11 января 2023 года вступили в силу обновленные Правила нотариального делопроизводства, утв. приказом Министерства юстиции РФ от 14.12.2022 № 394 и решением Правления Федеральной нотариальной палаты от 28.11.2022 № 21/22. Документ достаточно подробный, содержит 16 разделов (и 20 приложений с рекомендуемыми образцами документов):
I. Общие положения.
II. Оформление документов (документирование нотариальной деятельности).
III. Обработка входящих документов.
IV. Обработка исходящих документов.
V. Регистрация постановлений об отказе в совершении нотариальных действий.
VI. Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, штампы и бланки и усиленная квалифицированная электронная подпись нотариуса.
VII. Номенклатура дел.
VIII. Формирование дел на бумажном носителе.
IX. Оформление дел на бумажном носителе и составление описей дел.
X. Временное хранение дел. Передача дел.
XI. Уничтожение номенклатурных дел.
XII. Особенности формирования и оформления отдельных видов дел.
XIII. Нотариальные действия, совершенные удаленно. Сделки, удостоверенные двумя и более нотариусами.
XIV. Порядок ведения реестров регистрации нотариальных действий.
XV. Особенности работы с электронными документами.
XVI. Порядок контроля за исполнением Правил...
Обращает на себя внимание то, что часть норм этих Правил идет вразрез с классическим делопроизводством. Например, документы, подлежащие регистрации, должны быть учтены в журнале регистрации входящей корреспонденции в день их поступления (п. 18). Это требование отличается от традиционных правил регистрации входящих документов в органах государственной власти – в течение 3 дней со дня поступления.
А технология работы с номенклатурой дел описана поистине революционная:
Правила нотариального делопроизводства (утв. приказом Минюста России от 14.12.2022 № 394 и решением Правления ФНП от 28.11.2022 № 21/22)
...VII. Номенклатура дел
45. Учет нотариальных документов, группировка нотариальных документов в дела, определение сроков хранения дел нотариусом осуществляются в соответствии с Типовой номенклатурой дел нотариуса, утвержденной приказом Минюста России от 14.12.2022 № 393...
46. Номенклатура дел ведется в электронной форме в ЕИС и состоит из двух разделов: «Совершение нотариальных действий» и «Иные документы, образующиеся в деятельности нотариуса»...
В раздел «Совершение нотариальных действий» включаются дела, предусмотренные Типовой номенклатурой дел нотариуса.
В раздел «Иные документы, образующиеся в деятельности нотариуса»1 включаются дела, предусмотренные приложением № 4 к Правилам...
47. Каждая запись в номенклатуре дел должна содержать следующие сведения:
1) индекс дела;
2) заголовок дела;
3) срок хранения дела;
4) количество единиц хранения (дел или томов дела, если дело содержит несколько томов. Наследственное дело учитывается как одна единица хранения независимо от наличия и количества его томов), находящихся в производстве в текущем календарном году;
5) количество единиц хранения (дел или томов дела, если дело содержит несколько томов), не оконченных производством и перешедших на следующий год. Наследственное дело учитывается как одна единица хранения независимо от наличия и количества его томов;
6) статус (не начато, уничтожено);
7) примечание.
48. В ЕИС обеспечивается заполнение сведений, предусмотренных подпунктами 1–3 пункта 47 Правил.
Сведения номенклатуры дел за календарный год, предусмотренные подпунктами 4–6 пункта 47 Правил, ежегодно вносятся нотариусом в ЕИС в течение трех месяцев с начала следующего календарного года.
В качестве сведений, предусмотренных подпунктом 4 пункта 47 Правил, по окончании календарного года вносится количество томов дела, находившихся в производстве.
В качестве сведений, предусмотренных подпунктом 5 пункта 47 Правил, вносится количество единиц хранения, не оконченных производством и перешедших на следующий год.
В качестве сведений, предусмотренных подпунктом 7 пункта 47 Правил, вносятся иные сведения, которые нотариус считает необходимым отразить.
49. По окончании календарного года... итоговая запись о категориях и количестве дел, находящихся в производстве нотариуса в соответствующем году (далее – итоговая запись), формируется в ЕИС на основании сведений номенклатуры дел и содержит следующие сведения:
1) общее количество единиц хранения за календарный год за исключением наследственных дел, в том числе количество единиц хранения, перешедших на следующий календарный год, отдельно по срокам хранения: постоянного, временного (свыше 10 лет), временного (до 10 лет включительно);
2) общее количество наследственных дел, находящихся в производстве в календарном году, в том числе количество перешедших на следующий календарный год.
Итоговая запись подписывается УКЭП нотариуса...
Технические ошибки, допущенные при внесении сведений в номенклатуру дел, итоговую запись исправляются незамедлительно при их обнаружении.
Уполномоченный работник нотариальной палаты имеет доступ к просмотру записей номенклатуры дел нотариуса, включая итоговую запись.
50. Дела, которые не окончены производством в текущем календарном году, являются переходящими делами.
Не могут быть переходящими делами...
Наши нотариусы первыми в стране переходят на ведение номенклатуры дел в электронном виде, да еще и в единой информационной системе нотариата! Предлагаемый вариант ведения номенклатуры дел обязателен для всех нотариусов. Он имеет существенное преимущество – данные о делах хранятся в централизованной системе, что позволяет контролировать организацию хранения этих дел и обеспечение их сохранности.
В разделе XV «Особенности работы с электронными документами» ключевым моментом является то, что для нотариусов постарались максимально исключить дублирование документов одновременно на бумаге и в электронном виде. Более того, основные журналы регистрации и учета не просто переведены в электронный вид – они тоже будут вестись в государственной единой информационной системе нотариата, что значительно повышает их уровень надежности, поскольку в этом случае они выводятся из-под полного контроля нотариуса.
Оформлять нотариальные электронные документы предписано с использованием самого защищенного вида электронной подписи – усиленной квалифицированной (УКЭП), что вполне предсказуемо.
Правила нотариального делопроизводства (утв. приказом Минюста России от 14.12.2022 № 394 и решением Правления ФНП от 28.11.2022 № 21/22)
...XV. Особенности работы с электронными документами
168. Нотариусом принимаются, создаются и используются электронные документы:
169. Юридическая значимость электронных документов, представляемых нотариусу для совершения нотариальных действий, подтверждается УКЭП...
Обращения граждан и организаций, поступившие в форме электронного документа, в том числе не подтвержденные электронной подписью, рассматриваются в порядке, предусмотренном Правилами.
170. При получении электронных документов, подписанных УКЭП, нотариус осуществляет проверку ее подлинности... с использованием средств ЕИС либо с использованием специального программного обеспечения, имеющегося у нотариуса.
171. Электронные документы, исходящие от нотариуса, должны быть оформлены в соответствии с Правилами и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением собственноручной подписи нотариуса и оттиска печати...
Юридическая значимость электронных документов, создаваемых нотариусом, исходящих от нотариуса, подтверждается УКЭП нотариуса.
172. Нотариус осуществляет ведение в ЕИС следующих электронных книг и журналов (далее – электронные журналы):
1) журнала регистрации входящей корреспонденции;
2) журнала регистрации исходящей корреспонденции;
3) журнала регистрации постановлений об отказе в совершении нотариального действия;
4) книги учета депозитных операций;
5) книги учета наследственных дел;
6) книги учета заявлений (поручений) о принятии мер по охране наследства и управлению им.
Хранение электронных журналов осуществляется средствами ЕИС.
Доступ к сведениям, содержащимся в журнале регистрации постановлений об отказе в совершении нотариального действия, имеет любой нотариус.
Доступ к сведениям, внесенным нотариусом в иные электронные журналы, имеет только нотариус, внесший соответствующие сведения, или нотариус, которому передан его архив.
173. Технические ошибки, допущенные при внесении сведений в разделы книг и журналов, ведущихся в ЕИС, исправляются незамедлительно при их обнаружении.
174. Электронные документы, исходящие от нотариуса, заверяются УКЭП нотариуса в случаях, установленных законодательством Российской Федерации, и направляются адресату с использованием компьютерных сетей либо передаются на личном приеме на отчуждаемых машинных носителях (CD/DVD – ROM, флеш-картах или иных устройствах, используемых для хранения информации).
При поступлении электронных документов, информацию из которых необходимо приобщить к делу, в дело на бумажном носителе помещается образ электронного документа на бумажном носителе.
175. Электронные документы, в том числе нотариальные документы, номенклатура дел, итоговая запись, описи дел, акты приема-передачи дел нотариуса в нотариальный архив, книги, журналы и реестры, хранящиеся в ЕИС, не формируются в дела на бумажных носителях...
Одновременно с новыми Правилами Минюст России утвердил и Типовую номенклатуру дел нотариуса (приказом от 14.12.2022 № 393), которая тоже должна применяться с 11.01.2023. В ней упомянут 31 вид дел, которым установлены различные сроки хранения: от постоянного до 3 лет, при этом больше всего дел с 5-летним сроком хранения. Ощутимая часть нотариальных документов формируется в досье и половина таких досье имеет длительный срок хранения.
Наталья Храмцовская,
к.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией
компании «ЭОС», эксперт ИСО, член Международного совета архивов
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
Был разработан локальный нормативный акт организации. Как корректно назвать приказ: «О введении в действие» или «Об утверждении и введении в действие»?
Организация направила нам документ с грифом «Для служебного пользования». Сам документ на 3 листах, на нем проставлен гриф. А приложения к нему на 28 листах (две таблицы) грифа не имеют. Как правильно расценивать приложения? Они тоже подпадают под гриф ограничения доступа, хоть он на них не проставлен, или приложения не являются документами ДСП?
Зачем нужны номенклатуры дел организации и ее структурных подразделений. Кто разрабатывает и подписывает номенклатуру подразделения. По какой форме ее составлять и как можно оптимизировать. Какие дела стоит завести для формирования в них приказов по личному составу (т.е. нельзя их все собирать в 1 дело). Сколько и где хранить документы-основания к ним (возможны варианты). Как срок «50/75 лет ЭПК» из Перечня 2019 года трансформировать в более конкретный в номенклатуре дел кадровой службы. Сколько хранить копии документов, журналы регистрации приказов, книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Как разбить номенклатуру дел на разделы. Какова последовательность расположения документов кадровой службы. Зачем в конце каждого раздела предусматривать хотя бы одну пустую строку. Приводим пример номенклатуры дел кадровой службы.
Показываем, как отразить в номенклатуре дел бумажные, электронные приложения к протоколам и аудиовидеозаписи заседаний коллегиальных органов. Сколько и где хранить эти записи. Организации важно определиться, в каком статусе она будет хранить фото-, аудио-, видеозаписи – что она будет переводить в статус аудиовизуальных документов со всеми вытекающими последствиями. Поводом для статьи стал вопрос читателя.
Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.
В тексте некоторых документов встречаются числа, которые сначала приводятся цифрами, а следом в скобках – буквенным способом. В каких случаях и в каких документах требуется текстовое дублирование суммы? В каком падеже следует делать такую расшифровку и необходимо ли писать число с заглавной буквы? Если речь идет о сумме, то возможно ли применение сокращений «руб.» и «коп.» и какую часть текста брать в скобки?
Основное внимание мы уделили отечественным правилам адресования корреспонденции. Какими документами осуществляется нормативное регулирование в этой сфере? Как указать адресата – частное лицо, организацию или должностное лицо (здесь возникают вопросы с инициалами и падежом)? В какой последовательности указывать элементы адреса? Какие общепринятые сокращения можно использовать? Что писать с заглавной буквы? Как правильно указывать простой, двойной и литерный номера домов? Когда перед городом не ставится буква «г.»? В каких случаях кроме непосредственно населенного пункта нужно включить в адрес его вхождение в определенные административно-территориальные единицы (это касается не только поселков и деревень, но и городов)? Что нужно учесть при использовании отметок «до востребования» и «лично»?
Только правильно составленный и оформленный протокол в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, которые принимаются на основе принципа коллегиальности. Мы подробно объясняем, как следует оформлять каждый реквизит этого документа. Отмечаем, что в оформлении протокола является обязательным, а что факультативным. Демонстрируем множество примеров. Общий алгоритм составления и оформления протоколов заслуживает самого внимательного и подробного изучения не только секретарями, ведущими делопроизводство, но и руководителями, специалистами, организующими процедуры корпоративного управления.
Раздел не найден.
Оформить подписку на журнал
издательства ООО "Бизнес-Арсенал"
можно в любом отделении почты:
