Как заверить копию, чтобы в ней не было подписи руководителя?

Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 11 / 2019

Вопрос

Часто в службу делопроизводства обращаются за предоставлением заверенных копий документов. В этом случае мы сверяем электронный и бумажный вариант, распечатываем документ с электронного носителя. Специалист, в обязанности которого включены полномочия по заверению документов, ставит штамп и свою подпись. Но в последнее время участились случаи, когда просят сделать копию с бумажного носителя и заверить ее. Поэтому возникли вопросы: — Должна ли копия документа, требующая заверения, содержать личную подпись руководителя (ее копию)? Конечно, у нас есть техника, позволяющая снять копию с подписанного бумажного оригинала. Но стоит ли это делать? — Какой документ может послужить основанием, запрещающим копирование личной подписи, и есть ли такой документ?

Отвечает

Вера Иритикова

профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Руководствуйтесь определением из ГОСТ Р 7.0.8-2013: «копия документа – экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа».

С помощью технических средств на другой бумажный носитель копируются абсолютно все идентификационные реквизиты оформленного документа, в т.ч. и собственноручная (личная) подпись руководителя. Получается некий «образ», картинка того, как выглядит подлинник документа, подписанный руководителем. На картинке-ксерокопии все реквизиты обычно в одном цвете (как правило, черном), даже если в оригинале что-то написано синим цветом, фон ксерокопии может иметь серый оттенок и другие отличия – это и позволяет отличить копию от подлинника.

Когда проект документа создается в системе электронного документооборота (СЭД), он еще не содержит рукописной либо электронной подписи. После проставления подписи руководителем служба делопроизводства (либо СЭД это делает автоматически) ставит на документе дату и регистрационный номер. Только после оформления этих 3 реквизитов на проекте документа он становится подлинником, обладающим юридической силой.

Копию надо снимать с подлинника (бумажного или электронного), а не с проекта документа! Это означает, что на копии обязательно должна быть скопирована подпись руководителя, который подписал оригинал этого документа. Из 3 возможных вариантов действий 1-й и последний содержат нужные вам «лазейки»:

1) если вы изготавливаете бумажную копию с электронного оригинала, на котором вместо собственноручного росчерка изображается визуализация электронной подписи, то и на копии личный росчерк руководителя не появится (Пример 2);

2) если же вы изготавливаете копию с бумажного оригинала, то на копии должна быть видна подпись руководителя в скопированном виде, обычно черного цвета (Пример 1);

3) вспомните о выписке! Она включает только часть скопированного содержимого оригинала, в т.ч. часть текста, и в этой «копии» в реквизите подписи может отсутствовать личный росчерк руководителя (Пример 3).

Юридическую силу копии и выписке придает отметка о ее удостоверении, которая включает подпись сотрудника службы делопроизводства.

Пример 1. Фрагмент заверенной копии бумажного оригинала: с подписью руководителя и отметкой о заверении копии