи, которые компании допускают в отношениях с работниками.

Скриншот: практика правоприменения

Многие юристы давно привыкли к тому, что доказательства – это или письменные документы (договоры, претензии, счета-фактуры, оплаченные счета и т.п.), или показания (в частности, свидетелей или сторон). Но прогресс не стоит на месте. Все чаще доказательствами становятся переписка по электронной почте (см. № 8’ 2011), SMS-сообщения (см. № 10’ 2011), факсограммы (читайте в следующем номере) и снимки с компьютерного монитора (скриншоты). О том, что и как можно подтвердить скриншотами, какая информация в них должна содержаться и каковы требования к таким снимкам, вы узнаете из статьи.

Возбуждение уголовного дела: пособие для «чайников»

В работе руководителя встречаются ситуации, когда приходится обращаться в милицию. Однако далеко не всегда вас там встретят с распростертыми объятиями: могут отказать в приеме заявления из-за неточностей, допущенных в этом документе, или просто из-за плохого настроения. К сожалению, такие случаи не редкость. Практикующий адвокат рассказывает, когда сотрудники ОВД делают это обоснованно, а когда – незаконно. Он рекомендует, как грамотно составить заявление; советует, на какие действия людей в погонах нужно обращать внимание; когда следует требовать скорейшего рассмотрения заявления, а когда стоит подождать.