Новые Правила делопроизводства и Типовая номенклатура дел для нотариусов

01 февраля 2023

11 января 2023 года вступили в силу обновленные Правила нотариального делопроизводства, утв. приказом Министерства юстиции РФ от 14.12.2022 № 394 и решением Правления Федеральной нотариальной палаты от 28.11.2022 № 21/22. Документ достаточно подробный, содержит 16 разделов (и 20 приложений с рекомендуемыми образцами документов):

I. Общие положения.

II. Оформление документов (документирование нотариальной деятельности).

III. Обработка входящих документов.

IV. Обработка исходящих документов.

V. Регистрация постановлений об отказе в совершении нотариальных действий.

VI. Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, штампы и бланки и усиленная квалифицированная электронная подпись нотариуса.

VII. Номенклатура дел.

VIII. Формирование дел на бумажном носителе.

IX. Оформление дел на бумажном носителе и составление описей дел.

X. Временное хранение дел. Передача дел.

XI. Уничтожение номенклатурных дел.

XII. Особенности формирования и оформления отдельных видов дел.

XIII. Нотариальные действия, совершенные удаленно. Сделки, удостоверенные двумя и более нотариусами.

XIV. Порядок ведения реестров регистрации нотариальных действий.

XV. Особенности работы с электронными документами.

XVI. Порядок контроля за исполнением Правил...

Обращает на себя внимание то, что часть норм этих Правил идет вразрез с классическим делопроизводством. Например, документы, подлежащие регистрации, должны быть учтены в журнале регистрации входящей корреспонденции в день их поступления (п. 18). Это требование отличается от традиционных правил регистрации входящих документов в органах государственной власти – в течение 3 дней со дня поступления.

А технология работы с номенклатурой дел описана поистине революционная:

Фрагмент документа

Правила нотариального делопроизводства (утв. приказом Минюста России от 14.12.2022 № 394 и решением Правления ФНП от 28.11.2022 № 21/22)

...VII. Номенклатура дел

45. Учет нотариальных документов, группировка нотариальных документов в дела, определение сроков хранения дел нотариусом осуществляются в соответствии с Типовой номенклатурой дел нотариуса, утвержденной приказом Минюста России от 14.12.2022 № 393...

46. Номенклатура дел ведется в электронной форме в ЕИС и состоит из двух разделов: «Совершение нотариальных действий» и «Иные документы, образующиеся в деятельности нотариуса»...

В раздел «Совершение нотариальных действий» включаются дела, предусмотренные Типовой номенклатурой дел нотариуса.

В раздел «Иные документы, образующиеся в деятельности нотариуса»¹ включаются дела, предусмотренные приложением № 4 к Правилам...

47. Каждая запись в номенклатуре дел должна содержать следующие сведения:

1) индекс дела;

2) заголовок дела;

3) срок хранения дела;

4) количество единиц хранения (дел или томов дела, если дело содержит несколько томов. Наследственное дело учитывается как одна единица хранения независимо от наличия и количества его томов), находящихся в производстве в текущем календарном году;

5) количество единиц хранения (дел или томов дела, если дело содержит несколько томов), не оконченных производством и перешедших на следующий год. Наследственное дело учитывается как одна единица хранения независимо от наличия и количества его томов;

6) статус (не начато, уничтожено);

7) примечание.

48. В ЕИС обеспечивается заполнение сведений, предусмотренных подпунктами 1–3 пункта 47 Правил.

Сведения номенклатуры дел за календарный год, предусмотренные подпунктами 4–6 пункта 47 Правил, ежегодно вносятся нотариусом в ЕИС в течение трех месяцев с начала следующего календарного года.

В качестве сведений, предусмотренных подпунктом 4 пункта 47 Правил, по окончании календарного года вносится количество томов дела, находившихся в производстве.

В качестве сведений, предусмотренных подпунктом 5 пункта 47 Правил, вносится количество единиц хранения, не оконченных производством и перешедших на следующий год.

В качестве сведений, предусмотренных подпунктом 7 пункта 47 Правил, вносятся иные сведения, которые нотариус считает необходимым отразить.

49. По окончании календарного года... итоговая запись о категориях и количестве дел, находящихся в производстве нотариуса в соответствующем году (далее – итоговая запись), формируется в ЕИС на основании сведений номенклатуры дел и содержит следующие сведения:

1) общее количество единиц хранения за календарный год за исключением наследственных дел, в том числе количество единиц хранения, перешедших на следующий календарный год, отдельно по срокам хранения: постоянного, временного (свыше 10 лет), временного (до 10 лет включительно);

2) общее количество наследственных дел, находящихся в производстве в календарном году, в том числе количество перешедших на следующий календарный год.

Итоговая запись подписывается УКЭП нотариуса...

