В номенклатуре дел закрепляется то, как должно быть. Она утверждается в конце года как план дел на следующий год (по составу дел, местам их формирования и срокам хранения). Но в течение рабочего года получается по-всякому. Как говорится: «Ни один план не выдерживает встречи с реальностью».
Действительно, что делать, если какие-то документы множатся и «расползаются» по структурным подразделениям, причем не только в виде копий (как должны были бы), но и вполне себе в виде оригинально выглядящих документов? Чтобы не «плодить» дублеты и при этом не утратить подлинники, в первую очередь необходимо определить, где должен храниться подлинник документа. В век компьютеризации гораздо проще распечатать документ, подписать его и поставить печать, чем заверять копии документов, поэтому крайне важно, чтобы было предусмотрено, кто ответственный за разработку документа и где он должен храниться, сколько экземпляров либо копий изготавливается для оперативного использования и т.п.
Разберем на примере со штатным расписанием (далее – ШР). Если ШР утверждено приказом и является приложением к нему, то очевидно, что подлинник должен храниться вместе с приказом. Все остальные экземпляры – вторые и последующие.
Теперь посмотрим в архивные Правила 2023 года: «…не допускается группировать в дела… дублетные экземпляры документов…» (п. 49). И здесь возникает вопрос, идет ли речь о том, что нельзя:
- в одно дело группировать подлинники и дублеты или
- дублеты ни в какое дело вообще нельзя группировать.
Но давайте не будем усложнять: если вы выяснили, что утвержденное ШР хранится вместе с приказом, то все остальное хранить и передавать дальше в архив не нужно! Для того и разрабатывался принцип действия, показанный в Примере 4:
- подлинник хранится положенное время в одном месте,
- а все его копии, нужные для оперативной работы другим подразделениям, долго хранить не надо. Если там оказался второй экземпляр внутреннего документа, то по окончании оперативной работы он тоже нам больше не нужен – в архиве он и подавно не нужен!
Совсем иное дело, когда вы понимаете, что у вас дубликат есть, а подлинник потерян. Тогда дубликат имеет ценность.
Если документ утверждается непосредственно подписью руководителя организации на нем самом, может возникнуть вопрос: а мы не знаем, дублет у нас или нет. Действительно: идентичные документы с живыми подписями и печатями могут быть выявлены в нескольких подразделениях… Здесь начинаем «плясать от печки»: кто ответственный за разработку документа? Вот в этом структурном подразделении и должен хранится его подлинник. Все остальные экземпляры – дублеты. Никому ведь в голову не придет, что подлинник годового бухгалтерского отчета может храниться в каком-то ином структурном подразделении, кроме бухгалтерии. Так же и с другими документами. Далее работа с дублетами ведется так же, как описано выше.
Чтобы не путаться, необходимо на этапе составления номенклатуры дел правильно указывать заголовки дел – обязательно отражать единственное местоположение подлинника, а в остальных подразделениях одной организации должны быть копии!
Умноженные оригиналы (несколько подлинных экземпляров документа с одинаковой юридической силой) обычно составляются для их «раздачи» в разные организации. Так поступают с двусторонними (и более многосторонними) договорами, актами, приказами и т.д.
Уменьшить количество копий документов, плодящихся внутри компании, помогает организация доступа к образам утвержденных подлинников в СЭД (или в виде файлов в папке на сервере). Тогда отпадает необходимость изготавливать несколько копий, чтобы раздать их для оперативной работы с документом в разные подразделения.
Кстати, причиной обнаружения нескольких подлинников ШР может быть и то, что на самом деле это разные ШР – утвержденные в разное время и действующие в разные периоды времени.
