Сначала поясним, когда документ должен быть зарегистрирован, ведь от этого момента будет отсчитываться срок отправки письма.
Все вопросы, связанные с обработкой и отправкой исходящей корреспонденции, должны быть регламентированы в каждой конкретной организации. В Инструкции по делопроизводству необходимо определить:
Как правило, функция регистрации отправляемых документов возлагается на конкретное структурное подразделение, занимающееся документационным обеспечением деятельности организации. Это характерно для централизованного способа регистрации. Вместе с тем в отдельных организациях возможно применение и децентрализованного способа регистрации отправляемых документов: когда документы, подписанные руководителем организации, могут регистрироваться в службе ДОУ; документы же, подписанные руководителями структурных подразделений, могут регистрироваться в структурных подразделениях и только потом передаваться на отправку в службу ДОУ.
Срок регистрации отправляемых документов может быть различным, но в качестве рекомендации можно использовать срок, установленный в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76): «Регистрация отправляемых документов осуществляется в день их подписания или на следующий рабочий день». Несколько иной и, я бы сказала, более жесткий срок регистрации создаваемых документов, включая и отправляемые, установлен в ГСДОУ (1981): «Документы регистрируются в организации один раз: поступающие – в день поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения» (п. 3.2.1.2). В своей организации вы можете установить тот срок, который будет наиболее оптимальным именно для вашей организации, но для того чтобы срок регистрации отправляемых документов имел нормативный характер, его необходимо закрепить в Инструкции по делопроизводству.
Сведения о регистрируемых документах вносятся в регистрационно-контрольные формы, при этом номер документа проставляется на подлиннике документа и на копии, остающейся в организации. Копия исходящего документа подшивается в дело.
Все зарегистрированные в службе ДОУ или в структурных подразделениях документы проходят обработку, проводимую конкретным структурным подразделением, входящим в состав службы ДОУ (это может быть экспедиция), или специально выделенным работником. При приеме документов для отправки служба ДОУ проверяет:
В Инструкции по делопроизводству хорошо бы закрепить право службы ДОУ возвращать неправильно оформленные документы исполнителю.
При подготовке документов для отправки служба ДОУ:
Срок отправки зарегистрированных документов установлен в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти: «Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день. Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь». Данные сроки являются обязательными только для федеральных органов исполнительной власти, для коммерческих организаций они носят рекомендательный характер. Сроки отправки документов в каждой организации устанавливаются в Инструкции по делопроизводству, при этом необходимо учитывать объем отправляемой документации и время, которое затрачивается на выполнение функций, связанных с отправкой документов, срочность доставки. Сроки отправки документов можно конкретизировать по каждому виду доставки (курьером, в виде почтовых отправлений, экспресс-доставкой, по факсимильной связи) или в зависимости от срочности доставки документов. Устанавливать сроки отправки документов лучше в рабочих днях.
В следующем номере журнала начинаем цикл публикаций об обработке входящих и исходящих писем, а также об организации отправки корреспонденции различными способами (обычной и экспресс-почтой, курьером). Своим опытом поделятся наши постоянные авторы – Наталия Носарева и Елена Юсипова.
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
Допускается ли внесение изменений в приказ о внесении изменений, который вступит в силу 17 декабря 2025 года?
Вопрос об оформлении страниц в документе. У вас в журнале указано, что страницы распорядительных документов (приказа, распоряжения, решения, постановления) и утверждаемого ими документа нумеруются отдельно. Подскажите, пожалуйста: – Где закреплено данное правило? Или это правило носит рекомендательный характер? – Для кого оно обязательно? У нас в компании принято оформлять ЛНА (как приложение к приказу) и сам приказ в одном файле в формате Word. Причем у ЛНА также могут быть свои приложения. Как правильно нумеровать страницы документа в данном случае? Обязательно ли все-таки, чтобы у приказа была своя нумерация, а у ЛНА, который является приложением в этом же файле, своя? Или так как у нас приказ с ЛНА размещены в одном файле, то возможна общая нумерация?
Прошу вас разъяснить следующие вопросы, ответы на которые необходимы для правильного формирования номенклатуры дел, а именно: 1. Относится ли «Распоряжение о проведении стажировки на рабочем месте сотрудника / о проведении стажировки на высоте….» к кадровым документам «По личному составу»? 2. Как определяются сроки хранения данных распоряжений?
Работаем с организацией, где было порядка 10 000 личных дел уволенных работников. Но была еще одна проблема: часто уволенные сотрудники возвращались и вновь устраивались на работу. Тогда кадровая служба забирала дело такого работника из архива и продолжала его вести. Как вносить данное дело в опись? Делить его или нет?
Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?
В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?
Можно ли у Вас получить пример оформления документов ДСП в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26.11.2021 № 2052? В частности, несекретных сопроводительных писем с документами ДСП в приложении.
Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?
Раздел не найден.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
