Если с приказом и документом-приложением необходимо ознакомить небольшое количество сотрудников организации (примерно до 10), то отметки об ознакомлении могут оформляться на самом приказе. На лицевой стороне оригинала приказа ниже реквизита «подпись» (примерно через 4 интервала и двумя рядами) оформляются отметки об ознакомлении по образцу визы (т.е. с указанием личной подписи, расшифровки подписи и даты, а при необходимости – с указанием наименования должности лица, которое знакомится с документом):
Отметки об ознакомлении оформляются в хронологическом порядке (в соответствии с датами реального ознакомления с документом), наименования и иерархия должностей могут не учитываться.
Если вся площадь листа лицевой стороны документа ниже подписи оказывается занятой, то отметки об ознакомлении продолжают оформлять на оборотной стороне последнего листа документа. Причем при проведении экспертизы ценности более ценным считается документ, на котором были оформлены и визы согласования, и отметки об ознакомлении.
Если с документом (распорядительным или организационным, т.е. локальным нормативным актом организации, в котором не затрагиваются конкретные трудовые отношения с конкретным работником) необходимо ознакомить большое количество сотрудников, то в момент подготовки проекта приказа исполнитель оформляет лист ознакомления (или лист рассылки, или лист рассылки и ознакомления), который направляется на согласование вместе с проектом документа и проектом приказа о его утверждении и введении в действие. Служба делопроизводства проверяет правильность формирования листа ознакомления, т.к. с документом должны быть ознакомлены те подразделения и должностные лица, которые названы в самом документе в качестве исполнителей, соисполнителей, контролеров и взаимодействующих подразделений или сотрудников.
Форма листа ознакомления может быть следующей:
В листе ознакомления можно заранее оформить наименования должностей / специальностей, но при ознакомлении с наиболее значимыми документами (приказы, трудовые договоры, должностные и иные инструкции и т.п.) желательно оставить возможность все атрибуты отметки об ознакомлении оформлять вручную (не только личную подпись и дату ознакомления), это может пригодиться в случае необходимости проведения графологической экспертизы.
Экспертиза ценности документа и с оформленным листом согласования, и с листом ознакомления, которые имеют юридическую значимость, проводится с учетом этого фактора. По решению службы делопроизводства и экспертной комиссии организации листы согласования и ознакомления могут быть переданы в архив на постоянное или долговременное (свыше 10 лет) хранение вместе с основным документом.
Кроме того, в положение о СЭД рекомендуется включать норму о том, что с применением механизма уведомлений и сообщений рассылка и ознакомление с документами осуществляются в этой информационной системе. И та электронная подпись, которая поддерживается СЭД (как правило, простая), в организации может признаваться соответствующей собственноручной подписи сотрудника.
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
Организация не является источником комплектования государственного архива. В Перечне 2019 года установлено, что такие организации могут не хранить постоянно документы, для которых Перечнем 2019 года установлен срок хранения «постоянно». Как оформить это в номенклатуре дел?
Как в протоколах оформлять реквизит «место составления или издания»? При оформлении протоколов в Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях этот реквизит в отношении оформления протоколов назван «место заседания». Как необходимо оформлять: – населенный пункт (как определено в п. 5.13 ГОСТ Р 7.0.97-2016) или – кабинет руководителя (в некоторых протоколах указывают полный адрес вплоть до кабинета)?
Вопрос о регистрации протоколов – нужно вести журнал их регистрации или нет? Протоколы заседаний (комиссия по охране труда, общее собрание трудового коллектива, заседание комиссии по поступлению и выбытию активов, заседание комиссии по противодействию коррупции и т.п.) возможно ли регистрировать в одном журнале или каждая комиссия регистрирует протоколы в своем журнале?
Обязательно ли в деловых письмах указывать «Настоящий документ подписан электронной подписью» в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»?
Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?
В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?
Можно ли у Вас получить пример оформления документов ДСП в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26.11.2021 № 2052? В частности, несекретных сопроводительных писем с документами ДСП в приложении.
Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?
Раздел не найден.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
