Этот момент вы можете разработать и закрепить в Инструкции по делопроизводству вашей организации самостоятельно с учетом значимости вопросов деятельности, подлежащих согласованию. Алфавитная последовательность фамилий не учитывается. Визы согласующих лиц проставляются в порядке рассмотрения ими проекта документа, т.е. маршрута согласования.
При разработке процедуры согласования необходимо учитывать пожелания руководителя. Например, некоторые руководители требуют, чтобы последней была виза руководителя аппарата или помощника-ассистента, другие – доверяют самой последней визе своего первого заместителя или юриста. В процедуре согласования фиксируются одновременно процесс разработки управленческого решения, распределение рисков и ответственности за «исполняемость» и личный управленческий стиль руководителя.
При разработке соответствующего раздела вашей Инструкции по делопроизводству (или отдельного Регламента согласования) рекомендуем руководствоваться следующей нормативно-методической базой:
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Каким ЛНА закреплен порядок согласования документа (исходящие письма, приказы, служебные записки, докладные, доверенности и т.д.)? Где, возможно, прописано, что конкретный вид документа должен быть согласован (завизирован) инициатором, руководителем подразделения, курирующим заместителем руководителя?
Показываем варианты построения системы согласования с использованием СЭД, они буквально выстраданы на практике. Как сформировать оптимальный перечень согласующих лиц. Как выстроить матрицу согласования (какие документы описывать индивидуально, как применять метод «больших корзин», как быть с неучтенными в матрице документами). Какие резолюции по результатам согласования в какой логике стоит использовать и каким проблемам тут надо дать заслон (например, чтобы под видом несущественных замечаний не выдавались существенные – согласующие порой грешат этим, чтобы им не пришлось участвовать во 2-м цикле согласования и проверять учет ранее выданных замечаний; чем опасно согласование «по умолчанию», которое есть в некоторых СЭД, и др. нюансы). По каким критериям регламентировать срок согласования каждым участником процесса: кроме объема документа можно учитывать его вид, цикл согласования и должность согласующего. Можно еще установить общий дедлайн разработки документа (при его наступлении процесс придется начинать заново, зато и устаревший проект не будет подписан) – это мотивирует участников! Какой лучше выбрать способ внесения правок в проект. Кому направлять его повторно на 2-м и последующих циклах согласования. Какая отчетность позволит оперативно мониторить ситуацию.
В соответствии с п. 4.7 Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44): «Оформление результатов согласования ЛНА и распорядительных документов осуществляется в виде виз, проставляемых заинтересованными лицами на последнем листе проекта документа (на его лицевой или оборотной стороне) или на отдельном листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа». У меня вопрос – что значит «неотъемлемой частью документа»: – лист согласования может быть оформлен на отдельном листе (распечатан из системы электронного документооборота) и храниться вместе с ЛНА? – или лист согласования должен быть включен в состав ЛНА (например, как последний лист ЛНА), т.е. пронумерован, как и все листы ЛНА и приложения к нему?
Описаны варианты того, как можно организовать согласование документов в СЭД, из которых вы можете выбрать понравившиеся и внедрить у себя. Объяснили, как работает последовательный, параллельный и комбинированный порядок согласования; как распределить зоны ответственности между разными подразделениями; как определять конкретное согласующее лицо, когда проект направляется на рассмотрение подразделению; как можно править документ и какие результаты (статусы) согласования можно назначать предлагаемым правкам; показаны максимально сокращенный и наиболее полный варианты листа согласования; как его правильно распечатать, чтобы передать руководителю вместе с согласованным проектом на подписание. Как регламентировать процесс согласования в Инструкции по делопроизводству. Какие варианты электронных подписей можно использовать для согласования в СЭД, и почему неквалифицированную ЭП сочли оптимальной. Как организовать работу с ней.
Показываем, как оформить гриф и визу согласования на бумажном проекте документа, как сделать отдельный лист согласования, как эту процедуру можно провести в электронном виде при помощи MS Outlook или в СЭД.
Каким ЛНА закреплен порядок согласования документа (исходящие письма, приказы, служебные записки, докладные, доверенности и т.д.)? Где, возможно, прописано, что конкретный вид документа должен быть согласован (завизирован) инициатором, руководителем подразделения, курирующим заместителем руководителя?
Показана трансформация алгоритма согласования проектов распорядительных документов в крупной компании на протяжении 15 лет: что вводили, от чего и почему отказывались, к чему пришли. Предлагаем вам этот богатый ассортимент решений с оценкой их последствий: что может делать нормоконтроль и его место в процедуре согласования и подписания проектов документов; что можно запараллелить; как оформить матрицу согласования проектов документов (кого в нее включить и кого вывести в особую логику внутреннего согласования); какие сроки согласования установить в зависимости от объема документа; какие варианты положительной визы можно заложить в СЭД; как уменьшить число кругов согласования и создать схему разрешения разногласий, заставив согласующих лиц быстрее приходить к консенсусу, чтобы избавить от лишних хлопот службу ДОУ и руководителя, подписывающего проект документа.
Описаны варианты того, как можно организовать согласование документов в СЭД, из которых вы можете выбрать понравившиеся и внедрить у себя. Объяснили, как работает последовательный, параллельный и комбинированный порядок согласования; как распределить зоны ответственности между разными подразделениями; как определять конкретное согласующее лицо, когда проект направляется на рассмотрение подразделению; как можно править документ и какие результаты (статусы) согласования можно назначать предлагаемым правкам; показаны максимально сокращенный и наиболее полный варианты листа согласования; как его правильно распечатать, чтобы передать руководителю вместе с согласованным проектом на подписание. Как регламентировать процесс согласования в Инструкции по делопроизводству. Какие варианты электронных подписей можно использовать для согласования в СЭД, и почему неквалифицированную ЭП сочли оптимальной. Как организовать работу с ней.
Раздел не найден.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
