Как оформить фотографии в качестве приложения к письму?

Вопрос
Как оформить приложение к письму в МЧС, если приложением являются фотографии исправленных нарушений? Что написать в отметке о приложении? Что написать на самих фотографиях и можно ли это делать на их белом обороте? Себе надо оставить точно такой же экземпляр письма со всеми фотоприложениями?
Отвечает

Сначала необходимо в тексте письма точно сформулировать смысл и степень исправления нарушений с необходимыми ссылками на планы, мероприятия, назначение ответственных, сроки и другие шаги. То есть доказательство устранения нарушений необходимо будет сформулировать текстом.

А если основную текстовую часть необходимо дополнить отпечатанными фотографиями (МЧС не требует их в обязательном порядке), то:

  • пронумеруйте фотографии на обороте в левом верхнем углу и там же кратко сформулируйте их текстовое описание,
  • которое потребуется повторить в приложении (см. Пример 1).

А отметку о приложении к сопроводительному письму оформляйте по ГОСТ Р 7.0.97-2016:

Пример 1. Отметка о наличии приложений к письму, с которым отправляются и распечатанные фотографии

В этом случае сопроводительное письмо и фотографии просто вкладываются в конверт. В организации остаются копии сопроводительного письма и отправленного текстового отчета, а фотографии как дополнительный материал могут оставаться в электронном виде в электронных делах подразделения (сотрудника), которое отвечает за пожарную безопасность и защиту от чрезвычайных ситуаций.

Обратите внимание, что фотографии, которые дополняют и иллюстрируют основные текстовые отчеты, могут направляться и иначе – в качестве дополнительных сообщений по официальному адресу электронной почты территориального органа МЧС с официального адреса электронной почты вашей организации. Подписывать такое сообщение с фотографиями можно электронной подписью заместителя руководителя, который отвечает за пожарную безопасность и защиту от чрезвычайных ситуаций (лучше – усиленной квалифицированной).

В подобном случае в заключительной части текста сопроводительного письма можно указать:

Пример 1. Фрагмент сопроводительного письма в случае направления фотографий по электронной почте

В этом случае сообщение и файлы с фотографиями останутся в соответствующем представлении (папке) отправленных документов в почтовой системе вашей организации, а в сопроводительном письме на бланке можно будет оформить в качестве приложения только текстовый отчет об устранении нарушений (см. Пример 2).

Желаем наладить рабочий контакт с органами, осуществляющими контрольно-надзорную деятельность, вовремя представлять отчеты о ликвидации нарушений по итогам проверок и грамотно документировать это.

Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Общие международные правила оформления англоязычных деловых писем

Данная статья поможет вам правильно оформить реквизиты служебного письма в США и Великобританию, а также лучше понять документы, полученные оттуда. Их правила легли в основу международной англоязычной переписки, поэтому если вам надо написать письмо в другую страну, особенности оформления документов которой вам неизвестны, то можете следовать этим устоявшимся правилам.

Правила деловой переписки по электронной почте

Даем практические советы с примерами формулировок, которые помогут вам правильно обратиться и приветствовать получателя вашего электронного письма, составить текст и оформить свою подпись. Грамотно обращаться с полями «Тема», «Кому», «Копия» и «Скрытая копия», не переусердствовать с назначением важности письмам. Правильно пересылать вложенные файлы, а для особо тяжелых покажем способ их передачи путем закачивания на Яндекс-диск и вставки в электронное письмо ссылки для скачивания. Вовремя отвечать на электронную корреспонденцию и настроить вежливый автоответ на период своего временного отсутствия. В результате вы узнаете, что уместно в деловой электронной переписке и как это реализовать.

Соцсети, мессенджеры и e-mail как доказательство в суде

Мы все больше общаемся посредством электронных каналов связи, в т. ч. на рабочие темы. Подобное общение пора приучиться «фильтровать», потому что сказанное/написанное таким образом тоже имеет вес и в случае спора может быть использовано против вас. Мы показали образец формулировок договора, закрепляющих юридическую силу переписки сторон по электронной почте, через сервисы мгновенных сообщений, социальные сети. Кроме того, объяснили, при каких обстоятельствах «электронное общение» будет иметь юридическую силу даже в отсутствие подобного договора.

Бланки документов представительств организации в странах СНГ

Хотела бы задать вопрос о требованиях к бланкам представительств нашей организации в странах СНГ (бланк письма, бланк приказа и общий бланк) – надо ли дублировать реквизиты бланков на национальном языке (дополнительно к оформленным на русском), учитывая, что документы преимущественно оформляются на русском языке (редко на национальном). Речь идет о реквизитах: 1) наименование организации – автора документа; 2) наименование вышестоящей организации; 3) вид документа; 4) дата документа; 5) регистрационный номер документа; 6) место составления или издания документа; 7) справочные данные организации. Сейчас на национальном языке дублируется только наименование организации – автора документа и наименование вышестоящей организации (все остальные реквизиты оформляем только на русском). Но я сомневаюсь, что это правильно.

Правила деловой переписки по электронной почте

Даем практические советы с примерами формулировок, которые помогут вам правильно обратиться и приветствовать получателя вашего электронного письма, составить текст и оформить свою подпись. Грамотно обращаться с полями «Тема», «Кому», «Копия» и «Скрытая копия», не переусердствовать с назначением важности письмам. Правильно пересылать вложенные файлы, а для особо тяжелых покажем способ их передачи путем закачивания на Яндекс-диск и вставки в электронное письмо ссылки для скачивания. Вовремя отвечать на электронную корреспонденцию и настроить вежливый автоответ на период своего временного отсутствия. В результате вы узнаете, что уместно в деловой электронной переписке и как это реализовать.

Общие международные правила оформления англоязычных деловых писем

Данная статья поможет вам правильно оформить реквизиты служебного письма в США и Великобританию, а также лучше понять документы, полученные оттуда. Их правила легли в основу международной англоязычной переписки, поэтому если вам надо написать письмо в другую страну, особенности оформления документов которой вам неизвестны, то можете следовать этим устоявшимся правилам.

Когда в письме и служебной записке использовать уважительную «этикетную рамку»?

С вопросами к вам обращаются сотрудники отдела документационного обеспечения Аппарата Главы администрации города: 1. Нужно ли в деловом письме отделять вступительное слово «Уважаемый...» от текста самого письма? И чем это регламентировано? Ведь это не самостоятельный реквизит и по ГОСТ 7.0.97- 2016 его не надо отделять 2-4 межстрочным интервалом. 2. В служебной или докладной записке нужно (или можно) применять этикетную рамку или вступительное слово «Уважаемый...»? Или это категорически не рекомендуется. Чем это регламентировано? Информация нам необходима для проведения семинара на тему «Оформление служебных писем» в Аппарате Главы администрации города. Руководство требует единообразия и однозначности в оформлении документов.

Оформляем приложения к договорам: сложные случаи

Даем ответы на следующие вопросы подписчиков (с примерами оформления и алгоритмами действий). Как лучше нумеровать приложения к приложениям договоров? Если сначала было единственное приложение и его оставили без номера (в договоре есть неоднократные ссылки на него в таком виде), а потом к договору надо оформить второе приложение, то как быть с их нумерацией? Как форму документа (например, акта) сделать приложением к договору: как оформить его шапку, наименование и сколько комплектов подписей изобразить? Как придать юридическую силу скан-копиям договора и приложений к нему при их направлении по электронной почте, если у контрагентов нет электронных подписей? Как в этом случае можно упростить создание копий документов, если у них очень много страниц?