Вопрос
Выяснилось, что предыдущий начальник отдела делопроизводства разрешил одному из отделов организации вести свой журнал регистрации приказов и распоряжений, т.е. они сами создают проект приказа, подписывают у директора, а потом у себя в отделе регистрируют и хранят. Сложившаяся практика кажется мне абсурдной. Кто прав и чем стоит руководствоваться в данном вопросе?
Отвечает

Если вы являетесь вновь назначенным начальником отдела, то начните в плановом порядке пересматривать и актуализировать действующие локальные нормативные акты по делопроизводству. Проверьте, когда были утверждены Положение об отделе делопроизводства и Инструкция по делопроизводству, срок действия которых сейчас максимум 5 лет.

В Положение об отделе включите свою функцию методического руководства и контроля за делопроизводством, а Инструкцию по делопроизводству обновите с учетом Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44) и Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477). В данных нормативных правовых актах установлено общее правило, что документы после подписания руководителем передаются в службу делопроизводства для регистрации (п. 20 Правил делопроизводства и п. 5.45-5.47 Примерной инструкции).

Проверьте также, что если предыдущий начальник «разрешил», то это решение, изменяющее установленную технологию, должно было быть оформлено: как изменение, которое вносится в Инструкцию по делопроизводству, как приказ о предоставлении подразделению этого права с последующим внесением изменений в Положение о соответствующем отделе. Должно было быть установлено, по каким конкретным вопросам деятельности организации данный отдел получил право инициировать издание приказов, а после подписания руководителем регистрировать их, осуществлять текущее оперативное хранение и последующую подготовку к передаче в архив. Отдел, получив такие права, все равно должен соблюдать общие правила делопроизводства в организации, установленные утвержденной Инструкцией.

Практика показывает, что таким отделом в большинстве случаев является кадровая служба, которая оформляет приказы по личному составу, проводит процедуру их согласования, готовит к подписанию руководителем, а после подписания регистрирует, осуществляет ознакомление работников и формирует в дела в пределах их документопотоков.

В иных случаях такое «сепаратное» издание приказов может быть обусловлено делегированием начальнику другого отдела полномочий издания приказов по конкретным задачам и функциям отдела для оперативности решения вопросов деятельности всей организации. Но и делегирование должно быть документировано:

  • локальным нормативным актом и (или) приказом, содержащим положение о предоставлении соответствующего права,
  • закреплением его в должностной инструкции.

Но общее правило гласит, что с приказами по основной деятельности централизованно работает служба делопроизводства, осуществляющая документационное обеспечение распорядительной деятельности руководства организации.

Оценить вопрос
s
В избранное
Внимание!
Оформите подписку на 1-е полугодие 2022 года!
В ноябре скидка 15%.

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Кому подписывать изменения в приказ в группе компаний

В Группе компаний приказы подписывает Генеральный директор (ГД) и есть полномочия Исполнительных директоров (ИД) по подписанию приказов управляемых обществ. Может ли ИД подписывать изменения в приказ, если основной приказ подписывал ГД?

Использование сокращений в приказах

Можно ли в приказах по основной деятельности писать «срок – выполнено»? Допустимы ли сокращения отделов (ОЛ – отдел логистики)? Например: 1. Начальнику ОЛ Савилову А.Ю. передать комплект документов в департамент по финансам Филиала «ПАО «Корпорация «Иркут» для проведения претензионной работы. Срок – выполнено.

Переподписывать приказы, если должность подписанта аннулировали?

Стоит ли переподписывать приказы по Обществу, если должность подписанта в ранее действующих приказах убрали из штатной структуры? Например: — приказ в конце 2020 г. подписал Директор по производству, — в январе 2021 г. должность убрали из штатной структуры и ввели Исполнительного директора.

Как оформить совместное решение работодателя и профкома

Каким видом документа оформить совместное решение администрации организации и профкома, например, о выплате ежемесячной материальной помощи работникам (с конкретными Ф.И.О.), если обычно: — организация утверждает свои решения приказом, — а профком – постановлением? Можно ли утвердить такую форму, как приказ-постановление?

Оформляем приказ по обновленным правилам

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.

Вносим изменения в приказы организации и приложения к ним

Чтобы внести изменения в ранее изданный приказ либо утвержденный им документ, нужно правильно указать не только суть корректировки, но и ее место дислокации. Предлагаем вам разобраться на примерах с исключением, дополнением, изложением в новой редакции абзацев, пунктов, подпунктов, приложений, фрагментов таблиц. Мы объясняем, когда документ лучше корректировать, а когда издавать новый с отменой старого; как заменить старое приложение новым; как указывать приложения приложений. Вас ждут оптимальные формулировки для различных ситуаций, систематизированные в таблицах, а также образцы целых приказов: о внесении изменений (т.е. актуализации старого документа) либо введении в действие новой версии организационного документа.

Приказы в организации: виды и особенности оформления

Мы приводим обзор нормативной базы, которой следует руководствоваться при издании приказа, а также пример раздела Инструкции по делопроизводству (его формулировками вы можете воспользоваться при подготовке своего локального нормативного документа). Далее мы разбираем нюансы оформления каждого реквизита внутреннего и совместного приказа. Примеры оформления отдельных реквизитов и целых документов (всего их в статье 17) делают материал понятным и наглядным. Если в области оформления приказов у вас еще остались вопросы, то сейчас вы можете их прояснить. А если вы ас, то можете использовать статью для подготовки методических материалов для сотрудников своей организации либо просто адресуйте их к ней.

Оформление приказа

Правила оформления реквизитов приказа описаны с учетом изменений, внесенных новым ГОСТ Р 7.0.97-2016 по оформлению ОРД. Детально описано и показано: как оформить бланк приказа, дату и регистрационный номер, гриф ограничения доступа; сформулировать текст и заголовок к нему; разобраться со сроками исполнения и ответственными исполнителями; по-новому оформить отметку о наличии приложений и данные о разработчике проекта приказа.