После обкатки технологии юридически значимого кадрового электронного документооборота (КЭДО) во время госэксперимента эта возможность стала доступна для всех работодателей России. Соответствующие поправки появились в ТК РФ благодаря Федеральному закону от 22.11.2021 № 377‑ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации» и уже вступили в силу в большей своей части. Установлены сроки для того, что еще надо сделать. Именно на эти сроки, а еще на сложности с точки зрения ИТ-решений мы хотим обратить внимание. Для целей КЭДО можно использовать государственную цифровую платформу «Работа в России» или информационную систему (ИС) работодателя, позволяющую обеспечить подписание электронного документа в соответствии с требованиями ТК РФ, хранение электронного документа, а также фиксацию факта его получения сторонами трудовых отношений.
В пояснительной записке к законопроекту было сказано: «В рамках развития платформы “Работа в России”… будет обеспечена разработка и утверждение форм и форматов для всех электронных документов, используемых в рамках эталонных моделей (бизнес-схем) документирования процессов в сфере трудовых отношений, обеспечивающих предотвращение нарушений трудового законодательства… Работодатели, использующие для электронного кадрового документооборота платформу “Работа в России” или доработавшие свои информационные системы для соответствия единым требованиям к формам и форматам документов, а также эталонным моделям документирования процессов в сфере трудовых отношений, получат преференции в виде снижения категории риска и периодичности проведения проверок (вплоть до полной отмены плановых проверок в отношении работодателей низкой категории риска)».
А теперь внимание! Новые положения ТК РФ уже действуют, что дает работодателям право перейти на новую технологию, если они считают, что выгода перевешивает затраты и риски. Однако еще много чего не хватает:
Как преодолеть эти препятствия? Первая проблема решаема, если обеспечить своих работников допустимыми с точки зрения ТК РФ электронными подписями (без использования платформы «Работа в России» и портала госуслуг). Что касается второй проблемы, то пока Минтруд России не утвердил состав и форматы кадровых электронных документов, можно использовать свои варианты. Правда, после утверждения Минтрудом свою ИС придется снова переделывать и приводить в соответствие. Практически неизбежен цейтнот: когда бы Минтруд России ни выпустил свои требования, работодателям, скорее всего, не хватит времени на их реализацию до 01.03.2023. Хотя, велика вероятность, что сроки будут переносить ввиду их нереальности.
Есть еще одно техническое препятствие, о котором стоит сказать. В ч. 12 ст. 22.1 ТК РФ сказано, что «работодатель несет расходы на создание и (или) эксплуатацию информационной системы работодателя, а также создание, использование и хранение электронных документов». А в ч. 14 ст. 22.3 ТК РФ, что «работодатель обеспечивает сохранность электронных документов в течение сроков, установленных законодательством Российской Федерации об архивном деле, в том числе в случае, если электронный документооборот осуществляется с использованием информационной системы работодателя либо цифровой платформы “Работа в России”».
При КЭДО в виде электронных подлинников оформляются документы в т. ч. длительного хранения – 50/75 лет. Однако ИС, способных обеспечить длительную сохранность пригодных к использованию электронных документов без ущерба для их юридической силы в течение столь длительного срока, пока нет. И если верить специалистам, они вряд ли появятся в ближайший год. На данный момент типичный срок службы ИС редко превышает 10 лет, а дальше она выводится из эксплуатации из-за неизбежного устаревания технологий. Для обеспечения сохранности кадровых документов уже сегодня следует продумывать вопросы конверсии и миграции. Правовой основы для этого нет, есть лишь отдельные робкие попытки что-то придумать. Ясно, что в краткосрочной перспективе Минтруд России, Минцифры и Росархив эту задачу не решат, так что опять придется действовать на свой страх и риск, опираясь на существующий российский и международный опыт.
Тем не менее пока такой технологии у работодателя нет, документы долговременного хранения создавать в электронном виде довольно рискованно, и многие организации пойти на такой риск сегодня не готовы. Если же мы по-прежнему часть документов будем создавать на бумаге, часть – в электронном виде, то получим смешанный кадровый документооборот, а не чисто электронный, на который многим так хочется перейти.
