Как оформить фотографии в качестве приложения к письму?

Вопрос
Как оформить приложение к письму в МЧС, если приложением являются фотографии исправленных нарушений? Что написать в отметке о приложении? Что написать на самих фотографиях и можно ли это делать на их белом обороте? Себе надо оставить точно такой же экземпляр письма со всеми фотоприложениями?
Отвечает

Сначала необходимо в тексте письма точно сформулировать смысл и степень исправления нарушений с необходимыми ссылками на планы, мероприятия, назначение ответственных, сроки и другие шаги. То есть доказательство устранения нарушений необходимо будет сформулировать текстом.

А если основную текстовую часть необходимо дополнить отпечатанными фотографиями (МЧС не требует их в обязательном порядке), то:

  • пронумеруйте фотографии на обороте в левом верхнем углу и там же кратко сформулируйте их текстовое описание,
  • которое потребуется повторить в приложении (см. Пример 1).

А отметку о приложении к сопроводительному письму оформляйте по ГОСТ Р 7.0.97-2016:

Пример 1. Отметка о наличии приложений к письму, с которым отправляются и распечатанные фотографии

В этом случае сопроводительное письмо и фотографии просто вкладываются в конверт. В организации остаются копии сопроводительного письма и отправленного текстового отчета, а фотографии как дополнительный материал могут оставаться в электронном виде в электронных делах подразделения (сотрудника), которое отвечает за пожарную безопасность и защиту от чрезвычайных ситуаций.

Обратите внимание, что фотографии, которые дополняют и иллюстрируют основные текстовые отчеты, могут направляться и иначе – в качестве дополнительных сообщений по официальному адресу электронной почты территориального органа МЧС с официального адреса электронной почты вашей организации. Подписывать такое сообщение с фотографиями можно электронной подписью заместителя руководителя, который отвечает за пожарную безопасность и защиту от чрезвычайных ситуаций (лучше – усиленной квалифицированной).

В подобном случае в заключительной части текста сопроводительного письма можно указать:

Пример 1. Фрагмент сопроводительного письма в случае направления фотографий по электронной почте

В этом случае сообщение и файлы с фотографиями останутся в соответствующем представлении (папке) отправленных документов в почтовой системе вашей организации, а в сопроводительном письме на бланке можно будет оформить в качестве приложения только текстовый отчет об устранении нарушений (см. Пример 2).

Желаем наладить рабочий контакт с органами, осуществляющими контрольно-надзорную деятельность, вовремя представлять отчеты о ликвидации нарушений по итогам проверок и грамотно документировать это.

Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Тонкости составления писем в госструктуры и вышестоящие инстанции

Обозначим некоторые особенности подготовки служебных писем в государственные структуры. Многие моменты применимы к переписке с любыми вышестоящими инстанциями. Как подчеркнуть соблюдение субординации и уважения к адресату. Какие распространенные ошибки делают в тексте и на какие фразы их лучше заменять. На что обратить внимание при оформлении адресата, заголовка к тексту, отметок о приложении и исполнителе. Оптимальный объем письма, что лучше перенести из его текста в приложения или в другое письмо. Как ускорить рассмотрение письма, просто соблюдая правильность оформления реквизитов. Сначала объясняем полезные правила. Потом даем советы на примере 4 писем: об исполнении поручения, о направлении отчета о проделанной работе, о направлении комплекта документов по исполнению договора (когда обратно требуется получить подписанный экземпляр акта и перечисление денежных средств), о переносе срока исполнения.

Как оформить в письме отметку о приложении, если они потом сканируются?

Как оформить в письме отметку о приложении, если приложение и письмо сканируются одним файлом, а потом подписываются электронной подписью? В этом случае отдельного файла у приложения нет – и письмо, и его приложение «находятся» в едином файле.

Как в письме указать, что оно подписано ЭП

Обязательно ли в деловых письмах указывать «Настоящий документ подписан электронной подписью» в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»?

Если на основном документе есть гриф ДСП, а на приложениях нет

Организация направила нам документ с грифом «Для служебного пользования». Сам документ на 3 листах, на нем проставлен гриф. А приложения к нему на 28 листах (две таблицы) грифа не имеют. Как правильно расценивать приложения? Они тоже подпадают под гриф ограничения доступа, хоть он на них не проставлен, или приложения не являются документами ДСП?

Оформление приложений, связанных содержанием с основным документом

Показываем, как отобразить наличие приложений в основном документе и отметку в верхнем правом углу на самом приложении: общие правила, а также особенности приказов, протоколов и договоров; когда приложение у основного документа единственное и когда их несколько; как в многостраничных приложениях нумеровать страницы, оформлять титульный лист, как сшивать; чем отличается оформление утверждаемого приложения от приложения справочно-информационного характера; как оформить приложение к утвержденному приказом организационному документу, т.е. приложение к приложению (всего в статье показано 25 примеров оформления).

Как оформить гарантийное письмо

Какие гарантийные письма бывают. Особенности их оформления: специфика текста, кто должен подписывать (и должна ли быть подпись главбуха), нужна ли печать, какие данные об организации-авторе необходимо отразить.

Письмо: все тонкости оформления реквизитов

Статья содержит 44 примера оформления всех реквизитов служебного письма, показывая возможные варианты их «изготовления» для различных ситуаций, а также образцы целых писем. Показаны бланки писем с угловым и продольным расположением реквизитов; бланки организации, структурного подразделения и должностного лица. Больше всего внимания уделено вариантам оформления адресата и приложений (они зависят от того, кому, как и что направляется). Все это сделано с учетом последней практики работы и тех изменений, которые ввел недавно ГОСТ Р 7.0.97-2016. Данной статьей удобно пользоваться как справочником самому и вооружить им коллег (если вы устали многократно повторять исполнителям азбучные истины о подготовке проектов служебных писем).

Направляем письмо одного содержания нескольким адресатам

Как оформить адресатов в письме, когда их менее 4 и когда более, когда они перечислены в списке рассылки конкретного письма и когда в утвержденном списке постоянных корреспондентов организации. Бывает, что первому адресату направляют подлинник письма, остальным копии. А бывает, что все получают оригиналы. Порой надо проинформировать каждого адресата о полном списке получателей документа. А порой такой цели нет. Показываем для всех этих случаев особенности оформления адресата, как зарегистрировать исходящую корреспонденцию и что кому отправить (основываясь на ГОСТ Р 7.0.97-2016 и лучшей практике).