Сначала поясним, когда документ должен быть зарегистрирован, ведь от этого момента будет отсчитываться срок отправки письма.
Все вопросы, связанные с обработкой и отправкой исходящей корреспонденции, должны быть регламентированы в каждой конкретной организации. В Инструкции по делопроизводству необходимо определить:
- какое структурное подразделение осуществляет регистрацию отправляемых документов (место регистрации документов);
- способ регистрации;
- сроки регистрации отправляемых документов;
- функции, выполняемые службой ДОУ при отправке документов;
- сроки отправки зарегистрированных документов.
Как правило, функция регистрации отправляемых документов возлагается на конкретное структурное подразделение, занимающееся документационным обеспечением деятельности организации. Это характерно для централизованного способа регистрации. Вместе с тем в отдельных организациях возможно применение и децентрализованного способа регистрации отправляемых документов: когда документы, подписанные руководителем организации, могут регистрироваться в службе ДОУ; документы же, подписанные руководителями структурных подразделений, могут регистрироваться в структурных подразделениях и только потом передаваться на отправку в службу ДОУ.
Срок регистрации отправляемых документов может быть различным, но в качестве рекомендации можно использовать срок, установленный в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76): «Регистрация отправляемых документов осуществляется в день их подписания или на следующий рабочий день». Несколько иной и, я бы сказала, более жесткий срок регистрации создаваемых документов, включая и отправляемые, установлен в ГСДОУ (1981): «Документы регистрируются в организации один раз: поступающие – в день поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения» (п. 3.2.1.2). В своей организации вы можете установить тот срок, который будет наиболее оптимальным именно для вашей организации, но для того чтобы срок регистрации отправляемых документов имел нормативный характер, его необходимо закрепить в Инструкции по делопроизводству.
Сведения о регистрируемых документах вносятся в регистрационно-контрольные формы, при этом номер документа проставляется на подлиннике документа и на копии, остающейся в организации. Копия исходящего документа подшивается в дело.
Все зарегистрированные в службе ДОУ или в структурных подразделениях документы проходят обработку, проводимую конкретным структурным подразделением, входящим в состав службы ДОУ (это может быть экспедиция), или специально выделенным работником. При приеме документов для отправки служба ДОУ проверяет:
- правильность оформления документа (если он был зарегистрирован в одном из структурных подразделений);
- комплектность документов;
- соответствие количества экземпляров документа списку рассылки.
В Инструкции по делопроизводству хорошо бы закрепить право службы ДОУ возвращать неправильно оформленные документы исполнителю.
При подготовке документов для отправки служба ДОУ:
- сортирует всю отправляемую корреспонденцию (отправка курьером, отправка в виде почтовых отправлений обычной почтой, отправка экспресс-почтой, отправка по факсимильной связи). Способ доставки фиксируется в РКФ;
- в случае отправки документов в виде почтовых отправлений они пакетируются, подписывается адрес на конвертах, готовятся реестры отправляемой корреспонденции в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи (утв. постановлением Правительства РФ от 15.04.2005 № 221); в случае отправки нескольких документов в один адрес они вкладываются в один конверт;
- в случае отправки документов экспресс-почтой они пакетируются, подписывается адрес на конвертах в соответствии с правилами, закрепленными в договоре на оказание услуг по экспресс-доставке.
Срок отправки зарегистрированных документов установлен в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти: «Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день. Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь». Данные сроки являются обязательными только для федеральных органов исполнительной власти, для коммерческих организаций они носят рекомендательный характер. Сроки отправки документов в каждой организации устанавливаются в Инструкции по делопроизводству, при этом необходимо учитывать объем отправляемой документации и время, которое затрачивается на выполнение функций, связанных с отправкой документов, срочность доставки. Сроки отправки документов можно конкретизировать по каждому виду доставки (курьером, в виде почтовых отправлений, экспресс-доставкой, по факсимильной связи) или в зависимости от срочности доставки документов. Устанавливать сроки отправки документов лучше в рабочих днях.
В следующем номере журнала начинаем цикл публикаций об обработке входящих и исходящих писем, а также об организации отправки корреспонденции различными способами (обычной и экспресс-почтой, курьером). Своим опытом поделятся наши постоянные авторы – Наталия Носарева и Елена Юсипова.
