Вопрос
Подскажите, пожалуйста, в учебных заведениях (например, школа, университет) приказы начинают нумеровать с учебного или календарного года?
Отвечает

Общее правило совсем до недавнего времени было следующим. Да, учебные заведения всех видов работают в цикле учебных годов, соответственно и основные документы о методическом обеспечении учебного процесса (календарные планы по дисциплинам, документы, входящие в состав учебно-методических комплексов и т.п.), а также о его организации (приказы о зачислении и выпуске обучающихся, о приеме преподавателей, о распределении дисциплин, протоколы заседаний ученых, учебно-методических, педагогических советов, заседаний кафедр, методических комиссий и т.п.) идентифицируются (нумеруются) в пределах учебного года. Учебный год начинается 1 сентября текущего календарного года и продолжается по июнь-июль следующего календарного года.

Итак:

  • приказы по основной деятельности (зачисление, выпуск, утверждение индивидуальных планов обучения, распределение педагогической нагрузки по дисциплинам, утверждение учебных и тематических планов разного вида, направление на практику, образование комиссий по приему экзаменов разного вида и уровня, перевод в следующий класс или на следующий курс и т.п.) образуют самостоятельный поток и регистрируются в пределах учебного года с № 1 по N-нный номер;
  • приказы, касающиеся приема, увольнения, отпусков, повышения квалификации и аттестации профессорско-преподавательского состава, закрепления индивидуальной педагогической нагрузки в объеме часов и т.п. относятся к приказам по личному составу и могут регистрироваться в пределах как учебного, так и календарного года.

Из давно сложившегося общего правила в настоящее время накапливаются исключения. Так, приказы о зачислении учащихся, об утверждении документов в составе учебно-методических комплексов, о распределении учебной нагрузки и т.п. издаются в порядке подготовки к новому учебному году обычно в самом конце августа календарного года. Они регистрируются, начиная с № 1, но в августе, а не с формальной даты начала учебного года 1 сентября.

В течение лета, когда закончился учебный год и наступает время каникул и отпусков, администрация учебного заведения продолжает работать. Фактически руководство в течение всего календарного года решает оперативные административно-хозяйственные вопросы управления учебным заведением. Поэтому приказы по административно-хозяйственным вопросам, не связанным с управлением учебным процессом и методическими вопросами, вполне могут издаваться и регистрироваться в пределах календарного года и в пределах своего документопотока.

Правила работы с документами закрепляются Инструкцией по делопроизводству. До 1991 года разрабатывались примерные инструкции по делопроизводству для школ, техникумов и высших учебных заведений, причем и на союзном, и на республиканском уровнях, и на уровне органов местного самоуправления, что обеспечивало соблюдение единых правил документирования и делопроизводства в однотипных образовательных учреждениях. В современных условиях у органов управления образованием нет ресурсов для подобных разработок, а техникумы, вузы и колледжи все чаще изменяют свою организационно-правовую форму и регистрируются в качестве автономных учреждений. В работе с документами учебные заведения часто берут за основу и за образец те общие правила, которые устанавливаются действующими нормативными правовыми актами, чтобы не «изобретать велосипед».

Практика показала, что в последнее время учебные заведения всех видов и категорий начали ориентироваться на Примерную инструкцию по делопроизводству в государственных организациях1 (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44; в планах утверждение такой же примерной инструкции для органов местного самоуправления). В свои конкретные инструкции по делопроизводству учебные заведения переносят правила, когда с документами работают в пределах календарного года: приказы, распоряжения и протоколы регистрируют, присваивая порядковые номера, но по каждой группе документов отдельно в пределах их документопотоков (п. 5.47 и п. 5.50 Примерной инструкции).

Поскольку однозначного ответа на заданный вопрос сейчас уже нет, можем рекомендовать следующее:

  • если речь идет о школе, то необходимо посоветоваться со службой делопроизводства своей вышестоящей организации (учредителя) – как правило, следует обращаться в департамент или отдел образования соответствующего органа местного самоуправления;
  • если речь идет о высшем учебном заведении, то можно принять решение взять за образец ранее действующую конкретную Инструкцию по делопроизводству (если она была и если предусматривала регистрацию документов по основной деятельности в пределах учебного года), обратиться за консультацией в службу делопроизводства вышестоящей организации (или учредителя), чтобы руководствоваться едиными в системе управления правилами, или просто принять самостоятельное решение следовать тем нормативным правилам делопроизводства, которые устанавливает Росархив.

Кроме того, архивные учреждения в субъектах Российской Федерации хорошо выполняют свою функцию методического руководства делопроизводством в организациях, расположенных на соотвествующей территории. И даже если организация не является источником комплектования, она может обратиться за консультацией в соответствующий орган управления архивным делом (архивный отдел) или в государственный (муниципальный) архив.

