Навигатор тем:
Войти или зарегистрироваться
Навигатор тем:
  1. Главная
  2. Делопроизводство и архив № 12 / 2020
  3. Ответы на вопросы

Как закрывать журналы регистрации документов: бумажные и электронные?

0
Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 12 / 2020
Вопрос
Как закрывать журналы регистрации документов: бумажные, электронные в Excel и в СЭД? Переходящие на следующий год журналы мы ведь не закрываем или промежуточную запись по итогам года все-таки делаем?
Отвечает
Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Как правило, переходящими из года в год являются журналы регистрации документов в бумажной форме. Мы нумеруем их листы, прошиваем, оформляем заверительную надпись на обороте последней обложки журнала для того, чтобы полностью обеспечить охрану / неизменность тех учетных записей, которыми подтверждается факт создания или получения документа. Поэтому в журналах, существующих в бумажной форме и передаваемых на архивное хранение, регистрируются, как правило, наиболее значимые для деятельности организации документы постоянного или долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения. Обычно это генеральные доверенности, личные дела, трудовые книжки в бумажной форме, приказы по основной деятельности (в небольших организациях) и т.п. В журнале обычно осуществляется их нумерация в пределах всего «переходящего» срока действия до тех пор, пока журнал не закончится.

Но вспомните основное правило регистрации...

Вы видите начало этого ответа. Выберите свой вариант доступа

Купить этот ответ
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail
доступ
к Базе знаний

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

доступ
к Базе знаний

Рекомендовано для вас

Закрытие номенклатуры дел

Делопроизводство и архив
№ 01 / 2026
Современное делопроизводство

Показываем алгоритм действий (из нормативных документов) и тонкости его выполнения (из практики). Когда надо закрывать номенклатуру дел. Как заполнить резервные строки номенклатуры дел или оформить дополнение к ней, если в течение года были сформированы дела, не предусмотренные изначально. Как заполнить графу 3 «Количество томов (частей)» для бумажных, электронных, гибридных и переходящих дел. Как срок хранения влияет на разбивку дела на тома. Как указать, что запланированное в номенклатуре дело так и не было заведено. Как заполнять итоговые записи структурным подразделениям и к сводной номенклатуре дел организации. Какие данные из них помогут архиву сформировать бюджет и защитить его перед руководством.

Евгения Кожанова
директор компании «Архив-63», эксперт по делопроизводству и архивному делу

Обязательно ли вести журналы регистрации кадровых приказов?

Делопроизводство и архив
№ 10 / 2025
Современное делопроизводство

Даем ссылки на нормативную базу. Объясняем, что организация должна делать и почему. Поводом для разбирательств стал вопрос читателя. Показываем примеры разделения приказов по личному составу на документопотоки, которые должны регистрироваться раздельно и формироваться в разные дела. Как могут называться дела с ними в номенклатуре дел. Как они вместе с журналом их регистрации потом отражаются в описи дел по личному составу, когда приходит время передавать часть приказов в архив.

Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Как нумеровать протоколы комиссий

Делопроизводство и архив
№ 12 / 2025
Современное делопроизводство

Какие протоколы нумеровать в пределах календарного года, а какие – в пределах срока полномочий комиссии. По какой логике нумеруются протоколы постоянных и временных комиссий (и почему ей не всегда следуют). Когда протокол регистрируется. Обязательны ли для него дата и номер. В каких регламентирующих документах и как сформулировать правила нумерации протоколов. Если нумерация ведется в пределах срока полномочий комиссии, то начинается ли она заново при изменении ее персонального состава, председателя, срока полномочий. Как срок полномочий формулируется в приказе о создании временной комиссии.

Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Должно ли совпадать количество дел постоянного хранения в номенклатуре и описи?

