Приказ на отпуск и исполнение обязанностей отпускника

Приказы об отпуске или командировке имеют 5-летний срок хранения, но если они касаются работников, занятых во вредных и опасных условиях труда, то хранятся 50–75 лет (по ст. 434 б) и 434 г) Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236; далее – Перечень 2019 года).

Приказы об отпусках и командировках работников, включая руководителей и иных должностных лиц организации, относятся к документам по личному составу и издаются с соблюдением трудового законодательства. Они могут составляться и оформляться в статусе электронных оригиналов в бухгалтерской информационной системе, и подписание таких приказов, и ознакомление с ними работников могут быть организованы в электронном виде, особенно если ваша организация ставит задачу оптимизировать количество документов, издаваемых в бумажной форме.

Оптимизировать количество документов в составе документального фонда организации необходимо также за счет своевременного и регламентированного уничтожения документов с истекшим 5-летним сроком хранения, в т.ч. удаления их из информационной системы. При соблюдении такой технологии будут экономиться серверное пространство и затраты на поддержку и резервирование документов / баз данных, которые утратили свою актуальность и значение для деятельности организации. А если приказы об отпусках и командировках издаются в бумажной форме, то будет экономиться площадь шкафов для хранения сформированных дел в отделе кадров и в бухгалтерии. Таким образом, основным средством оптимизации физического количества документов организации будет ежегодный цикл проведения экспертизы ценности и выделение к уничтожению тех дел, сроки хранения которых истекли.

Возложение обязанностей на период временного...