Итак, переходить на полноценный КЭДО можно, но осторожно, понимая риски и внедряя новые методы работы поэтапно. Он еще долго будет смешанным документооборотом. Большинство наших организаций фактически уже работают в нем, постепенно расширяя сферу использования электронных кадровых документов.
(новость подготовила Наталья Храмцовская, ведущий эксперт по управлению документацией компании «ЭОС», эксперт ИСО, член Международного совета архивов, к. и. н.)
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
Можно ли выдать доверенность на представление интересов юридического лица в различных инстанциях без указания срока ее действия?
Необходима ли регистрация дополнительного соглашения к договору купли-продажи недвижимости, зарегистрированному в установленном законом порядке? Считается ли незарегистрированное дополнительное соглашение действующим и подлежащим исполнению?
В связи с последними событиями Правительство РФ ввело мораторий на банкротство, призванный поддержать граждан и бизнес, которые оказались в непростой финансово-экономической ситуации. Не отрицая важность и правильность данного решения, нельзя и оставить в стороне тот факт, что от него пострадали кредиторы, которым придется простить должникам неустойки за период, на который введен мораторий. Автор проанализировал ключевые последствия такого моратория для кредиторов и рассказывает, какие меры они могут предпринять для защиты своих интересов (со ссылками на действующее законодательство и актуальную судебную практику).
Из-за беспрецедентного давления на Россию со стороны зарубежных государств Президент РФ был вынужден принять ряд указов, ограничивающих работу с иностранными контрагентами. Они направлены на стабилизацию финансового сектора экономики. Однако большое количество указов и изданных во их исполнение нормативных правовых актов может привести к путанице. Чтобы этого не случилось, мы подготовили обзор основных ограничений. Ведь многим до сих пор приходится сотрудничать с иностранными организациями.
Ограничительные меры в период пандемии подтолкнули суды к созданию сервисов по удаленному взаимодействию. Одним из нововведений стало появление возможности ознакомления с материалами дела онлайн. Читайте о том, как получить доступ к аудиопротоколам и другим материалам с пошаговой инструкцией и образцом ходатайства об ознакомлении с материалами дела в электронном виде.
В работе руководителя встречаются ситуации, когда приходится обращаться в милицию. Однако далеко не всегда вас там встретят с распростертыми объятиями: могут отказать в приеме заявления из-за неточностей, допущенных в этом документе, или просто из-за плохого настроения. К сожалению, такие случаи не редкость. Практикующий адвокат рассказывает, когда сотрудники ОВД делают это обоснованно, а когда – незаконно. Он рекомендует, как грамотно составить заявление; советует, на какие действия людей в погонах нужно обращать внимание; когда следует требовать скорейшего рассмотрения заявления, а когда стоит подождать.
Многие юристы давно привыкли к тому, что доказательства – это или письменные документы (договоры, претензии, счета-фактуры, оплаченные счета и т.п.), или показания (в частности, свидетелей или сторон). Но прогресс не стоит на месте. Все чаще доказательствами становятся переписка по электронной почте (см. № 8’ 2011), SMS-сообщения (см. № 10’ 2011), факсограммы (читайте в следующем номере) и снимки с компьютерного монитора (скриншоты). О том, что и как можно подтвердить скриншотами, какая информация в них должна содержаться и каковы требования к таким снимкам, вы узнаете из статьи.
Сколько найдется в России работодателей, которые ни разу не нарушали нормы Трудового кодекса РФ? Ответ очевиден: немного. А все потому, что нарушения подстерегают их практически на каждом шагу. И чтобы бороться с ними, надо знать «врага в лицо». В статье мы рассмотрим самые распространенные промахи, которые компании допускают в отношениях с работниками.
Раздел не найден.
Оформить подписку на журнал
издательства ООО "Бизнес-Арсенал"
можно в любом отделении почты:
