Федеральная налоговая служба (ФНС России) на своем сайте напомнила о том, что с 1 сентября 2026 года все участники перевозок вне зависимости от сферы деятельности должны оформлять в электронном виде:
- транспортные накладные;
- заказы или заявки на перевозку;
- экспедиторские документы;
- железнодорожные накладные;
- грузовые накладные при авиаперевозках.
Соответствующие изменения были внесены Федеральным законом от 07.06.2025 № 140-ФЗ. Оформление бумажных документов допускается только в отдельных случаях, список которых определяет Минтранс России (можно ориентироваться на случаи, перечисленные в его приказе от 21.11.2025 № 407).
Налоговый орган отметил, что переход прямо сейчас на использование электронных перевозочных документов (ЭПД) позволит коммерческим организациям протестировать технологию и подготовиться к обязательному новому порядку, вводимому с 1 сентября 2026 года. Кроме того, использование ЭПД дает ряд преимуществ:
- сокращаются расходы на обслуживание техники для печати документов, покупку бумаги и оплату курьеров;
- электронные документы нельзя потерять – они хранятся в государственной информационной системе (ГИС ЭПД);
- оплата за перевозку приходит в среднем на 20 дней быстрее, поскольку не нужно отправлять бумажный оригинал транспортной накладной грузоотправителю;
- все участники перевозки работают с одним и тем же документом – изменения появляются одновременно, а процесс взаиморасчетов ускоряется;
- упрощается доступ контрольно-надзорных органов к информации о перевозке и грузах, что снижает количество запросов к бизнесу.
Чтобы перейти на электронные перевозочные документы, необходимо:
1. Получить:
- на руководителя (индивидуального предпринимателя) сертификат усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) или
- для сотрудников сертификат УКЭП и оформить машиночитаемую доверенность.
2. Затем подключиться к одному из аккредитованных операторов ГИС ЭПД – организации, которая предоставляет услуги по передаче электронных перевозочных документов между участниками перевозки и в ГИС ЭПД (перечень аккредитованных операторов размещен на сайте Минтранса России).
3. Предоставить доступ к сервису сотрудникам своей организации и назначить администратора; при необходимости – подключить водителей.
Наталья Храмцовская,
к.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией компании
«ЭОС», эксперт ИСО