Сноски 1

  1. Далее по тексту – Примерная инструкция. Вернуться назад
Оценить вопрос
s
В избранное
Внимание!
20% скидки на 2 полугодие 2021 г. на электронную версию журнала только в мае + 10% по промокоду на любой тип подписки (бумажная, электронная, комплект с доступом к базе знаний) = скидка от 30%

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Конструктор документов – новый бесплатный инструмент для Вас

На нашем сайте delo-press.ru появился новый полезный инструмент, сейчас им можно пользоваться бесплатно. Он уже содержит почти 200 образцов полностью оформленных документов под различные ситуации (далее его будем постоянно пополнять). Каждый документ сбоку содержит подборку статей и вопрос-ответов, разъясняющих особенности его составления. Каждый документ можно скачать себе на компьютер, открыть в Word и изменить его данные на свои. Документы, сделанные при помощи такого Конструктора, корректны с точки зрения делопроизводственных правил оформления и содержат юридически выверенные формулировки. И пусть грамотных документов в вашей организации станет больше! А ваших усилий для этого потребуется меньше!

Какой срок хранения у приказов об утверждении типовых форм договоров?

Просим дать разъяснения о том, какой срок хранения необходимо применять для приказов об утверждении типовых форм договоров. В ст. 19 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236) есть несколько вариантов. Какой из них выбрать?

Дата регистрации протокола и дата проведения заседания / совещания

При разработке шаблонов протоколов столкнулись с вопросом о регистрации документа. Руководство настаивает, что в протоколе должны быть: – дата регистрации и – дата проведения заседания / совещания. То есть такой порядок реквизитов: наименование организации, наименование вида документа (ПРОТОКОЛ), дата регистрации, регистрационный номер /индекс, заголовок, дата проведения заседания, текст… и т. п. Получается, что у протокола будут 2 даты. Бывают случаи, когда протокол трехсторонний и на его согласование и подписание уходит 2, а то и 3 месяца, поэтому руководство настаивает на проставлении даты проведения совещания и отдельно даты регистрации.

Отпуск за свой счет: правила предоставления и оформление документов

Кто имеет право уйти в отпуск за свой счет без согласия работодателя, а просто уведомив его? На какой срок можно уйти в такой отпуск? Как досрочно прекратить отпуск без сохранения заработной платы и можно ли из него отозвать? Оплачивается ли сотруднику больничный, если он «выпал» на этот период? Могут ли его уволить? Показываем документальное оформление такого отпуска: образцы заявления, приказа о его предоставлении, заполнения личной карточки и табеля учета рабочего времени.

Оформляем приказ по обновленным правилам

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.

Приказы в организации: виды и особенности оформления

Мы приводим обзор нормативной базы, которой следует руководствоваться при издании приказа, а также пример раздела Инструкции по делопроизводству (его формулировками вы можете воспользоваться при подготовке своего локального нормативного документа). Далее мы разбираем нюансы оформления каждого реквизита внутреннего и совместного приказа. Примеры оформления отдельных реквизитов и целых документов (всего их в статье 17) делают материал понятным и наглядным. Если в области оформления приказов у вас еще остались вопросы, то сейчас вы можете их прояснить. А если вы ас, то можете использовать статью для подготовки методических материалов для сотрудников своей организации либо просто адресуйте их к ней.

Вносим изменения в приказы организации и приложения к ним

Чтобы внести изменения в ранее изданный приказ либо утвержденный им документ, нужно правильно указать не только суть корректировки, но и ее место дислокации. Предлагаем вам разобраться на примерах с исключением, дополнением, изложением в новой редакции абзацев, пунктов, подпунктов, приложений, фрагментов таблиц. Мы объясняем, когда документ лучше корректировать, а когда издавать новый с отменой старого; как заменить старое приложение новым; как указывать приложения приложений. Вас ждут оптимальные формулировки для различных ситуаций, систематизированные в таблицах, а также образцы целых приказов: о внесении изменений (т.е. актуализации старого документа) либо введении в действие новой версии организационного документа.

Оформление приказа

Правила оформления реквизитов приказа описаны с учетом изменений, внесенных новым ГОСТ Р 7.0.97-2016 по оформлению ОРД. Детально описано и показано: как оформить бланк приказа, дату и регистрационный номер, гриф ограничения доступа; сформулировать текст и заголовок к нему; разобраться со сроками исполнения и ответственными исполнителями; по-новому оформить отметку о наличии приложений и данные о разработчике проекта приказа.