Необходимо помнить, что в типовых перечнях документов со сроками хранения устанавливаются нормативные сроки хранения категорий / групп документов, которые могут возникнуть по определенным направлениям деятельности, функциям организации (они указаны в качестве разделов перечня).
Конкретные названия видов и разновидностей документов в типовых перечнях почти не встречаются. Только в связи с особым значением некоторых документов для предотвращения их несанкционированного уничтожения им может устанавливаться нормативный срок в типовом перечне.
Конкретные названия видов и разновидностей документов обычно включаются в ведомственные перечни документов, которые отражают специфику «отраслевой» деятельности.
Для установления срока хранения документу на основании перечня любого вида проводится аналитическая работа. Сначала ищем нужный нам раздел перечня, для этого выявляем соответствие:
- конкретной управленческой ситуации, в которой создан документ организации,
- с конкретным разделом перечня (в содержании мы видим список разделов, которые одновременно являются списком направлений деятельности / вопросов / функций организации).
Далее проверяем, можно ли документы дела с нашим заголовком отнести к какой-либо категории документов (статье) выбранного нами раздела перечня.
Фрагмент документа
Содержание (главная таблица) Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558)
Специальный раздел об антикоррупционной деятельности в , действительно, отсутствует. Но в рамках деятельности любого государственного органа и органа местного самоуправления противодействие коррупции является одной из важнейших задач. Значимость этой деятельности каждая организация понимает, поскольку соблюдает действующее законодательство.
В разделе 1 «Организация системы управления» (подраздел 1.2 «Организационные основы управления») Перечня УД присутствует статья 86, устанавливающая сроки хранения аналитических документов об основной (профильной) деятельности, которые представляются в вышестоящие организации (см. «!» во Фрагменте документа). По значимости функции и направлению документопотока можно сделать заключение о том, что ваш документ «Анализ (ежегодный) результатов работы в области противодействия коррупции» можно отнести к статье 86.
Далее сопоставляем наименование вашего документа и название категории документов в выбранной статье 86: «Анализ...» как вид документа организации может быть отнесен к категории «Документы (аналитические обзоры, доклады) об основной (профильной) деятельности, представляемые в органы государственной власти, органы местного самоуправления, вышестоящие организации» - это обобщенное наименование документов отчетного и аналитического характера по данному вопросу.
Далее с учетом консультаций специалистов соответствующих профильных подразделений и на основании решения экспертной комиссии (ЭК), служба делопроизводства может закрепить в номенклатуре дел постоянный срок хранения дела с документами под названием «Анализ (ежегодный) результатов работы в области противодействия коррупции» по статье 86 Перечня УД.
Заголовок такого дела можно сформулировать следующим образом (опираясь на ст. 86 Перечня УД, но не повторяя ее):
Пример. Отражение в номенклатуре дела с документами, точного наименования которых нет в формулировках Перечня УД