Технические ошибки, допущенные при внесении сведений в номенклатуру дел, итоговую запись исправляются незамедлительно при их обнаружении.

Уполномоченный работник нотариальной палаты имеет доступ к просмотру записей номенклатуры дел нотариуса, включая итоговую запись.

50. Дела, которые не окончены производством в текущем календарном году, являются переходящими делами.

Не могут быть переходящими делами...

Наши нотариусы первыми в стране переходят на ведение номенклатуры дел в электронном виде, да еще и в единой информационной системе нотариата! Предлагаемый вариант ведения номенклатуры дел обязателен для всех нотариусов. Он имеет существенное преимущество – данные о делах хранятся в централизованной системе, что позволяет контролировать организацию хранения этих дел и обеспечение их сохранности.

В разделе XV «Особенности работы с электронными документами» ключевым моментом является то, что для нотариусов постарались максимально исключить дублирование документов одновременно на бумаге и в электронном виде. Более того, основные журналы регистрации и учета не просто переведены в электронный вид – они тоже будут вестись в государственной единой информационной системе нотариата, что значительно повышает их уровень надежности, поскольку в этом случае они выводятся из-под полного контроля нотариуса.

Оформлять нотариальные электронные документы предписано с использованием самого защищенного вида электронной подписи – усиленной квалифицированной (УКЭП), что вполне предсказуемо.

Фрагмент документа

...XV. Особенности работы с электронными документами

168. Нотариусом принимаются, создаются и используются электронные документы:

исходно создаваемые в электронной форме без предварительного документирования их на бумажном носителе;
полученные в результате сканирования документов на бумажных носителях.

169. Юридическая значимость электронных документов, представляемых нотариусу для совершения нотариальных действий, подтверждается УКЭП...

Обращения граждан и организаций, поступившие в форме электронного документа, в том числе не подтвержденные электронной подписью, рассматриваются в порядке, предусмотренном Правилами.

170. При получении электронных документов, подписанных УКЭП, нотариус осуществляет проверку ее подлинности... с использованием средств ЕИС либо с использованием специального программного обеспечения, имеющегося у нотариуса.

171. Электронные документы, исходящие от нотариуса, должны быть оформлены в соответствии с Правилами и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением собственноручной подписи нотариуса и оттиска печати...

Юридическая значимость электронных документов, создаваемых нотариусом, исходящих от нотариуса, подтверждается УКЭП нотариуса.

172. Нотариус осуществляет ведение в ЕИС следующих электронных книг и журналов (далее – электронные журналы):

1) журнала регистрации входящей корреспонденции;

2) журнала регистрации исходящей корреспонденции;

3) журнала регистрации постановлений об отказе в совершении нотариального действия;

4) книги учета депозитных операций;

5) книги учета наследственных дел;

6) книги учета заявлений (поручений) о принятии мер по охране наследства и управлению им.

Хранение электронных журналов осуществляется средствами ЕИС.

Доступ к сведениям, содержащимся в журнале регистрации постановлений об отказе в совершении нотариального действия, имеет любой нотариус.

Доступ к сведениям, внесенным нотариусом в иные электронные журналы, имеет только нотариус, внесший соответствующие сведения, или нотариус, которому передан его архив.

173. Технические ошибки, допущенные при внесении сведений в разделы книг и журналов, ведущихся в ЕИС, исправляются незамедлительно при их обнаружении.

174. Электронные документы, исходящие от нотариуса, заверяются УКЭП нотариуса в случаях, установленных законодательством Российской Федерации, и направляются адресату с использованием компьютерных сетей либо передаются на личном приеме на отчуждаемых машинных носителях (CD/DVD – ROM, флеш-картах или иных устройствах, используемых для хранения информации).

При поступлении электронных документов, информацию из которых необходимо приобщить к делу, в дело на бумажном носителе помещается образ электронного документа на бумажном носителе.

175. Электронные документы, в том числе нотариальные документы, номенклатура дел, итоговая запись, описи дел, акты приема-передачи дел нотариуса в нотариальный архив, книги, журналы и реестры, хранящиеся в ЕИС, не формируются в дела на бумажных носителях...

Одновременно с новыми Правилами Минюст России утвердил и Типовую номенклатуру дел нотариуса (приказом от 14.12.2022 № 393), которая тоже должна применяться с 11.01.2023. В ней упомянут 31 вид дел, которым установлены различные сроки хранения: от постоянного до 3 лет, при этом больше всего дел с 5-летним сроком хранения. Ощутимая часть нотариальных документов формируется в досье и половина таких досье имеет длительный срок хранения.

Наталья Храмцовская,
к.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией
компании «ЭОС», эксперт ИСО, член Международного совета архивов

Сноски 1

Прим. ред.: фактически делается ссылка на перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения, утвержденные Росархивом. Вернуться назад