В Федеральном законе от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», в котором предусмотрена обязанность любых организаций обеспечивать архивное хранение документов, устанавливается и обязанность передавать документы в случае ликвидации организации в государственный или муниципальный архив (ст. 23 Закона).
Документы передаются по акту (а не на основании справки), экземпляр которого остается у ликвидатора (председателя ликвидационной комиссии / учредителя, конкурсного управляющего). На основании актов:
завершается обязанность организации по обеспечению архивного хранения документов (акты согласовываются ЭПК архива и утверждаются ликвидатором; первые 2 акта в этом списке обязательны, остальные оформляются в зависимости от ситуации).
Соответствующий архив попросит ликвидатора кроме описей дел постоянного хранения и по личному составу представить устав организации (со всеми изменениями), утвержденные штатные расписания и историческую справку к фонду (возможно, и дело фонда, если оно велось в организации). Все вопросы взаимодействия с архивными учреждениями решаются, как правило, в оперативном порядке, в зависимости от степени сохранности документального и архивного фондов организации (например, копии на правах подлинников, удостоверение бумажных копий электронных оригиналов и т.п.).
Обратите внимание (вместе с юристами вашей организации) на раздел 7 действующих в настоящее время Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526; в 2022 году ожидается новая редакция Правил) и раздел 6.2 Методических рекомендаций по их применению (Росархив / ВНИИДАД. М., 2018; опубликованы на сайте Росархива).
Акт о передаче документов в государственный (муниципальный) архив оформляется по форме Приложения № 30 к п. 6.8 Правил, утверждается ликвидатором (председателем ликвидационной комиссии) и руководителем архива, принимающего документы. Все акты приема-передачи документов на архивное хранение в случае ликвидации организации хранятся вместе с решениями общих собраний, протоколами и другими документами постоянного срока хранения (по ст. 27 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236). Таким образом, в случае необходимости арбитражный суд или налоговый орган может затребовать у членов ликвидационной комиссии (ликвидатора) сведения о судьбе архивного фонда ликвидированного юрлица, в т.ч. и соответствующий акт.
Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»
Статья 23. Обязанности государственных органов, органов местного самоуправления, организаций по комплектованию государственных и муниципальных архивов архивными документами
...4. При реорганизации государственных органов архивные документы в упорядоченном состоянии передаются правопреемникам реорганизуемых государственных органов.
...8. При ликвидации государственных органов, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, в упорядоченном состоянии поступают на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив.
...10. При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства.
Как указано в п. 1 ст. 89 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» и п. 1 ст. 50 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», компании обязаны хранить документы, предусмотренные федеральными законами и иными правовыми актами РФ, а также уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания участников (акционеров), совета директоров (наблюдательного совета) общества и исполнительных органов общества.
Порядок хранения и уничтожения документов определен Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», в котором обозначено, что все компании обязаны хранить документы в течение установленных сроков их хранения.
Ответственность за несдачу документов в архив установлена ст. 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях. В 2020 г. законодатель ужесточил наказание за несоблюдение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов. Тем не менее мера ответственности остается весьма мягкой (предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от 1 000 до 3 000 рублей; на должностных лиц – от 3 000 до 5 000 рублей; на юридических лиц – от 5 000 до 10 000 рублей).
Ответственность может быть возложена на членов ликвидационной комиссии (ликвидатора) или арбитражного управляющего как должностных лиц и по ст. 13.25 КоАП РФ. Санкция этой статьи, например, для должностных лиц предполагает ответственность в виде штрафа в размере 2 500–5 000 рублей, 5 000–10 000 рублей либо 20 000–30 000 рублей в зависимости от вида организации, в отношении документов которой выявлены нарушения. Для организаций штраф может достигать 300 000 рублей.
Как правило, применение данных статей КоАП РФ осуществляется при проведении плановых проверок в действующих организациях. Практика применения нормы в отношении ответственных лиц после ликвидации компании практически отсутствует.
Существует и мера ответственности, предусмотренная ч. 1 ст. 325 Уголовного кодекса РФ. Но практика по ней складывается в основном по фактам умышленной кражи или уничтожения документов, а не по фактам неисполнения обязанностей по сдаче документации в архив при ликвидации. Для привлечения к ответственности по данной статье необходимо доказать и умысел, и личную заинтересованность должностных лиц в сокрытии конкретных официальных документов. Можно сказать, что фактически в отношении членов ликвидационной комиссии (ликвидатора) или арбитражных управляющих на сегодняшний день эта норма не работает.
Есть вероятность привлечения и к гражданско-правовой ответственности в виде взыскания убытков в пользу пострадавших (ст. 12 и 15 Гражданского кодекса РФ). Но опять же, в связи со сложностью доказывания вины членов ликвидационной комиссии (ликвидатора) или управляющего в данном случае, сроков исковой давности судебных споров по такой категории дел на сегодняшний день практически нет.
Несмотря на наличие обязанности и предусмотренной меры ответственности за ее нарушение, как при ликвидации в общем порядке, так и при ликвидации в случае банкротства закон не устанавливает требований в части предоставления ответственным лицом кому-либо документов, подтверждающих сдачу документов в архив непосредственно при ликвидации.
Подтверждение исполнения этой обязанности на практике чаще всего требуется в деле о банкротстве – в части проверки исполнения арбитражным управляющим всех своих обязанностей. Так, в Законе о банкротстве в числе обязанностей конкурсного управляющего предусмотрена сдача документов на хранение в архивные организации (п. 2 ст. 129, п. 3 ст. 189.78 Федерального закона «О несостоятельности (банкротстве)» от 26.10.2002 № 127-ФЗ). Управляющий в обязательном порядке отчитывается о своей деятельности перед кредиторами и судом перед завершением процедуры.
