Сколько лет хранятся отчеты главных судей, Положения о спортивных мероприятиях, итоговые таблицы результатов соревнований?

Да, разница существует, и прежде всего потому, что спорт, культура, туризм, здравоохранение и образование являются отраслями «двойного» подчинения, т.е. управление ими осуществляется и на федеральном уровне, и на уровне местного самоуправления. При экспертизе ценности документов, которая выражается в установлении сроков их хранения, необходимо учитывать все принципы и критерии происхождения и значимости документов.

На федеральном уровне Минкомспорт России (и спортивные федерации по видам спорта), утверждая приказами правила проведения общероссийских соревнований по видам спорта, обычно устанавливает формы документов (протоколов, отчетов и т.п.) и должен регламентировать процедуры их составления, оформления, хранения и использования (но, к сожалению, не регламентирует как бизнес- или административный процесс). Перечень документов со сроками хранения (ведомственный или отраслевой) Минкомспортом России пока не разработан, и экспертному сообществу неизвестно о планировании этой разработки. В Отраслевом центре научно-технической информации ВНИИДАД отсутствуют сведения о том, утверждался ли подобный перечень в период до 1991 года. А в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 №  558, далее – ПТУД) документы о проведении спортивных мероприятий, включая программы и протоколы, упоминаются только с 5-летним сроком хранения (ЭПК) в статье 967 ПТУД.

Но в зависимости от уровня соревнования и значимости его итогов срок хранения протоколов и отчетов может быть увеличен, т.к. на их основе присваивается квалификация, разряд, спортивное звание, осуществляется вознаграждение и фиксируются подобные решения, имеющие доказательную силу и влекущие за собой юридические последствия.

Необходимо обратить внимание, что спортивные школы разного уровня относились ранее к отрасли среднего образования, поэтому в перечнях документов со сроками хранения, которые образовывались в деятельности учреждений и организаций, подчинявшихся министерствам просвещения, могут найти отражение сроки хранения документов о проведении соревнований районного, городского и республиканского уровней.

А в настоящее время архивные учреждения, государственные и муниципальные архивы в субъектах Российской Федерации для однородных организаций разрабатывают типовые и примерные номенклатуры дел, в которых устанавливают сроки хранения документов для организаций «местного» подчинения. Например, Центральным государственным архивом Удмуртской Республики в 2009 году была разработана примерная номенклатура дел управления (отдела, сектора) по физической культуре и спорту администрации района, округа, города, при использовании которой заголовки дел можно редактировать и конкретизировать, а сроки хранения использовать неизменными, т.к. они определены архивистами в результате исследования однородных документов в составе документальных фондов однотипных организаций.

Поэтому в зависимости от того, в каком субъекте Российской Федерации, на какой территории и в организации какой подчиненности вы работаете, рекомендуем обращаться за соответствующей консультацией о сроках хранения документов, возникающих в отрасли физкультуры и спорта, в вышестоящую организацию (в службу делопроизводства и архив) либо в государственный / муниципальный архив или уполномоченное архивное учреждение.