Делопроизводство и архив
№ 09 / 2025

В итоговой записи к номенклатуре указано, сколько дел постоянного хранения образовано в истекшем году. Но в архив организации поступило дел больше, чем указано в итоговой записи. Возможна ли ситуация наоборот: в архив поступает меньше дел, чем указано в итоговой записи к номенклатуре? В принципе, должно ли совпадать количество дел постоянного хранения в номенклатуре дел и в описи за один и тот же год?

Вера Марышева
руководитель муниципального архива

Приказы в организации: виды и особенности оформления

Делопроизводство и архив
№ 01 / 2014
Оформление документов

Мы приводим обзор нормативной базы, которой следует руководствоваться при издании приказа, а также пример раздела Инструкции по делопроизводству (его формулировками вы можете воспользоваться при подготовке своего локального нормативного документа). Далее мы разбираем нюансы оформления каждого реквизита внутреннего и совместного приказа. Примеры оформления отдельных реквизитов и целых документов (всего их в статье 17) делают материал понятным и наглядным. Если в области оформления приказов у вас еще остались вопросы, то сейчас вы можете их прояснить. А если вы ас, то можете использовать статью для подготовки методических материалов для сотрудников своей организации либо просто адресуйте их к ней.

Евгения Кожанова
специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Как загрузить документы в СЭД

Делопроизводство и архив
№ 07 / 2021
Современное делопроизводство

Описан ассортимент решений, которые сейчас используются для создания или «заглатывания» готовых документов в СЭД: их можно создавать по шаблонам; загружать готовые файлы; работать с комплектом файлов, из которых состоит один документ; автоматически распознавать текст отсканированного документа, чтобы СЭД сама заполнила часть полей для его регистрационной карточки (РКК) и смогла потом осуществлять полнотекстовый поиск, а не только по тем полям, что есть в РКК; как штрихкоды помогают организовать потоковое сканирование входящих документов. Эти современные возможности показаны на примерах из СЭД «1С: Документооборот».

Лариса Иванова
ведущий эксперт по документообороту отдела разработки программ документооборота фирмы «1С»
Руслан Кудабаев
руководитель направления 1С отдела продаж и внедрения систем электронного документооборота компании СофтЭксперт

Оформляем приложения к договорам: сложные случаи

Делопроизводство и архив
№ 10 / 2019
Оформление документов

Даем ответы на следующие вопросы подписчиков (с примерами оформления и алгоритмами действий). Как лучше нумеровать приложения к приложениям договоров? Если сначала было единственное приложение и его оставили без номера (в договоре есть неоднократные ссылки на него в таком виде), а потом к договору надо оформить второе приложение, то как быть с их нумерацией? Как форму документа (например, акта) сделать приложением к договору: как оформить его шапку, наименование и сколько комплектов подписей изобразить? Как придать юридическую силу скан-копиям договора и приложений к нему при их направлении по электронной почте, если у контрагентов нет электронных подписей? Как в этом случае можно упростить создание копий документов, если у них очень много страниц?

Светлана Ларина
юрист, эксперт журнала
Наталия Сараева
эксперт журнала

Доверенности: как выдавать, учитывать и отменять

Делопроизводство и архив
№ 12 / 2020
Оформление документов

В конце года стоит провести «инвентаризацию» доверенностей, чтобы «переиздать» нужные и собрать или отозвать ненужные организации доверенности. Объясняем, как выдавать и оформлять доверенности (что указывать обязательно, а что нет, сколько они могут действовать, как идентифицировать организацию, ИП и физлицо в качестве доверителя или поверенного) – приводим образцы отдельных формулировок и целой доверенности. Можно ли выдавать несколько экземпляров одной доверенности, как заверить ее копии. Как организации фиксировать факт выдачи доверенности – что стоит сохранять кроме учетной записи в журнале. Показываем, как отзывать доверенности: даем образцы приказов об отзыве конкретной доверенности и всех выданных за определенный период (актуально при смене гендиректора), письма контрагенту и уведомления в суд, извещения поверенного о необходимости возврата доверенности и акта на случай его отказа.

Екатерина Краецкая
юрист компании «Лексфорт», UBL Group

Раздел не найден.