Top.Mail.Ru
Вопрос
Подскажите, пожалуйста, в учебных заведениях (например, школа, университет) приказы начинают нумеровать с учебного или календарного года?
Отвечает

Общее правило совсем до недавнего времени было следующим. Да, учебные заведения всех видов работают в цикле учебных годов, соответственно и основные документы о методическом обеспечении учебного процесса (календарные планы по дисциплинам, документы, входящие в состав учебно-методических комплексов и т.п.), а также о его организации (приказы о зачислении и выпуске обучающихся, о приеме преподавателей, о распределении дисциплин, протоколы заседаний ученых, учебно-методических, педагогических советов, заседаний кафедр, методических комиссий и т.п.) идентифицируются (нумеруются) в пределах учебного года. Учебный год начинается 1 сентября текущего календарного года и продолжается по июнь-июль следующего календарного года.

Итак:

  • приказы по основной деятельности (зачисление, выпуск, утверждение индивидуальных планов обучения, распределение педагогической нагрузки по дисциплинам, утверждение учебных и тематических планов разного вида, направление на практику, образование комиссий по приему экзаменов разного вида и уровня, перевод в следующий класс или на следующий курс и т.п.) образуют самостоятельный поток и регистрируются в пределах учебного года с № 1 по N-нный номер;
  • приказы, касающиеся приема, увольнения, отпусков, повышения квалификации и аттестации профессорско-преподавательского состава, закрепления индивидуальной педагогической нагрузки в объеме часов и т.п. относятся к приказам по личному составу и могут регистрироваться в пределах как учебного, так и календарного года.

Из давно сложившегося общего правила в настоящее время накапливаются исключения. Так, приказы о зачислении учащихся, об утверждении документов в составе учебно-методических комплексов, о распределении учебной нагрузки и т.п. издаются в порядке подготовки к новому учебному году обычно в самом конце августа календарного года. Они регистрируются, начиная с № 1, но в августе, а не с формальной даты начала учебного года 1 сентября.

В течение лета, когда закончился учебный год и наступает время каникул и отпусков, администрация учебного заведения продолжает работать. Фактически руководство в течение всего календарного года решает оперативные административно-хозяйственные вопросы управления учебным заведением. Поэтому приказы по административно-хозяйственным вопросам, не связанным с управлением учебным процессом и методическими вопросами, вполне могут издаваться и регистрироваться в пределах календарного года и в пределах своего документопотока.

Правила работы с документами закрепляются Инструкцией по делопроизводству. До 1991 года разрабатывались примерные инструкции по делопроизводству для школ, техникумов и высших учебных заведений, причем и на союзном, и на республиканском уровнях, и на уровне органов местного самоуправления, что обеспечивало соблюдение единых правил документирования и делопроизводства в однотипных образовательных учреждениях. В современных условиях у органов управления образованием нет ресурсов для подобных разработок, а техникумы, вузы и колледжи все чаще изменяют свою организационно-правовую форму и регистрируются в качестве автономных учреждений. В работе с документами учебные заведения часто берут за основу и за образец те общие правила, которые устанавливаются действующими нормативными правовыми актами, чтобы не «изобретать велосипед».

Практика показала, что в последнее время учебные заведения всех видов и категорий начали ориентироваться на Примерную инструкцию по делопроизводству в государственных организациях1 (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44; в планах утверждение такой же примерной инструкции для органов местного самоуправления). В свои конкретные инструкции по делопроизводству учебные заведения переносят правила, когда с документами работают в пределах календарного года: приказы, распоряжения и протоколы регистрируют, присваивая порядковые номера, но по каждой группе документов отдельно в пределах их документопотоков (п. 5.47 и п. 5.50 Примерной инструкции).

Поскольку однозначного ответа на заданный вопрос сейчас уже нет, можем рекомендовать следующее:

  • если речь идет о школе, то необходимо посоветоваться со службой делопроизводства своей вышестоящей организации (учредителя) – как правило, следует обращаться в департамент или отдел образования соответствующего органа местного самоуправления;
  • если речь идет о высшем учебном заведении, то можно принять решение взять за образец ранее действующую конкретную Инструкцию по делопроизводству (если она была и если предусматривала регистрацию документов по основной деятельности в пределах учебного года), обратиться за консультацией в службу делопроизводства вышестоящей организации (или учредителя), чтобы руководствоваться едиными в системе управления правилами, или просто принять самостоятельное решение следовать тем нормативным правилам делопроизводства, которые устанавливает Росархив.

Кроме того, архивные учреждения в субъектах Российской Федерации хорошо выполняют свою функцию методического руководства делопроизводством в организациях, расположенных на соотвествующей территории. И даже если организация не является источником комплектования, она может обратиться за консультацией в соответствующий орган управления архивным делом (архивный отдел) или в государственный (муниципальный) архив.

Сноски 1

  1. Далее по тексту – Примерная инструкция. Вернуться назад
Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Копии распорядительных документов включать в акт об уничтожении?

Нужно ли включать в Акт об уничтожении такие документы, как, например, «Приказы по основной деятельности. Копии». Очень сильно спорим с коллегами по данному вопросу. Считаю, что все документы по номенклатуре имеют 2 варианта «списания» из делопроизводства: или в описи (постоянного и свыше 10 лет хранения), или в акт на уничтожение (до 10 лет). Коллеги считают ненужным включать в акт копии распорядительных документов, которые направляются в подразделения и формируются подразделениями в соответствующие дела по их номенклатуре дел.

Об «одиноких» подписях на последней странице документа

Если при составлении акта подписи не помещаются на одном листе, то правильно ли помещать весь текст на первом листе, а на втором оформлять только подписи? Или лучше 1–2 строки текста акта все-таки разместить на втором листе перед подписями? Но тогда на первом листе внизу будет большое пустое нижнее поле. Как правильнее? Аналогичный вопрос часто возникает и с другими документами, например с приказами и письмами.

Ознакомление с приказами

С какими разновидностями приказов работодатель обязан ознакомить работника в силу требований ТК РФ и других нормативных правовых актов. А с какими не обязан, но это лучше сделать в интересах самого работодателя. Как можно закрепить эту обязанность во внутренних нормативных документах организации. Показаны варианты оформления ознакомления как в рукописном виде на бумажном документе, так и в электронном виде.

Ознакомление работников с приказом, отменяющим предыдущий

Был издан приказ, и с ним были ознакомлены сотрудники под подпись (собственноручную). Потом потребовалось отменить первоначальный приказ. Надо ли на отменяющем приказе оформить подписи об ознакомлении тех же лиц, что были ознакомлены с первым (отмененным) приказом?

Оформляем приказ по обновленным правилам

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.

Вносим изменения в приказы организации и приложения к ним

Чтобы внести изменения в ранее изданный приказ либо утвержденный им документ, нужно правильно указать не только суть корректировки, но и ее место дислокации. Предлагаем вам разобраться на примерах с исключением, дополнением, изложением в новой редакции абзацев, пунктов, подпунктов, приложений, фрагментов таблиц. Мы объясняем, когда документ лучше корректировать, а когда издавать новый с отменой старого; как заменить старое приложение новым; как указывать приложения приложений. Вас ждут оптимальные формулировки для различных ситуаций, систематизированные в таблицах, а также образцы целых приказов: о внесении изменений (т.е. актуализации старого документа) либо введении в действие новой версии организационного документа.

Приказы в организации: виды и особенности оформления

Мы приводим обзор нормативной базы, которой следует руководствоваться при издании приказа, а также пример раздела Инструкции по делопроизводству (его формулировками вы можете воспользоваться при подготовке своего локального нормативного документа). Далее мы разбираем нюансы оформления каждого реквизита внутреннего и совместного приказа. Примеры оформления отдельных реквизитов и целых документов (всего их в статье 17) делают материал понятным и наглядным. Если в области оформления приказов у вас еще остались вопросы, то сейчас вы можете их прояснить. А если вы ас, то можете использовать статью для подготовки методических материалов для сотрудников своей организации либо просто адресуйте их к ней.

Приказ об увольнении: все тонкости оформления

В этом номере журнала читайте 1 часть статьи, чтобы узнать: какие формы приказа о прекращении трудового договора можно использовать? как разработать свою? какие статистические коды можно задействовать? когда рядом с полным наименованием работодателя надо указывать сокращенное? как можно сократить длинное наименование документа из унифицированной формы № Т-8 Госкомстата РФ «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнение)»? как правильно заполнять даты издания приказа, увольнения работника и его ознакомления с этим документом? как в форму № Т-8 Госкомстата РФ вписывать сведения о факте прекращения трудового договора и увольнении, как при этом понимать фразу «ненужное зачеркнуть»?