К сожалению, дать однозначный ответ на поставленный вопрос в настоящее время не представляется возможным.
Основными нормативными актами, регламентирующими порядок работы с наличными денежными средствами, на сегодняшний день являются:
- Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (далее – Указание № 3210-У);
- Указание Банка России от 09.12.2019 № 5348-У «О правилах наличных расчетов» (далее – Указание № 5348-У). Данным указанием с 27.04.2020 признано утратившим силу ранее действовавшее Указание Банка России от 07.10.2013 № 3073-У «Об осуществлении наличных расчетов» (далее – Указание № 3073-У).
Указание № 3210-У не содержит требования согласовывать с банком цели расходования получаемой наличности и прямо предусматривает возможность выдавать наличные деньги из кассы на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица (подп. 6.3 п. 6 Указания № 3210-У). При этом возможные направления этих расходов не конкретизируются.
Вместе с тем установлены определенные ограничения на расходование наличности, поступившей непосредственно в кассу юридического лица или индивидуального предпринимателя, минуя банковский счет (прежде всего наличной выручки).
В соответствии с п. 1 Указания № 5348-У наличные расчеты между юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями, а также между юридическими лицами (индивидуальными предпринимателями) и физическими лицами осуществляются за счет наличных денег, поступивших в кассу юридического лица (индивидуального предпринимателя) с его банковского счета, за исключением случаев, указанных в настоящем пункте.
Так, юридические лица и индивидуальные предприниматели вправе расходовать поступившие в их кассы наличные деньги в валюте РФ за проданные ими товары, выполненные ими работы и (или) оказанные ими услуги, а также полученные в качестве страховых премий, в частности:
- на выплаты работникам, включенные в фонд заработной платы, и выплаты социального характера (конкретный перечень таких выплат содержится в п. 84 и 88 указаний по заполнению формы № П-4 «Сведения о численности и заработной плате работников», утв. приказом Росстата от 27.11.2019 № 711);
- выдача наличных денег работникам под отчет.
Иными словами, можно предполагать, что Банк России допускает расходование поступившей наличности без ее предварительной передачи на расчетный счет, только если эта наличность является выручкой за реализованные товары (работы, услуги), а также полученной в качестве страховых премий.
При возврате в кассу подотчетных денежных средств организация получает наличные денежные средства не в качестве выручки от реализации товаров (работ, услуг) и не в качестве страховых премий.
Из буквального прочтения п. 1 Указания № 5348-У можно сделать вывод, что организация не вправе использовать возвращенные работником подотчетные денежные средства на выплату заработной платы и выдачу наличных денег работникам под отчет. Предварительно их необходимо передать в банк на расчетный счет, затем снять и оприходовать обратно в кассу и только потом выдать на указанные в вопросе цели.
Однако требование использовать наличные деньги, поступившие в кассу с банковского счета (абз. 1 п. 1 Указания № 5348-У), относится только к наличным расчетам. При этом Указание № 5348-У не расшифровывает понятия «расчеты» («наличные расчеты»). В связи с этим нельзя однозначно утверждать, рассматривали ли авторы Указания № 5348-У выдачу наличных денег под отчет сотруднику организации в качестве наличных расчетов.
Принципиальным в данном случае будет вопрос о том, от чьего имени станет заключать сделки и совершать расчеты сотрудник, получивший подотчетную наличность. Если сотрудник действует от имени организации (например, на основании доверенности или иного письменного документа), то расчеты осуществляет сама организация и в таком случае денежные средства должны быть сняты со счета. Если же сотрудник действует от собственного имени, не предъявляя полномочий (например, приобретая товары в организации розничной торговли), он осуществляет расчеты как физическое лицо. Организация в этих расчетах не участвует. Представляется, что к такой ситуации норма об обязательном снятии денег с банковского счета не относится. Соответственно, деньги для осуществления таких расчетов могут быть выданы и за счет ранее возвращенных подотчетных сумм.
К сожалению, никаких разъяснений в отношении данного вопроса Банком России в настоящее время не издано. В связи с этим рекомендуем до получения официальных разъяснений использовать для выдачи под отчет денежные средства, снятые с банковского счета организации.
