Руководствуйтесь определением из ГОСТ Р 7.0.8-2013: «копия документа – экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа».
С помощью технических средств на другой бумажный носитель копируются абсолютно все идентификационные реквизиты оформленного документа, в т.ч. и собственноручная (личная) подпись руководителя. Получается некий «образ», картинка того, как выглядит подлинник документа, подписанный руководителем. На картинке-ксерокопии все реквизиты обычно в одном цвете (как правило, черном), даже если в оригинале что-то написано синим цветом, фон ксерокопии может иметь серый оттенок и другие отличия – это и позволяет отличить копию от подлинника.
Когда проект документа создается в системе электронного документооборота (СЭД), он еще не содержит рукописной либо электронной подписи. После проставления подписи руководителем служба делопроизводства (либо СЭД это делает автоматически) ставит на документе дату и регистрационный номер. Только после оформления этих 3 реквизитов на проекте документа он становится подлинником, обладающим юридической силой.
Копию надо снимать с подлинника (бумажного или электронного), а не с проекта документа! Это означает, что на копии обязательно должна быть скопирована подпись руководителя, который подписал оригинал этого документа. Из 3 возможных вариантов действий 1-й и последний содержат нужные вам «лазейки»:
1) если вы изготавливаете бумажную копию с электронного оригинала, на котором вместо собственноручного росчерка изображается визуализация электронной подписи, то и на копии личный росчерк руководителя не появится (Пример 2);
2) если же вы изготавливаете копию с бумажного оригинала, то на копии должна быть видна подпись руководителя в скопированном виде, обычно черного цвета (Пример 1);
3) вспомните о выписке! Она включает только часть скопированного содержимого оригинала, в т.ч. часть текста, и в этой «копии» в реквизите подписи может отсутствовать личный росчерк руководителя (Пример 3).
Юридическую силу копии и выписке придает отметка о ее удостоверении, которая включает подпись сотрудника службы делопроизводства.
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
А вот смежный вопрос, на который я так и не нашёл однозначного ответа. Предположим, я создал электронный оригинал документа, который затем подписал ЭЦП, а затем распечатал и подписал, то кто из них подлинник? Первый, второй или оба? Буду признателен за любое мнение.
Похоже, примеры №1 и №2 перепутаны местами.
Как-то слишком категорично утверждается, что «Только после оформления этих 3 реквизитов на проекте документа он становится подлинником» Источник: http://www.delo-press.ru/questions.php?n=32783 Любое использование материалов допускается только при наличии гиперссылки. Номер не является обязательным реквизитом, если ничего не поменялось. По крайней мере, для подавляющего большинства документов.
Засел погуглить сейчас определения "оригинал", "подлинник", "дубликат", "копия" и "выписка" и просто утонул. Электронная форма документов спутала всем все карты просто.
Благодарим, что заметили неточность в ссылках на примеры. Мы исправили номера в 2-х местах
В организации основания к приказам по личному составу группируются вместе с приказами. Необходимо ли при подшивке и описании дел разделять это дело?
В номенклатуру дел наряду с подлинниками включены и вторые экземпляры документов. Как правильно отразить их в номенклатуре и как определить срок хранения таких документов? Например, по итогам года обнаружили несколько штатных расписаний.
Как в приказе об увольнении понимать фразу в скобках «(ненужное зачеркнуть)»? Что здесь ненужное? От чего это зависит? Как правильно заполнить?
Судебная практика складывается так, что появляются новые требования к отражению в приказе оснований увольнения по «нехорошим статьям» Трудового кодекса РФ. Иначе организация сильно рискует. Разбираем правила оформления тех реквизитов такого приказа, с которыми возникают сложности. Показываем, как стоит доработать госкомстатовскую форму № Т-8. Скоро праздники, не все могут вовремя остановиться, поэтому прогулов, появлений на работе в нетрезвом виде и других дисциплинарных нарушений становится больше обычного. Если руководство решит наказать «возмутителя спокойствия», то наши примеры приказа вас выручат.
Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.
Чтобы внести изменения в ранее изданный приказ либо утвержденный им документ, нужно правильно указать не только суть корректировки, но и ее место дислокации. Предлагаем вам разобраться на примерах с исключением, дополнением, изложением в новой редакции абзацев, пунктов, подпунктов, приложений, фрагментов таблиц. Мы объясняем, когда документ лучше корректировать, а когда издавать новый с отменой старого; как заменить старое приложение новым; как указывать приложения приложений. Вас ждут оптимальные формулировки для различных ситуаций, систематизированные в таблицах, а также образцы целых приказов: о внесении изменений (т.е. актуализации старого документа) либо введении в действие новой версии организационного документа.
Мы приводим обзор нормативной базы, которой следует руководствоваться при издании приказа, а также пример раздела Инструкции по делопроизводству (его формулировками вы можете воспользоваться при подготовке своего локального нормативного документа). Далее мы разбираем нюансы оформления каждого реквизита внутреннего и совместного приказа. Примеры оформления отдельных реквизитов и целых документов (всего их в статье 17) делают материал понятным и наглядным. Если в области оформления приказов у вас еще остались вопросы, то сейчас вы можете их прояснить. А если вы ас, то можете использовать статью для подготовки методических материалов для сотрудников своей организации либо просто адресуйте их к ней.
На примерах показываем: как прошить листы документа; что включить в заверительную надпись, если это сшив оригинала, если сшив копии и если сшив многостороннего документа (например, договора, акта, протокола). Как заверить копию и что указать, если оригинал, с которого она изготавливается, не подшит в дело. Какова специфика заверения копий документов, представляемых налоговым органам. Если заверять приходится много копий, то стоит оформить делегирование этого права от руководителя другим сотрудникам – показываем образцы соответствующего приказа, доверенности и фрагмент Инструкции по делопроизводству. Данное право можно предоставить даже людям, не являющимся штатными сотрудниками. Опубликован опыт компании СКБ Контур,
Раздел не найден.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
