Top.Mail.Ru

Как оформить фотографии в качестве приложения к письму?

Вопрос
Как оформить приложение к письму в МЧС, если приложением являются фотографии исправленных нарушений? Что написать в отметке о приложении? Что написать на самих фотографиях и можно ли это делать на их белом обороте? Себе надо оставить точно такой же экземпляр письма со всеми фотоприложениями?
Отвечает

Сначала необходимо в тексте письма точно сформулировать смысл и степень исправления нарушений с необходимыми ссылками на планы, мероприятия, назначение ответственных, сроки и другие шаги. То есть доказательство устранения нарушений необходимо будет сформулировать текстом.

А если основную текстовую часть необходимо дополнить отпечатанными фотографиями (МЧС не требует их в обязательном порядке), то:

  • пронумеруйте фотографии на обороте в левом верхнем углу и там же кратко сформулируйте их текстовое описание,
  • которое потребуется повторить в приложении (см. Пример 1).

А отметку о приложении к сопроводительному письму оформляйте по ГОСТ Р 7.0.97-2016:

Пример 1. Отметка о наличии приложений к письму, с которым отправляются и распечатанные фотографии

В этом случае сопроводительное письмо и фотографии просто вкладываются в конверт. В организации остаются копии сопроводительного письма и отправленного текстового отчета, а фотографии как дополнительный материал могут оставаться в электронном виде в электронных делах подразделения (сотрудника), которое отвечает за пожарную безопасность и защиту от чрезвычайных ситуаций.

Обратите внимание, что фотографии, которые дополняют и иллюстрируют основные текстовые отчеты, могут направляться и иначе – в качестве дополнительных сообщений по официальному адресу электронной почты территориального органа МЧС с официального адреса электронной почты вашей организации. Подписывать такое сообщение с фотографиями можно электронной подписью заместителя руководителя, который отвечает за пожарную безопасность и защиту от чрезвычайных ситуаций (лучше – усиленной квалифицированной).

В подобном случае в заключительной части текста сопроводительного письма можно указать:

Пример 1. Фрагмент сопроводительного письма в случае направления фотографий по электронной почте

В этом случае сообщение и файлы с фотографиями останутся в соответствующем представлении (папке) отправленных документов в почтовой системе вашей организации, а в сопроводительном письме на бланке можно будет оформить в качестве приложения только текстовый отчет об устранении нарушений (см. Пример 2).

Желаем наладить рабочий контакт с органами, осуществляющими контрольно-надзорную деятельность, вовремя представлять отчеты о ликвидации нарушений по итогам проверок и грамотно документировать это.

Оценить вопрос
s
В избранное
Внимание!
МАХ скидка - только в августе. Ловите ее!

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

В каком порядке указывать должность, ученую степень и звание, ФИО?

В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?

Когда нет возможности отправить письмо, подписанное ЭП

Если у внешней компании или у клиента с нашей компанией нет электронного документооборота, то как правильно заверять письма на бумаге? Если письма подписаны квалифицированной электронной подписью с нашей стороны для отправки внешним корреспондентам?

Направляем письмо одного содержания нескольким адресатам

Как оформить адресатов в письме, когда их менее 4 и когда более, когда они перечислены в списке рассылки конкретного письма и когда в утвержденном списке постоянных корреспондентов организации. Бывает, что первому адресату направляют подлинник письма, остальным копии. А бывает, что все получают оригиналы. Порой надо проинформировать каждого адресата о полном списке получателей документа. А порой такой цели нет. Показываем для всех этих случаев особенности оформления адресата, как зарегистрировать исходящую корреспонденцию и что кому отправить (основываясь на ГОСТ Р 7.0.97-2016 и лучшей практике).

Отметка о поступлении и отметка о вручении документа – разные вещи

Делопроизводственный реквизит «отметка о поступлении документа» в организацию (с входящим номером) кардинально отличается от юридической отметки о получении / вручении документа (с подписью): как по назначению, так и по составу элементов (общая у них только дата). Показываем несколько вариантов их оформления. Обязана ли организация-получатель ставить их на экземпляре отправителя. Как убедить суд в факте вручения документа адресату при его отправке курьером, через «Почту России» или по электронной почте.

Письмо: все тонкости оформления реквизитов

Статья содержит 44 примера оформления всех реквизитов служебного письма, показывая возможные варианты их «изготовления» для различных ситуаций, а также образцы целых писем. Показаны бланки писем с угловым и продольным расположением реквизитов; бланки организации, структурного подразделения и должностного лица. Больше всего внимания уделено вариантам оформления адресата и приложений (они зависят от того, кому, как и что направляется). Все это сделано с учетом последней практики работы и тех изменений, которые ввел недавно ГОСТ Р 7.0.97-2016. Данной статьей удобно пользоваться как справочником самому и вооружить им коллег (если вы устали многократно повторять исполнителям азбучные истины о подготовке проектов служебных писем).

Оформляем приложения к договорам: сложные случаи

Даем ответы на следующие вопросы подписчиков (с примерами оформления и алгоритмами действий). Как лучше нумеровать приложения к приложениям договоров? Если сначала было единственное приложение и его оставили без номера (в договоре есть неоднократные ссылки на него в таком виде), а потом к договору надо оформить второе приложение, то как быть с их нумерацией? Как форму документа (например, акта) сделать приложением к договору: как оформить его шапку, наименование и сколько комплектов подписей изобразить? Как придать юридическую силу скан-копиям договора и приложений к нему при их направлении по электронной почте, если у контрагентов нет электронных подписей? Как в этом случае можно упростить создание копий документов, если у них очень много страниц?

Оформление приложений, связанных содержанием с основным документом

Показываем, как отобразить наличие приложений в основном документе и отметку в верхнем правом углу на самом приложении: общие правила, а также особенности приказов, протоколов и договоров; когда приложение у основного документа единственное и когда их несколько; как в многостраничных приложениях нумеровать страницы, оформлять титульный лист, как сшивать; чем отличается оформление утверждаемого приложения от приложения справочно-информационного характера; как оформить приложение к утвержденному приказом организационному документу, т.е. приложение к приложению (всего в статье показано 25 примеров оформления).

Правила деловой переписки по электронной почте

Даем практические советы с примерами формулировок, которые помогут вам правильно обратиться и приветствовать получателя вашего электронного письма, составить текст и оформить свою подпись. Грамотно обращаться с полями «Тема», «Кому», «Копия» и «Скрытая копия», не переусердствовать с назначением важности письмам. Правильно пересылать вложенные файлы, а для особо тяжелых покажем способ их передачи путем закачивания на Яндекс-диск и вставки в электронное письмо ссылки для скачивания. Вовремя отвечать на электронную корреспонденцию и настроить вежливый автоответ на период своего временного отсутствия. В результате вы узнаете, что уместно в деловой электронной переписке и как это реализовать.