Самый простой способ актуализировать списки дежурных – соблюдать последовательность и версионность в издании приказов о дежурствах, т.е. на очередную дату утверждать новый отдельный приказ со своим собственным списком дежурных сотрудников. Если список небольшой, то его вполне можно включить в текст приказа. Если же дежурных много, то их можно перечислить в приложении. Тогда дата дежурства и другие важные сведения всегда будут в тексте приказа, а в приложении – только список работников (см. Пример 1). При издании подобного приказа на следующие выходные, текст просто копируется из предыдущего, поправляются только даты и список «действующих лиц».
1. Утвердить Список сотрудников, привлекаемых к работе в выходные дни 8-9 февраля 2020 года (прилагается).
2. Бухгалтерии (главный бухгалтер Сидоров Ю.П.) произвести в установленном порядке оплату работы сотрудников в выходные дни в соответствии с утвержденным списком…
Считаем, что изначально ситуация, описанная в вопросе, была документирована неверно, поскольку дежурных необходимо было назначать каждый раз отдельными приказами на конкретные даты. Приказы о дежурствах (обычные или «чрезвычайные») должны обеспечивать регулирование каждой конкретной ситуации с указанием дат, наименований должностей и фамилий. Это облегчило бы ознакомление конкретных дежурных сотрудников с конкретным приказом, упростило бы бухгалтерии оформление конкретных проводок по оплате труда дежурных, а кадровой службе позволило бы оптимизировать процедуру издания очередного приказа о дежурствах, контроля за его исполнением и взаимодействие со структурными подразделениями в процессе формирования списков дежурных сотрудников.
Если «дополнять» основной приказ новыми приложениями, то при сохранении его действия все равно приказами придется утверждать списки сотрудников на каждые последующие выходные дни. И к основному приказу это будет каждый раз одно действующее приложение. За последовательностью приложений надо будет строго следить, чтобы не запутаться в нумерации, в наименование каждого из списков-приложений необходимо будет включать конкретные даты дежурств, на каждом списке-приложении оформить отметку о приложении к основному приказу и гриф утверждения очередным новым приказом (см. Пример 3), подшивать каждое новое приложение и приказ лучше рядом с первоначальным основным приказом. Как видите, сложностей в этом втором варианте оформления возникает множество, тут легче запутаться.
Для актуализации списков-приложений без издания последующих приказов «во исполнение» или «в дополнение» названного первоначального основного приказа не обойтись.
В Примере 2 мы привели образец части текста приказа, который можно будет издать «в дополнение» к основному и с точными датами дежурств (а не в порядке изменения, т.к., наверное, в соответствии с ранее утвержденными датами дежурства сотрудников уже состоялись). А в Примере 3 мы показали заголовочную часть очередного списка-приложения.
В дополнение к приказу генерального директора от 30.01.2020 № 33-к «Об утверждении Списка сотрудников, привлекаемых к работе в выходные дни в феврале 2020 г.»
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить Список сотрудников, привлекаемых к работе в выходные дни 8-9 февраля 2020 года (приложение № 2 к приказу от 30.01.2020 № 33-к).
2. Бухгалтерии (главный бухгалтер Сидоров Ю.П.) произвести в установленном порядке оплату работы сотрудников в выходные дни в соответствии с утвержденным списком…
Рекомендуем всегда выбирать простые и рациональные способы документирования с указанием точных поручений, действий, наименований должностей и фамилий сотрудников и, конечно же, конкретных дат.
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
Как различаются сроки действия и сроки хранения разных приказов и распоряжений в нормативной базе федерального уровня. Зачем некоторые организации на локальном уровне закрепляют издание приказов по долгосрочным и постоянным вопросам, а распоряжений – по оперативным вопросам деятельности. Какие плюсы и риски это несет. Как это сделать грамотно.
Показываем полный комплект документов, необходимых для оформления привлечения работников к сверхурочной работе: докладная записка о необходимости переработки, уведомление работника (один вариант для обычного работника и второй – для особо защищаемых категорий: матерей с малыми детьми, инвалидов и др.), как оформить согласие работника, заявление (в случае компенсации дополнительным временем отдыха, а не повышенной оплатой), приказ о привлечении к сверхурочной работе. Какие реквизиты и информацию обязательно надо включить в эти документы, в каком порядке лучше действовать. Как отразить в табеле рабочего времени сверхурочную работу и предоставленное за нее время отдыха. На какое вознаграждение работник может претендовать. При привлечении к труду в выходные и нерабочие праздничные дни правила очень похожи. Объясняем те немногие отличия, которые есть.
Вопрос об оформлении страниц в документе. У вас в журнале указано, что страницы распорядительных документов (приказа, распоряжения, решения, постановления) и утверждаемого ими документа нумеруются отдельно. Подскажите, пожалуйста: – Где закреплено данное правило? Или это правило носит рекомендательный характер? – Для кого оно обязательно? У нас в компании принято оформлять ЛНА (как приложение к приказу) и сам приказ в одном файле в формате Word. Причем у ЛНА также могут быть свои приложения. Как правильно нумеровать страницы документа в данном случае? Обязательно ли все-таки, чтобы у приказа была своя нумерация, а у ЛНА, который является приложением в этом же файле, своя? Или так как у нас приказ с ЛНА размещены в одном файле, то возможна общая нумерация?
В организации основания к приказам по личному составу группируются вместе с приказами. Необходимо ли при подшивке и описании дел разделять это дело?
Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.
Мы приводим обзор нормативной базы, которой следует руководствоваться при издании приказа, а также пример раздела Инструкции по делопроизводству (его формулировками вы можете воспользоваться при подготовке своего локального нормативного документа). Далее мы разбираем нюансы оформления каждого реквизита внутреннего и совместного приказа. Примеры оформления отдельных реквизитов и целых документов (всего их в статье 17) делают материал понятным и наглядным. Если в области оформления приказов у вас еще остались вопросы, то сейчас вы можете их прояснить. А если вы ас, то можете использовать статью для подготовки методических материалов для сотрудников своей организации либо просто адресуйте их к ней.
Показываем, как отобразить наличие приложений в основном документе и отметку в верхнем правом углу на самом приложении: общие правила, а также особенности приказов, протоколов и договоров; когда приложение у основного документа единственное и когда их несколько; как в многостраничных приложениях нумеровать страницы, оформлять титульный лист, как сшивать; чем отличается оформление утверждаемого приложения от приложения справочно-информационного характера; как оформить приложение к утвержденному приказом организационному документу, т.е. приложение к приложению (всего в статье показано 25 примеров оформления).
Чтобы внести изменения в ранее изданный приказ либо утвержденный им документ, нужно правильно указать не только суть корректировки, но и ее место дислокации. Предлагаем вам разобраться на примерах с исключением, дополнением, изложением в новой редакции абзацев, пунктов, подпунктов, приложений, фрагментов таблиц. Мы объясняем, когда документ лучше корректировать, а когда издавать новый с отменой старого; как заменить старое приложение новым; как указывать приложения приложений. Вас ждут оптимальные формулировки для различных ситуаций, систематизированные в таблицах, а также образцы целых приказов: о внесении изменений (т.е. актуализации старого документа) либо введении в действие новой версии организационного документа.
Раздел не найден.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