В случае невыполнения обязанности по передаче документов в архив дело о банкротстве не может быть завершено – просто потому, что в деле отсутствуют доказательства выполнения управляющим всех необходимых мероприятий по делу. Суд и кредиторы, как правило, проверяют этот момент. При этом прямо закон не называет такие подтверждающие документы в числе подлежащих приобщению к отчету конкурсного управляющего.
При ликвидации в общем порядке Федеральный закон «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» от 08.08.2001 № 129-ФЗ также предусматривает закрытый перечень документов, подлежащих предоставлению в налоговый орган (ст. 21). Требования о подтверждении сдачи документов в архив там также нет.
Получается, что необходимость подтверждения выполнения этой обязанности возникает, как правило, только в случае предъявления кем-либо претензий ликвидатору (ликвидационной комиссии) или управляющему уже после ликвидации. Например, если вышедшие на пенсию работники не смогут получить в архиве необходимые документы.
Соответственно, забота о сохранении документов, подтверждающих сдачу дел предприятия в архив – это задача и интерес самого ликвидатора (ликвидационной комиссии), арбитражного управляющего.
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
Описываем документы за много лет. Появилось подозрение, что состав документов неполный. Проверить, так ли это, невозможно, т.к. номенклатуры дел за описываемый период отсутствуют. Как установить состав документов?
Как подтвердить дату отправки и доставки бумажной и электронной корреспонденции через «Почту России»? Какие варианты существуют? И надо ли нотариально заверять распечатки с сайта «Почты России» для суда? Как подтвердить отправку и получение документов через независимую службу доставки (CDEK и др.)? Какая электронная переписка может быть признана в качестве доказательства в суде: что кроме электронной почты, сообщений в мессенджерах и соцсетях может быть использовано? Каким критериям должна соответствовать такая переписка? Как самим можно снять скриншот с нее и приобщить к исковому заявлению или ходатайству в суд? Когда придется обратиться за заверением переписки к нотариусу? И как выглядит протокол ее осмотра нотариусом? Можно ли использовать в суде переписку из запрещенных мессенджеров? Как в договоре оговорить юридическую силу электронной переписки между сторонами (определить уполномоченных лиц, их контактные данные и каналы связи)?
Почему нельзя все электронные документы определенного года включать в одну опись (по форме из Приложения № 12 к архивным Правилам 2023 года)? На какие группы их следует разбить как минимум (каждую включив в свою опись электронных документов)? И какие дополнительные разновидности описей используют практики для удобства работы? Поводом для «разбирательств» стал вопрос читателя.
Эволюция мошенничества: чем пытались завладеть раньше, как усовершенствовали законодательство, на что после этого стали целиться мошенники. Рассмотрели 2 самые распространенные схемы махинаций с ЭП руководителя организации и их юридические последствия (на базе судебной практики): 1) когда гендиректор доверяет свою электронную подпись бухгалтеру в бесконтрольное пользование; 2) когда удостоверяющий центр выпускает электронную подпись гендиректору организации, но ее получают мошенники и пытаются скорректировать данные о гендиректоре в ЕГРЮЛ. Предупрежден – значит вооружен!
Показываем, как оформить приказ о назначении ответственного за организацию работы с персональными данными, как можно прописать его обязанности в должностной инструкции. Как оформить перечень работников, допущенных к работе с персональными данными (приказ и формулировки для должностных инструкций). Какое наказание могут понести эти категории лиц в случае нарушений: штрафы для работников доходят до 800 000 руб., а для организаций – до 18 000 000 руб.(систематизировали варианты нарушений и административную ответственность за них в виде таблиц). Как их планируют еще ужесточить! В Уголовном кодексе дело дойдет до лишения свободы. Объясняем, кто подпадает под дисциплинарную, административную и уголовную ответственность.
Здесь собраны ответы на вопросы читателей о формировании личных дел работников, хранении и ознакомлении с должностными инструкциями: — в каком порядке коммерческой организации подшивать документы в личные дела? — где лучше хранить должностные инструкции и собирать подписи об ознакомлении с ними? — возможно ли принимать личные дела уволенных работников в архив в электронном виде?
Как подтвердить дату отправки и доставки бумажной и электронной корреспонденции через «Почту России»? Какие варианты существуют? И надо ли нотариально заверять распечатки с сайта «Почты России» для суда? Как подтвердить отправку и получение документов через независимую службу доставки (CDEK и др.)? Какая электронная переписка может быть признана в качестве доказательства в суде: что кроме электронной почты, сообщений в мессенджерах и соцсетях может быть использовано? Каким критериям должна соответствовать такая переписка? Как самим можно снять скриншот с нее и приобщить к исковому заявлению или ходатайству в суд? Когда придется обратиться за заверением переписки к нотариусу? И как выглядит протокол ее осмотра нотариусом? Можно ли использовать в суде переписку из запрещенных мессенджеров? Как в договоре оговорить юридическую силу электронной переписки между сторонами (определить уполномоченных лиц, их контактные данные и каналы связи)?
Делопроизводственный реквизит «отметка о поступлении документа» в организацию (с входящим номером) кардинально отличается от юридической отметки о получении / вручении документа (с подписью): как по назначению, так и по составу элементов (общая у них только дата). Показываем несколько вариантов их оформления. Обязана ли организация-получатель ставить их на экземпляре отправителя. Как убедить суд в факте вручения документа адресату при его отправке курьером, через «Почту России» или по электронной почте.
Раздел не найден.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
